PAGE檔案利用制度怎樣做一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的利用行為，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案的安全與完整，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工對檔案的利用活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案利用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。同時，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案要嚴(yán)格保密。3.服務(wù)至上原則以滿足公司/組織各項工作對檔案信息的需求為出發(fā)點，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案，以支持日常辦公、項目開展、決策制定等工作。2.公司/組織員工因個人工作需要查閱、借閱與本人工作相關(guān)的檔案，如人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.外部單位因工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，查閱、借閱相關(guān)檔案，但必須遵守本制度的規(guī)定。（二）利用條件1.利用者必須是公司/組織內(nèi)部員工或經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的外部單位人員。2.利用者應(yīng)明確檔案利用的目的和用途，并填寫檔案利用申請表。3.涉及重要檔案或機(jī)密檔案的利用，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。三、檔案利用的流程（一）申請1.公司/組織內(nèi)部員工如需查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用檔案的名稱、文號、日期、利用目的、利用期限等內(nèi)容，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.外部單位如需查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提交書面申請，說明利用檔案的目的、范圍、期限等，并加蓋單位公章。申請經(jīng)公司/組織辦公室審核后，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批1.部門負(fù)責(zé)人對本部門員工的檔案利用申請進(jìn)行審核，簽署意見后報檔案管理部門。2.檔案管理部門對利用申請進(jìn)行初審，重點審核利用目的、范圍、期限等是否符合規(guī)定，以及是否涉及機(jī)密檔案等。初審?fù)ㄟ^后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于涉及重要檔案或機(jī)密檔案的利用申請，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）查閱與借閱1.經(jīng)審批同意的檔案利用申請，利用者憑有效證件到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)利用申請，提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案利用登記簿》上登記利用者姓名、單位、利用檔案名稱、文號、日期、利用期限等信息。3.查閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定地點。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱檔案時，利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。借閱期限屆滿，應(yīng)按時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）歸還1.利用者借閱檔案期滿后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。檔案管理部門工作人員對歸還檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究利用者的責(zé)任。2.利用者查閱檔案后，應(yīng)將檔案歸還原位，并協(xié)助檔案管理部門工作人員整理好檔案。四、檔案利用的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的安全隱患。3.在檔案利用過程中，要嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案損壞或丟失。（二）保密措施1.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限定知悉范圍，采取加密存儲、專人保管等措施。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)利用者有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時制止，并報告有關(guān)部門。3.利用者在查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如需摘錄或引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。五、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織建立檔案利用監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案利用活動進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，并采取措施加以解決。（二）檢查內(nèi)容1.檢查檔案利用申請的審批手續(xù)是否齊全，利用目的、范圍、期限等是否符合規(guī)定。2.檢查檔案利用過程中是否遵守安全保密制度，是否存在檔案損壞、丟失、泄露等情況。3.檢查檔案利用登記簿的登記是否準(zhǔn)確、完整，利用者是否按時歸還檔案。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的檔案利用行為，檔案管理部門應(yīng)及時制止，并責(zé)令改正。2.對造成檔案損壞、丟失、泄露等嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.對違反保密規(guī)定的利用者，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至追究法律責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組