PAGE學(xué)校檔案室保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案室的保密工作，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實際情況，制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校檔案室工作人員、檔案利用者以及其他因工作需要接觸檔案的人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對檔案信息嚴(yán)格保密，采取有效措施防止信息泄露。2.依法管理原則：依據(jù)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案保密工作。3.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識，加強(qiáng)防范措施，預(yù)防檔案信息泄露事件的發(fā)生。二、檔案管理保密措施（一）檔案庫房管理1.選址與建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置。庫房建設(shè)應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備等。2.環(huán)境控制保持庫房內(nèi)溫度適宜，一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。定期對庫房進(jìn)行清潔和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。3.安全防護(hù)庫房門窗應(yīng)堅固可靠，配備防盜報警裝置。安裝防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，如消防器材、除濕機(jī)、防蟲藥、防鼠板等。對庫房進(jìn)行定期檢查，確保安全防護(hù)設(shè)施正常運行。（二）檔案整理與裝訂1.整理要求檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范、準(zhǔn)確。2.裝訂要求檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。不得使用金屬物裝訂檔案，防止生銹損壞檔案。（三）檔案存儲與保管1.存儲方式檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲，便于查找和管理。采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上。2.保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案進(jìn)行銷毀處理。3.檔案標(biāo)識在檔案上應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于識別和管理。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行命名規(guī)范，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。三、檔案利用保密措施（一）利用申請與審批1.利用申請檔案利用者需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍、利用時間等信息。申請表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.利用審批檔案室工作人員對利用申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級別和利用目的，決定是否批準(zhǔn)利用申請。對涉及重要機(jī)密的檔案利用申請，需經(jīng)學(xué)校保密委員會批準(zhǔn)。（二）利用場所與方式1.利用場所檔案利用應(yīng)在檔案室指定的場所進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。利用場所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等。2.利用方式檔案利用者應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行檔案查閱、摘抄、復(fù)制等操作。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行。（三）利用登記與歸還1.利用登記檔案室工作人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、利用時間、利用內(nèi)容、利用方式等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。2.檔案歸還檔案利用完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案完整無損。四、檔案工作人員保密職責(zé)（一）保密教育與培訓(xùn)1.定期培訓(xùn)檔案室應(yīng)定期組織工作人員參加保密教育與培訓(xùn)，提高工作人員的保密意識和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、檔案保密制度、保密技術(shù)等方面。2.新員工培訓(xùn)對新入職的檔案室工作人員，應(yīng)進(jìn)行專門的保密培訓(xùn)，使其熟悉檔案保密工作的要求和流程。（二）保密工作紀(jì)律1.遵守制度檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本保密制度，不得擅自泄露檔案信息。對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。2.廉潔自律工作人員應(yīng)廉潔自律,不得利用檔案信息謀取私利。嚴(yán)禁向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容或利用檔案信息進(jìn)行不正當(dāng)交易。（三）保密監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對工作人員的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。工作人員應(yīng)相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違反保密制度的行為應(yīng)及時報告。2.外部監(jiān)督接受學(xué)校保密委員會和上級主管部門的監(jiān)督檢查，對提出的問題及時整改落實。五、檔案數(shù)字化保密措施（一）數(shù)字化過程管理1.設(shè)備與環(huán)境檔案數(shù)字化應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行，配備必要的安全設(shè)備，如防火墻、加密軟件等。數(shù)字化設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備安全可靠。2.人員管理參與檔案數(shù)字化的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守數(shù)字化操作規(guī)程，不得擅自更改數(shù)字化流程。（二）數(shù)據(jù)安全與保密1.數(shù)據(jù)加密對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。加密密鑰應(yīng)妥善保管，不得泄露。2.數(shù)據(jù)備份定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存儲在不同的地點。對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)。（三）數(shù)字化成果管理1.存儲與使用數(shù)字化檔案成果應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器上，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。對數(shù)字化檔案成果的使用應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格登記和審批，確保使用合法合規(guī)。2.銷毀與清理對不再使用的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)和存儲介質(zhì)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。定期對數(shù)字化設(shè)備和存儲介質(zhì)進(jìn)行清理，防止數(shù)據(jù)殘留。六、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.定期檢查學(xué)校保密委員會應(yīng)定期對檔案室保密工作進(jìn)行檢查，每年不少于一次。檢查內(nèi)容包括檔案庫房管理、檔案利用情況、工作人員保密職責(zé)履行情況等方面。2.不定期抽查檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)不定期對檔案保密工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。抽查結(jié)果應(yīng)記錄在案，作為考核工作人員的依據(jù)。（二）問題整改與責(zé)任追究1.問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。2.責(zé)任追究對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。責(zé)任追究包括警告、罰款、辭退等方式，情節(jié)嚴(yán)