PAGE機(jī)關(guān)工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)工作檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為機(jī)關(guān)各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機(jī)關(guān)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映機(jī)關(guān)工作活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則。確保檔案內(nèi)容的全面、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及機(jī)密、秘密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止失密、泄密。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，方便機(jī)關(guān)工作人員和其他相關(guān)人員利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善機(jī)關(guān)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門的檔案工作，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的安全與完整。（二）各部門兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。2.配合綜合檔案室開展檔案管理相關(guān)工作，如檔案的清查、統(tǒng)計等。3.及時將本部門工作中形成的重要文件、資料等交綜合檔案室歸檔。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機(jī)關(guān)形成的各類文件，包括黨組文件、行政文件、會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.本機(jī)關(guān)召開的各種會議的文件材料，如會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。4.本機(jī)關(guān)在業(yè)務(wù)工作中形成的各類業(yè)務(wù)檔案，如項目文件、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、技術(shù)資料等。5.本機(jī)關(guān)干部職工的個人檔案材料，如任免文件、考核材料、獎懲材料等。6.本機(jī)關(guān)的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。7.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門工作中形成的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.對收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的材料，保持材料的真實性和準(zhǔn)確性。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，編制目錄清單，便于查找和管理。3.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行整理。電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、命名和存儲，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）檔案裝具及排列1.采用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案。2.檔案柜應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。3.檔案盒應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行編號，并在盒脊上標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限、起止件號等信息。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.確定檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的重要程度、利用價值等因素綜合考慮。3.對保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案庫房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進(jìn)行鑒定。2.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。3.對涉及機(jī)密、秘密的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，逐卷審查檔案內(nèi)容，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。（四）銷毀記錄對檔案銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等，記錄應(yīng)長期保存。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時，數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)定期向上級主管部門和機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。（二）移交工作1.機(jī)關(guān)撤銷、合并時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)部門或檔案館。2.檔案移交時，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交的完整、準(zhǔn)確。七、檔案的利用（一）利用范圍1.機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及檔案利用的其他情況。（二）利用手續(xù)1.機(jī)關(guān)工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時間、查閱人姓名