PAGE檔案歸檔時(shí)間制度表一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案歸檔時(shí)間制度表。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的歸檔管理。3.基本原則檔案歸檔工作應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范的原則，確保各類檔案資料能夠按照規(guī)定的時(shí)間和要求進(jìn)行歸檔，以便于后續(xù)的管理和使用。二、檔案分類及歸檔時(shí)間要求（一）行政管理類檔案1.公司文件上級(jí)機(jī)關(guān)來文：收到后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成登記，并按照文件內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類，及時(shí)歸檔。公司發(fā)文：文件簽發(fā)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，由發(fā)文部門將文件底稿、正文及相關(guān)附件整理齊全，交檔案室歸檔。2.會(huì)議文件公司級(jí)會(huì)議文件：會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，由會(huì)議組織部門將會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等文件資料整理歸檔。部門會(huì)議文件：會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，由部門自行整理歸檔，并將會(huì)議紀(jì)要報(bào)公司辦公室備案。3.工作計(jì)劃與總結(jié)年度工作計(jì)劃與總結(jié)：每年[具體時(shí)間]前，各部門將本年度工作計(jì)劃和上一年度工作總結(jié)報(bào)送公司辦公室，由辦公室統(tǒng)一整理歸檔。季度工作計(jì)劃與總結(jié)：每季度末[具體時(shí)間]前，各部門將本季度工作計(jì)劃和總結(jié)報(bào)送公司辦公室歸檔。4.人事檔案員工入職檔案：員工入職后[X]個(gè)工作日內(nèi)，人力資源部門將員工的個(gè)人簡歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、資格證書、勞動(dòng)合同等資料整理歸檔。員工培訓(xùn)檔案：員工培訓(xùn)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，培訓(xùn)部門將培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考試成績等資料整理歸檔。員工考核檔案：每年度考核結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，人力資源部門將員工考核表、考核結(jié)果等資料整理歸檔。員工獎(jiǎng)懲檔案：員工受到獎(jiǎng)勵(lì)或處罰后[X]個(gè)工作日內(nèi)，相關(guān)部門將獎(jiǎng)勵(lì)或處罰文件、審批表等資料整理歸檔。5.印章管理檔案印章使用申請(qǐng)表：每次印章使用后[X]個(gè)工作日內(nèi)，印章保管部門將印章使用申請(qǐng)表整理歸檔。印章刻制、更換、銷毀記錄：印章刻制、更換、銷毀后[X]個(gè)工作日內(nèi)，印章保管部門將相關(guān)記錄整理歸檔。（二）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案1.會(huì)計(jì)憑證每月終了后[X]個(gè)工作日內(nèi)，會(huì)計(jì)人員將本月的記賬憑證整理裝訂成冊，并附上原始憑證，交檔案室歸檔。2.會(huì)計(jì)賬簿年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)，會(huì)計(jì)人員將全年的總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿打印裝訂成冊，交檔案室歸檔。3.財(cái)務(wù)報(bào)表季度財(cái)務(wù)報(bào)表于季度終了后[X]個(gè)工作日內(nèi)報(bào)送并歸檔；年度財(cái)務(wù)報(bào)表于年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)報(bào)送并歸檔。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告審計(jì)工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，審計(jì)部門將審計(jì)報(bào)告及相關(guān)資料整理歸檔。（三）業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.市場營銷檔案市場調(diào)研報(bào)告：調(diào)研項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，市場調(diào)研部門將調(diào)研報(bào)告及相關(guān)資料整理歸檔。營銷活動(dòng)策劃與執(zhí)行資料：營銷活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，營銷部門將活動(dòng)策劃方案、宣傳資料、活動(dòng)總結(jié)等資料整理歸檔?？蛻糍Y料：客戶信息發(fā)生變更或業(yè)務(wù)合作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，營銷部門將客戶資料更新并歸檔。2.項(xiàng)目管理檔案項(xiàng)目立項(xiàng)文件：項(xiàng)目立項(xiàng)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，項(xiàng)目管理部門將項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等文件資料整理歸檔。