PAGE檔案室合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平、公正，保障雙方合法權(quán)益。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防控，避免潛在風(fēng)險(xiǎn)。二、合同管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。2.建立合同檔案管理臺(tái)賬，記錄合同基本信息、簽訂履行情況等。3.確保合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案丟失、損壞或泄露。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂等工作。2.對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)解決合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.向檔案室提交合同簽訂、變更、終止等相關(guān)資料。（三）法務(wù)部門(mén)職責(zé)1.參與重大合同的起草、審核，提供法律意見(jiàn)和建議。2.對(duì)合同糾紛進(jìn)行法律分析，提出解決方案。3.協(xié)助處理合同相關(guān)的法律事務(wù)。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，確保財(cái)務(wù)收支合規(guī)。2.根據(jù)合同約定進(jìn)行款項(xiàng)收付，并做好相關(guān)記錄。3.配合其他部門(mén)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)明確、具體、完整，包括但不限于合同雙方基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等條款。2.涉及專(zhuān)業(yè)技術(shù)條款的合同，應(yīng)組織相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行審核。（二）合同審核1.合同起草完成后，應(yīng)提交業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括合同合法性、合規(guī)性、條款完整性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。3.各審核部門(mén)應(yīng)提出明確的審核意見(jiàn)，業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善。（三）合同簽訂1.經(jīng)審核通過(guò)的合同，由法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章。2.簽訂合同應(yīng)使用統(tǒng)一格式的合同文本，特殊情況需使用自制合同文本的，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核同意。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本提交檔案室存檔。四、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，并抄送相關(guān)部門(mén)。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照履行計(jì)劃組織實(shí)施合同履行工作，并定期對(duì)履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并向部門(mén)負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門(mén)報(bào)告。3.法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等應(yīng)根據(jù)職責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保合同履行符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。（三）變更與解除1.合同履行過(guò)程中如需變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，并簽訂書(shū)面協(xié)議。2.變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)按合同簽訂程序進(jìn)行審核和簽訂，并及時(shí)通知檔案室。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)資料提交檔案室。2.提交的資料包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)函件、履行記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等。（二）檔案整理1.檔案室應(yīng)按照檔案管理規(guī)范對(duì)收集到的合同資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等整理工作。2.整理后的合同檔案應(yīng)便于查閱和保管。（三）檔案歸檔1.整理好的合同檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專(zhuān)門(mén)的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備。2.建立檔案索引和目錄，方便快速查找。（四）檔案保管1.檔案室應(yīng)確保合同檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（五）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。3.涉及商業(yè)秘密或敏感信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.法務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)等應(yīng)定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析潛在風(fēng)險(xiǎn)因素。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)包括法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等方面。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如完善合同條款、加強(qiáng)合同履行監(jiān)督、要求對(duì)方提供擔(dān)保等。2.對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并組織專(zhuān)題研究，制定解決方案。七、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)警1.業(yè)務(wù)部門(mén)在合同履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)糾紛的跡象時(shí)，應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門(mén)報(bào)告。2.法務(wù)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行分析評(píng)估，提出預(yù)警建議。（二）糾紛處理1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，與對(duì)方協(xié)商解決。2.協(xié)商不成的，應(yīng)及時(shí)提交法務(wù)部門(mén)處理，法務(wù)部門(mén)可根據(jù)情況采取協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決糾紛