PAGE社區(qū)物業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)物業(yè)檔案管理，確保物業(yè)檔案的完整性、準確性和安全性，提高物業(yè)管理服務水平，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所管理的各類社區(qū)物業(yè)檔案的管理工作，包括但不限于物業(yè)項目規(guī)劃資料、業(yè)主檔案、房屋及設施設備檔案、物業(yè)服務合同檔案、維修養(yǎng)護檔案、財務檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則物業(yè)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內容應真實反映物業(yè)項目的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、利用和開發(fā)。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善物業(yè)檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.負責物業(yè)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質量和安全。4.組織檔案管理人員的培訓和考核，提高檔案管理水平。（二）各部門職責1.負責本部門形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.配合檔案管理部門做好物業(yè)檔案的管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.按照檔案管理要求，妥善保管本部門使用的檔案，不得擅自銷毀或丟失。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。4.積極為檔案利用者提供服務，做好檔案的查閱、借閱和歸還工作。5.保守檔案機密，不得泄露檔案內容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)項目規(guī)劃資料，包括項目立項批復、規(guī)劃設計方案、圖紙等。2.業(yè)主檔案，包括業(yè)主基本信息、房屋購買合同、入住資料、繳費記錄等。3.房屋及設施設備檔案，包括房屋建筑檔案、設備臺賬、維修保養(yǎng)記錄、技術資料等。4.物業(yè)服務合同檔案，包括與業(yè)主簽訂的物業(yè)服務合同、與供應商簽訂的服務合同等。5.維修養(yǎng)護檔案，包括維修計劃、維修記錄、更換零部件清單等。6.財務檔案，包括物業(yè)費收繳記錄及明細、財務報表、審計報告等。7.其他與物業(yè)管理相關的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時收集齊全。2.收集的檔案應真實、完整、準確，不得涂改、偽造或擅自銷毀。3.對重要檔案應進行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）整理方法1.分類按照檔案的性質和內容，將檔案分為不同的類別，如項目規(guī)劃類、業(yè)主類、房屋及設施設備類、物業(yè)服務合同類、維修養(yǎng)護類、財務類等。2.編號為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目對每一份檔案編制目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于快速查找和利用。目錄應打印成冊，并建立電子目錄。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的裝訂材料。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應定期將整理好的檔案移交檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門應按照檔案分類體系，對移交的檔案進行審核和整理，確保檔案的準確性和規(guī)范性。3.歸檔的檔案應填寫歸檔登記表，注明檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。（二）保管期限1.物業(yè)項目規(guī)劃資料、房屋及設施設備檔案等重要檔案應長期保管。2.業(yè)主檔案、物業(yè)服務合同檔案等一般檔案保管期限為[X]年。3.維修養(yǎng)護檔案、財務檔案等保管期限為[X]年。4.保管期限屆滿后，經鑒定確無保存價值的檔案，可按照規(guī)定進行銷毀。（三）保管方式1.檔案應存放在專門的檔案庫房內，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質上，定期進行檢查和維護。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案。2.業(yè)主因查詢本人相關檔案信息。3.有關部門因工作需要依法查閱檔案。（二）借閱手續(xù)1.公司內部人員借閱檔案，應填寫借閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.業(yè)主借閱本人檔案，應攜帶有效身份證件，到物業(yè)管理處辦理借閱手續(xù)。3.外部單位借閱檔案，應出具單位介紹信和查閱人有效身份證件，經公司領導批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。（三）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日。2.重要檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理借閱手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人應妥善保管檔案，不得擅自轉借、涂改、復印、摘錄或銷毀檔案。2.借閱人應在規(guī)定期限內歸還檔案，如因特殊情況需要延期，應提前辦理延期手續(xù)。3.檔案管理人員應對借閱檔案進行跟蹤管理，確保檔案按時歸還。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定方法1.對檔案的內容、價值和保管期限進行全面審查。2.結合公司實際情況和業(yè)務發(fā)展需要，判斷檔案是否還有保存價值。（三）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，報公司領導批準。2.檔案管理部門按照批準的銷毀清單，組織專人進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立物業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務水平。（二）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能，實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和編輯。2.檔案查詢功能，提供多種查詢方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理功能，實現(xiàn)借閱申請、審批、登記和跟蹤管理。4.檔案統(tǒng)計分析功能，對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為物業(yè)管理決策提供支持。5.系統(tǒng)安全管理功能，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息系統(tǒng)維護1.