項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告：項(xiàng)目實(shí)施過程中，每周[具體時(shí)間]前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告報(bào)送項(xiàng)目管理部門，每月終了后[X]個(gè)工作日內(nèi)，項(xiàng)目管理部門將項(xiàng)目進(jìn)度月報(bào)整理歸檔。項(xiàng)目驗(yàn)收文件：項(xiàng)目驗(yàn)收合格后[X]個(gè)工作日內(nèi)，項(xiàng)目管理部門將項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收證書等文件資料整理歸檔。3.合同檔案合同簽訂前：合同簽訂部門在合同簽訂前，將合同草案、對(duì)方資質(zhì)證明、授權(quán)委托書等資料整理齊全，交檔案室備案。合同簽訂后：合同簽訂生效后[X]個(gè)工作日內(nèi)，合同簽訂部門將合同正本及相關(guān)附件整理歸檔。合同執(zhí)行過程中：合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的變更、補(bǔ)充協(xié)議、付款記錄、驗(yàn)收單等資料，在業(yè)務(wù)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。4.采購檔案采購計(jì)劃：每月[具體時(shí)間]前，采購部門將下月采購計(jì)劃報(bào)送檔案室備案。采購合同：采購合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，采購部門將合同正本及相關(guān)附件整理歸檔。采購發(fā)票及付款記錄：采購業(yè)務(wù)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，采購部門將采購發(fā)票、付款憑證等資料整理歸檔。5.銷售檔案銷售訂單：銷售訂單簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，銷售部門將訂單正本及相關(guān)附件整理歸檔。銷售發(fā)票及回款記錄：銷售業(yè)務(wù)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，銷售部門將銷售發(fā)票、回款憑證等資料整理歸檔。（四）工程技術(shù)類檔案1.工程項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，工程管理部門將項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等文件資料整理歸檔。2.工程設(shè)計(jì)文件工程設(shè)計(jì)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，設(shè)計(jì)單位將設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)說明書、設(shè)計(jì)概算等文件資料提交給工程管理部門，由工程管理部門整理歸檔。3.工程施工文件施工組織設(shè)計(jì)：工程開工前[X]個(gè)工作日內(nèi)，施工單位將施工組織設(shè)計(jì)報(bào)送工程管理部門備案。工程進(jìn)度報(bào)告：工程施工過程中，每周[具體時(shí)間]前，施工單位將工程進(jìn)度報(bào)告報(bào)送工程管理部門，每月終了后[X]個(gè)工作日內(nèi)，工程管理部門將工程進(jìn)度月報(bào)整理歸檔。工程變更文件：工程變更發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)，施工單位將工程變更通知單、變更圖紙等文件資料整理歸檔。工程質(zhì)量驗(yàn)收文件：分部、分項(xiàng)工程驗(yàn)收合格后[X]個(gè)工作日內(nèi)，施工單位將工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)報(bào)告等文件資料整理歸檔；單位工程竣工驗(yàn)收合格后[X]個(gè)工作日內(nèi)，建設(shè)單位將工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)資料整理歸檔。4.工程竣工文件工程竣工后[X]個(gè)月內(nèi)，施工單位將工程竣工圖、工程竣工報(bào)告、工程竣工結(jié)算書等文件資料整理歸檔。建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收備案后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將工程竣工驗(yàn)收備案表及相關(guān)資料交檔案室歸檔。（五）科技研發(fā)類檔案1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件項(xiàng)目立項(xiàng)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，科研部門將項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等文件資料整理歸檔。2.科研項(xiàng)目研究過程文件研究計(jì)劃與方案：項(xiàng)目研究開始前[X]個(gè)工作日內(nèi)，科研部門將研究計(jì)劃與方案報(bào)送檔案室備案。實(shí)驗(yàn)記錄與數(shù)據(jù)：科研人員在實(shí)驗(yàn)過程中應(yīng)及時(shí)記錄實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，并在每周[具體時(shí)間]前將實(shí)驗(yàn)記錄提交給科研部門，每月終了后[X]個(gè)工作日內(nèi)，科研部門將實(shí)驗(yàn)記錄整理歸檔。研究報(bào)告與論文：項(xiàng)目研究結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，科研人員將研究報(bào)告、論文等成果資料提交給科研部門，由科研部門整理歸檔。