PAGE愛心之家檔案管理制度一、總則（一）目的愛心之家檔案管理制度旨在規(guī)范愛心之家各類檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，為愛心之家的各項工作提供有力的支持和保障，更好地服務(wù)于受助群體，推動愛心事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于愛心之家的所有部門及工作人員，涵蓋捐贈物資管理、志愿者服務(wù)記錄、受助人員信息、活動策劃與執(zhí)行等各類與愛心之家業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映愛心之家各項活動及工作的實際情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案資料，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：對涉及個人隱私、捐贈者信息等敏感內(nèi)容的檔案嚴格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案的整理、存儲、查閱等環(huán)節(jié)有序進行。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負責愛心之家檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)工作。其主要職責包括：1.制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理流程和標準。2.定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高工作人員的檔案管理意識和技能。3.對各部門檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。4.負責檔案的集中存儲、保管和維護，確保檔案安全。（二）各部門職責1.捐贈管理部門負責捐贈物資的接收、登記、分配等工作，并及時將相關(guān)檔案資料移交檔案管理部門。具體職責包括：建立捐贈物資臺賬，詳細記錄捐贈物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格、捐贈人信息等。對捐贈物資進行分類存放，定期盤點，確保物資安全。及時向檔案管理部門移交捐贈物資相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)、捐贈協(xié)議等檔案資料。2.志愿者管理部門負責志愿者的招募、培訓(xùn)、活動安排及服務(wù)記錄等工作，同時做好志愿者相關(guān)檔案的整理和移交。具體職責如下：建立志愿者信息檔案，包括個人基本信息、服務(wù)項目、服務(wù)時長等。記錄志愿者參與活動的情況，如活動時間、地點、內(nèi)容等，并及時更新檔案。將志愿者服務(wù)相關(guān)檔案資料定期移交檔案管理部門。3.受助人員管理部門負責受助人員的信息收集、審核、救助實施及跟蹤反饋等工作，妥善管理受助人員檔案。具體工作內(nèi)容有：全面收集受助人員的基本信息、家庭情況、困難原因等資料。對受助人員的救助申請進行審核，確保救助對象符合條件。記錄受助人員的救助情況，包括救助方式、救助金額、救助時間等，并定期更新檔案。負責受助人員檔案的整理和保管，按照規(guī)定移交檔案管理部門。4.活動策劃執(zhí)行部門負責愛心之家各類活動的策劃、組織和實施，同時做好活動相關(guān)檔案的整理歸檔。具體職責為：制定活動方案，明確活動目標、內(nèi)容、時間、地點、參與人員等信息。收集活動過程中的各類資料，如活動照片、視頻、新聞報道、參與者反饋等。對活動進行總結(jié)評估，將活動策劃方案、活動記錄及總結(jié)報告等檔案資料移交檔案管理部門。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.捐贈檔案：包括捐贈物資檔案、捐贈資金檔案等。捐贈物資檔案主要記錄捐贈物資的詳細信息及流轉(zhuǎn)情況；捐贈資金檔案涵蓋捐贈資金的來源、用途、收支明細等。2.志愿者檔案：分為志愿者個人信息檔案、志愿者服務(wù)記錄檔案。個人信息檔案包含志愿者基本資料、聯(lián)系方式等；服務(wù)記錄檔案記錄志愿者參與活動的具體情況。3.受助人員檔案：包括受助人員基本信息檔案、救助申請檔案、救助實施檔案、跟蹤反饋檔案等。基本信息檔案記錄受助人員基本情況；救助申請檔案為受助人員申請救助時提交的相關(guān)材料；救助實施檔案記錄救助過程和結(jié)果；跟蹤反饋檔案反映受助人員后續(xù)情況。4.活動檔案：按照活動類型分為公益活動檔案、宣傳活動檔案、內(nèi)部培訓(xùn)活動檔案等。公益活動檔案記錄公益活動的策劃、執(zhí)行、效果評估等內(nèi)容；宣傳活動檔案包含宣傳資料、媒體報道等；內(nèi)部培訓(xùn)活動檔案有培訓(xùn)方案、培訓(xùn)記錄、學(xué)員反饋等。5.行政檔案：包括愛心之家的各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、財務(wù)報表等。行政文件如規(guī)章制度、通知公告等；會議記錄記錄各類會議的主要內(nèi)容；工作計劃與總結(jié)反映愛心之家不同階段的工作安排和完成情況；財務(wù)報表展示財務(wù)收支狀況。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“年份+檔案類別代碼+流水號”的形式。例如：2023JZ001，表示2023年的捐贈檔案，流水號為001。1.檔案類別代碼捐贈檔案（JZ）志愿者檔案（ZY）受助人員檔案（SZ）活動檔案（HD）行政檔案（XZ）四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整地收集。