PAGE農(nóng)民培訓檔案管理制度一、總則（一）目的為加強農(nóng)民培訓檔案管理，規(guī)范培訓檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保培訓檔案的完整性、準確性和安全性，為農(nóng)民培訓工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展的各類農(nóng)民培訓項目所形成的檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：培訓檔案應(yīng)如實反映培訓活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓項目從策劃、實施到評估等各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案的全面性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的整理、分類、編號和裝訂，確保檔案管理工作的標準化。4.保密性原則：對涉及農(nóng)民個人隱私、商業(yè)機密等信息嚴格保密，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：建立科學合理的檔案檢索體系，方便快速查詢和使用檔案資料，提高檔案利用效率。二、培訓檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善農(nóng)民培訓檔案管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各培訓項目實施部門做好檔案的收集、整理和移交工作。3.集中統(tǒng)一管理農(nóng)民培訓檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲和有效利用。4.定期對檔案進行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案質(zhì)量。5.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）培訓項目實施部門職責1.負責本部門培訓項目檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.在培訓項目結(jié)束后，按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的存儲、保管工作，定期檢查檔案狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序辦理檔案的查詢、借閱、歸還等手續(xù)，做好登記工作。三、培訓檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓項目申報文件、審批文件、實施方案、教學計劃、課程安排等。2.培訓師資資料，包括教師基本信息、授課教案、教學課件等。3.學員報名資料，如學員登記表、身份證復印件、學歷證明等。4.培訓教材、講義、參考資料等。5.培訓過程記錄，如課堂考勤記錄、培訓照片、視頻資料、學員作業(yè)、考試試卷等。6.培訓效果評估資料，包括學員考核成績、滿意度調(diào)查問卷、培訓總結(jié)報告等。7.培訓證書頒發(fā)記錄，如證書編號、頒發(fā)時間、領(lǐng)取人員名單等。8.其他與培訓項目相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各培訓項目實施部門應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，在培訓項目實施過程中及時收集各類檔案資料，確保資料的真實性和完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格統(tǒng)一，不符合要求的應(yīng)進行補充或更換。3.對電子文件應(yīng)同時收集其對應(yīng)的紙質(zhì)文件，并確保兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，保證其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照培訓項目類別、時間順序、資料性質(zhì)等進行分類。培訓項目類別可分為農(nóng)業(yè)技術(shù)培訓、農(nóng)村電商培訓、農(nóng)民創(chuàng)業(yè)培訓等；時間順序按照培訓項目的起止時間進行排列；資料性質(zhì)可分為申報審批類、教學類、學員管理類、評估類等。2.編號：對每一份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“培訓項目編號資料類別編號順序號”的格式，如“NY202301JX01001”，其中“NY202301”為培訓項目編號，“JX01”為教學類資料類別編號，“001”為該類別資料的順序號。3.裝訂：對紙張較多的檔案資料應(yīng)進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂線距左邊沿15mm。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨成冊，便于查詢。四、培訓檔案的保管（一）保管期限1.培訓項目申報文件、審批文件、實施方案等重要文件資料應(yīng)永久保管。2.培訓師資資料、學員報名資料、培訓教材、講義等保管期限為[X]年。3.培訓過程記錄、培訓效果評估資料、培訓證書頒發(fā)記錄等保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.電子檔案：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進行備份存儲。電子檔案應(yīng)按照檔案分類目錄進行存儲，定期進行數(shù)據(jù)維護和備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復或復制。2.嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持庫房清潔衛(wèi)生，防止檔案受到損壞。3.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等安全措施，并定期進行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，防止電子檔案丟失或損壞。4.建立檔案借閱登記制度，對檔案的借閱情況進行詳細記錄，確保檔案的安全。五、培訓檔案的利用（一）利用范圍及方式1.內(nèi)部利用：公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱培訓檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案資料，并做好查閱登記工作。2.外部利用：因政府部門檢查、項目申報、合作交流等需要向外部提供培訓檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案外借申請表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準后，方可外借。外借期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對外借檔案進行跟蹤管理，確保按時歸還。3.復制利用：因工作需要復制培訓檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進行復制，并對復制件進行核對，確保與原件一致。復制件應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明“復制件”字樣。（二）利用審批流程1.內(nèi)部利用審批流程：申請人填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容等。將申請表提交所在部門負責人審核簽字。申請人持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.外部利用審批流程：申請人填寫《檔案外借申請表》，注明外借原因、外借對象、外借期限等。將申請表提交公司/組織主管領(lǐng)導審批簽字。申請人持審批通過的申請表到檔案管理部門辦理外借手續(xù)。檔案管理人員對外借檔案進行清點、核對，并做好外借登記。外借期滿，申請人應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究責任。3.復制利用審批流程：申請人填寫《檔案復制申請表》，說明復制用途、復制內(nèi)容等。將申請表提交所在部門負責人審核簽字。申請人持申請表到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。檔案管理人員按照規(guī)定進行復制，并對復制件進行核對和登記。六、培訓檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的培訓檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、培訓項目實施部門代表、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公司/組織主管領(lǐng)導批準后銷毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀檔