PAGE關(guān)于檔案館檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館檔案的管理與利用，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，保障檔案的安全與完整，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案利用制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有部門及員工對檔案館檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及本公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。同時，對涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。3.服務(wù)至上原則：以滿足公司/組織各項工作需求為出發(fā)點(diǎn)，為利用者提供便捷、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)，確保檔案能夠及時、準(zhǔn)確地發(fā)揮作用。二、檔案利用范圍（一）可供查閱的檔案1.公司行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、決定、報告等，為公司內(nèi)部管理、決策提供依據(jù)。2.業(yè)務(wù)合同檔案：涵蓋公司與客戶簽訂的各類業(yè)務(wù)合同，用于業(yè)務(wù)查詢、合同執(zhí)行監(jiān)督、糾紛處理等。3.財務(wù)檔案：如會計憑證、賬簿、報表等，供財務(wù)審計、財務(wù)分析、稅務(wù)申報等工作使用。4.人事檔案：包含員工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲等資料，用于員工管理、晉升、調(diào)配等工作。5.項目檔案：針對公司開展的各類項目，包括項目立項文件、項目計劃、項目實施過程中的各類文檔、項目驗收報告等，為項目總結(jié)、經(jīng)驗借鑒、后續(xù)項目開展提供參考。（二）可供借閱的檔案1.重要業(yè)務(wù)資料：如涉及公司核心業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵技術(shù)資料等，因工作需要確需借閱的，經(jīng)審批后可借閱。2.特定時期的專項檔案：例如公司重大活動、特定歷史階段的檔案，為深入研究、總結(jié)經(jīng)驗等目的可借閱。（三）可供復(fù)制的檔案1.一般性文件資料：對于一些不涉及保密內(nèi)容且利用頻率較高的文件，如一般性的業(yè)務(wù)報表、宣傳資料等，可根據(jù)利用者需求進(jìn)行復(fù)制。2.公開信息類檔案：已按照規(guī)定程序解密或可公開的檔案信息，可提供復(fù)制服務(wù)。三、檔案利用流程（一）查閱流程1.提出申請：利用者需填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.檔案館受理：檔案館收到申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)申請信息完整、查閱目的合理且符合檔案利用范圍的，予以受理。3.查閱服務(wù)：檔案館工作人員根據(jù)利用者申請，在指定地點(diǎn)提供檔案查閱服務(wù)。查閱過程中，利用者應(yīng)在工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)工作人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。4.查閱登記：利用者查閱完畢后，檔案館工作人員應(yīng)及時對查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱時間、利用者姓名、部門、查閱檔案名稱及內(nèi)容等信息。（二）借閱流程1.提交申請：利用者填寫《檔案借閱申請表》，除注明查閱申請表中的各項信息外，還需說明借閱期限、歸還方式等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱申請，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案館審核：檔案館對借閱申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審查借閱目的、借閱期限、保密措施等是否符合規(guī)定。審核通過后，與利用者簽訂《檔案借閱承諾書》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱辦理：檔案館工作人員根據(jù)審批結(jié)果，為利用者辦理檔案借閱手續(xù)，提供檔案原件，并告知利用者檔案保管要求和注意事項。4.借閱跟蹤：在借閱期限內(nèi)，檔案館工作人員應(yīng)定期跟蹤檔案借閱情況，提醒利用者按時歸還檔案。如遇特殊情況需要延長借閱期限，利用者應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案歸還：利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)將檔案歸還至檔案館。檔案館工作人員對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對檢查，確認(rèn)檔案無損壞、丟失、信息泄露等情況后，辦理歸還手續(xù)，并在借閱申請表上注明歸還日期。（三）復(fù)制流程1.申請復(fù)制：利用者填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明需要復(fù)制檔案的名稱、文號、日期、復(fù)制內(nèi)容范圍、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.檔案館審核：檔案館對復(fù)制申請進(jìn)行審核，判斷檔案是否符合復(fù)制條件，如是否涉及保密內(nèi)容、是否已解密等。對于符合復(fù)制條件的申請，確定復(fù)制方式（如復(fù)印、掃描等）和復(fù)制份數(shù)。3.復(fù)制操作：檔案館工作人員按照審核確定的方式和份數(shù)進(jìn)行檔案復(fù)制操作。復(fù)制過程中，要確保復(fù)制內(nèi)容清晰、完整，與原件一致。4.復(fù)制登記：復(fù)制完成后，檔案館工作人員對復(fù)制情況進(jìn)行登記，記錄復(fù)制時間、利用者姓名、部門、復(fù)制檔案名稱及內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等信息，并將復(fù)制件交利用者簽收。四、檔案利用權(quán)限與審批（一）利用權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部員工：因工作需要，在符合檔案利用制度規(guī)定的范圍內(nèi)，有權(quán)查閱、借閱、復(fù)制與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位人員：原則上不對外單位人員提供檔案利用服務(wù)。確因工作需要，如合作項目、司法調(diào)查等，需經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意，并報公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱或復(fù)制手續(xù)。（二）審批流程1.部門負(fù)責(zé)人審批：利用者所在部門負(fù)責(zé)人對利用申請進(jìn)行初審，重點(diǎn)審查申請內(nèi)容是否與利用者工作職責(zé)相關(guān)、申請目的是否合理等。對于一般性的檔案利用申請，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個工作日內(nèi)完成審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：涉及重要業(yè)務(wù)、機(jī)密信息或需分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的檔案利用申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到申請后的兩個工作日內(nèi)做出審批決定。3.主要領(lǐng)導(dǎo)審批：對于涉及公司核心機(jī)密、重大決策、重要項目等關(guān)鍵檔案的利用申請，或外單位人員利用申請，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)具體情況，在三個工作日內(nèi)完成審批。五、檔案利用的保密規(guī)定（一）保密要求1.利用者在檔案利用過程中，必須嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)以及本公司/組織的保密制度，對接觸到的檔案信息予以保密。2.嚴(yán)禁將檔案帶出規(guī)定的查閱、借閱場所，嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)?、傳播檔案內(nèi)容。3.對于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，利用者如需摘錄、復(fù)制，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，并采取相應(yīng)的保密措施，確保信息不被泄露。（二）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)利用者違反檔案利用保密規(guī)定，檔案館應(yīng)立即停止其檔案利用活動，并收回已提供的檔案。2.對違規(guī)利用者，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如警告、記過、降職、辭退等。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。3.因利用者違規(guī)行為導(dǎo)致檔案信息泄露而給公司/組織造成損失的，利用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案利用的安全保障（一）檔案保管環(huán)境安全1.檔案館應(yīng)具備完善的檔案保管設(shè)施，包括檔案庫房、閱覽室、辦公室等。檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境安全。2.定期對檔案保管設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備存在安全隱患，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或更換。（二）檔案利用過程安全1.在檔案查閱、借閱場所，應(yīng)配備必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對利用者的活動進(jìn)行全程監(jiān)控，防止發(fā)生檔案丟失、損壞等情況。2.檔案館工作人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用過程的管理，提醒利用者注意檔案安全，對利用過程中出現(xiàn)的異常情況及時進(jìn)行處理。3.對于電子檔案的利用，應(yīng)采取嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，防止電子檔案被非法獲取、篡改或丟失。同時，定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。七、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案館自查：檔案館應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行自查，檢查檔案利用流程是否規(guī)范、利用登記是否完整、檔案安全是否得到保障等。對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進(jìn)行整改。2.公司/組織內(nèi)部審計：公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案利用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，重點(diǎn)審查檔案利用審批程序是否合規(guī)、檔案利用行為是否符合規(guī)定、檔案安全措施是否落實等。對審計中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題，提出整改意見并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）外部檢查1.接受上級主管部門檢查：積極配合上級主管部門對本公司/組織檔案利用工作的檢查，如