2.在業(yè)務(wù)活動開展過程中，工作人員要同步做好檔案資料的積累和整理，不得拖延或遺漏。3.對于外部單位或個人提供的檔案資料，接收部門應(yīng)進行認真核對，確保資料真實有效后予以接收。（二）整理規(guī)范1.分類整理：按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類，同類檔案再按照時間順序或重要程度進行排序。2.編號標注：對每份檔案資料進行編號標注，并在檔案封面或首頁注明檔案編號、名稱、日期、來源等信息。3.裝訂成冊：對于紙張較多的檔案資料，應(yīng)進行裝訂，確保整齊牢固，便于查閱和保管。4.編制目錄：為每類檔案編制詳細的目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、名稱、日期、頁碼等信息，方便快速查找檔案內(nèi)容。五、檔案存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照類別和編號順序存放，便于查找和管理。2.采用密集架或檔案柜存放檔案，每個檔案架或檔案柜應(yīng)標明存放檔案的類別和范圍。3.對于電子檔案，應(yīng)進行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的存儲安全和可檢索性。（三）保管期限1.永久保管：涉及愛心之家重要歷史資料、捐贈協(xié)議、重大活動記錄等檔案應(yīng)永久保管。2.長期保管：一般為1050年，包括受助人員長期跟蹤檔案、重要捐贈物資檔案等。3.短期保管：一般為110年，如一般性活動檔案、志愿者短期服務(wù)記錄等。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取措施進行處理。3.對清查結(jié)果進行詳細記錄，形成清查報告，上報愛心之家管理層。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.愛心之家內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及個人隱私、捐贈者信息等敏感檔案資料，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。確因工作需要查閱的，需經(jīng)檔案管理部門負責人審核，并報愛心之家管理層批準。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)審批后，查閱人持有效證件到檔案管理部門查閱檔案。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換檔案資料，如需復(fù)印或摘錄部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（三）借閱規(guī)定1.愛心之家內(nèi)部工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門工作人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并追究責任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及個人隱私、捐贈者信息、商業(yè)秘密等敏感檔案資料，嚴格限制接觸范圍，明確保密責任。2.檔案管理人員應(yīng)具備保密意識，簽訂保密協(xié)議，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱和借閱過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，對查閱和借閱情況進行記錄。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保庫房安全。2.定期對檔案管理設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施，保護檔案安全，并向上級主管部門報告。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立愛心之家檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和便捷性，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享和利用。（二）電子檔案管理1.對各類檔案資料進行電子化掃描錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行分類存儲、編號管理，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限控制。3.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息系統(tǒng)應(yīng)用1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，方便工作人員使用。2.通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)檔案信息的共享，各部門可根據(jù)權(quán)限查閱相關(guān)檔案資料，提高工作協(xié)同效率。3.利用信息系統(tǒng)對檔案管理工作進行流程控制和監(jiān)督，如檔案收集、整理、存儲、查閱等環(huán)節(jié)的操作記錄和審批流程均可在系統(tǒng)中體現(xiàn)。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值、歷史意義、現(xiàn)實利用情況等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案鑒定小組審核、愛心