PAGE檔案三合一制度公路局公路局檔案三合一制度實(shí)施方案一、總則（一）目的為加強(qiáng)公路局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公路局實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公路局機(jī)關(guān)及所屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公路局檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各單位分級(jí)負(fù)責(zé)管理本單位的檔案。2.維護(hù)檔案的完整與安全原則。采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理體制與職責(zé)（一）管理體制公路局設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全局檔案的集中統(tǒng)一管理。各單位應(yīng)明確檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。（二）職責(zé)分工1.綜合檔案室職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)收集、整理、保管全局各類檔案，確保檔案的完整與安全。開展檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公路局各項(xiàng)工作提供服務(wù)。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各單位的檔案管理工作。組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。2.單位檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和利用工作。按照綜合檔案室的要求，及時(shí)將本單位應(yīng)歸檔的文件材料移交綜合檔案室。協(xié)助綜合檔案室開展檔案編研等工作。遵守檔案管理制度，確保本單位檔案的安全。三、文件材料的形成與積累（一）文件材料形成的要求1.各部門在工作活動(dòng)中應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本局實(shí)際情況，及時(shí)形成、收集和整理各種文件材料。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署完備。（二）文件材料積累的措施1.建立文件材料收集責(zé)任制，明確各部門和人員在文件材料形成過程中的職責(zé)。2.定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理，防止散失。四、文件材料的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等處理。編制歸檔文件目錄。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目、專業(yè)進(jìn)行分類。對(duì)科研項(xiàng)目、工程建設(shè)等文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。繪制竣工圖等相關(guān)圖表。3.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類。對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行裝訂、編目。五、檔案的歸檔（一）歸檔范圍1.反映公路局工作活動(dòng)的各類文件材料，包括上級(jí)文件、本局文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.公路工程建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程形成的文件材料。3.科研項(xiàng)目研究過程中產(chǎn)生的文件材料。4.會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理等方面的文件材料。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交綜合檔案室保管。（三）歸檔要求1.各單位應(yīng)將整理好的檔案按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交綜合檔案室。2.移交檔案時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的庫房，配備必要的防護(hù)設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（二）保管期限劃分1.文書檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.科技檔案保管期限根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)和要求確定。3.會(huì)計(jì)檔案保管期限按照國(guó)家規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案保管措施1.建立檔案庫房管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)。2.對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.采用先進(jìn)的檔案存儲(chǔ)技術(shù)，如電子存儲(chǔ)等，確保檔案的長(zhǎng)期保存。七、檔案的利用（一）利用原則依法依規(guī)、方便快捷、確保安全。（二）利用方式1.查閱利用。單位內(nèi)部人員因工作需要可查閱檔案，填寫查閱登記表。2.借閱利用。外單位因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.復(fù)制利用。根據(jù)利用者的需求，可提供檔案復(fù)印件。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.建立檔案利用登記制度，對(duì)查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)和檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.提出鑒定意見，編制檔案鑒定銷毀清冊(cè)。3.經(jīng)公路局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。（四）銷毀監(jiān)督銷毀檔案時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，防止檔案流失。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能的信息化。2.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理措施1