3.科研項(xiàng)目成果鑒定與驗(yàn)收文件項(xiàng)目成果鑒定或驗(yàn)收合格后[X]個(gè)工作日內(nèi)，科研部門將成果鑒定報(bào)告、驗(yàn)收證書等文件資料整理歸檔。（六）聲像電子類檔案1.照片檔案重要活動(dòng)照片：活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，活動(dòng)組織部門將活動(dòng)照片整理挑選，標(biāo)注照片內(nèi)容、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)等信息，交檔案室歸檔。工程建設(shè)照片：工程建設(shè)過程中，每月[具體時(shí)間]前，工程管理部門將工程建設(shè)照片整理歸檔。工程竣工后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將工程建設(shè)全過程照片整理成冊，交檔案室歸檔。2.錄音、錄像檔案重要會(huì)議錄音、錄像：會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，會(huì)議組織部門將會(huì)議錄音、錄像資料整理歸檔。培訓(xùn)課程錄音、錄像：培訓(xùn)課程結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，培訓(xùn)部門將培訓(xùn)課程錄音、錄像資料整理歸檔。工程建設(shè)錄像：工程建設(shè)過程中，每月[具體時(shí)間]前，工程管理部門將工程建設(shè)錄像資料整理歸檔。工程竣工后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將工程建設(shè)全過程錄像整理成冊，交檔案室歸檔。3.電子文件日常辦公電子文件：各部門應(yīng)定期（每周[具體時(shí)間]）將本部門產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行整理備份，并提交給檔案室。檔案室應(yīng)及時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行分類、存儲(chǔ)和管理。項(xiàng)目電子文件：項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將項(xiàng)目相關(guān)的電子文件整理歸檔。項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將項(xiàng)目全部電子文件提交給檔案室。三、檔案歸檔流程1.收集各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，按照本制度規(guī)定的歸檔時(shí)間要求，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的各類檔案資料收集齊全。2.整理收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于文件資料，應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類排序；對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行整理。3.裝訂對(duì)于紙質(zhì)文件資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的整齊、牢固，避免文件散失或損壞。4.編目整理裝訂后的檔案資料應(yīng)進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便于檔案的查閱和管理。5.裝盒將編目后的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號(hào)、題名、日期等信息。6.上架裝盒后的檔案資料應(yīng)及時(shí)上架存放，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行排列，便于查找和利用。四、檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管公司設(shè)立、合并、分立、終止等重大事項(xiàng)的文件資料。公司章程、股東名冊、股權(quán)結(jié)構(gòu)、注冊資本等重要文件。年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等重要財(cái)務(wù)文件。涉及公司重大權(quán)益、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等重要文件。2.長期保管公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件資料。公司各類會(huì)議文件、紀(jì)要等資料。公司人事檔案、員工培訓(xùn)檔案、考核檔案等資料。公司業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)中的重要合同、協(xié)議、訂單等文件資料。需要長期保存的工程技術(shù)文件、科研項(xiàng)目文件等資料。保管期限為[具體年限]年。3.短期保管公司一般性文件、通知、簡報(bào)等資料。公司臨時(shí)性工作產(chǎn)生的文件資料。保管期限為[具體年限]年。五、檔案查閱與借閱1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。檔案室工作人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案室工作人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案資料，并做好借閱登記。六、檔案保密與安全1.保密檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)檔案資料的內(nèi)容、查閱情況等予以保密。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案資料提供給