PAGE檔案管理制度頒布通知一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等所有涉及公司運(yùn)營和管理的單位及人員。（三）定義1.檔案：指公司在各項業(yè)務(wù)活動中直接形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、信函、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理：是指對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程進(jìn)行科學(xué)管理的活動。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各部門的檔案管理工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的檢索效率和利用價值，方便公司內(nèi)部各部門及人員查詢和使用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，各副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議公司檔案管理工作的重大事項，制定檔案管理工作的方針政策和發(fā)展規(guī)劃，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。（二）綜合管理部門綜合管理部門作為公司檔案管理的歸口部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實施和日常管理，其主要職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體實施細(xì)則和操作流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.建立和完善公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。4.組織開展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。5.定期對公司檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷改進(jìn)檔案管理工作。6.負(fù)責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，辦理檔案管理工作中的有關(guān)事宜。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案的收集、整理、初步審核和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，其主要職責(zé)如下：1.按照公司檔案管理制度的要求，負(fù)責(zé)收集、整理本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整。2.對收集到的檔案資料進(jìn)行初步審核，剔除不符合歸檔要求的文件和資料，對符合要求的檔案進(jìn)行分類、編號和編目。3.在規(guī)定的時間內(nèi)，將整理好的檔案資料移交至公司綜合管理部門統(tǒng)一保管，并辦理交接手續(xù)。4.按照公司檔案利用的規(guī)定，為本部門及其他部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，協(xié)助綜合管理部門做好檔案利用工作。5.負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案管理工作規(guī)范有序。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀(jì)要及相關(guān)文件。3.公司各項業(yè)務(wù)活動中簽訂的合同、協(xié)議、意向書等法律文件。4.公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)申報資料及其他財務(wù)文件。5.公司人力資源管理文件,包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動合同等方面的資料。6.公司市場營銷、客戶關(guān)系管理文件，如市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶檔案等。7.公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)管理文件，如研發(fā)項目計劃、技術(shù)方案、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗報告等。8.公司行政管理文件，如辦公文件、會議通知、工作計劃、工作總結(jié)等。9.公司對外宣傳、公關(guān)活動文件，如宣傳資料、新聞稿件、活動策劃方案等。10.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等相關(guān)文件。11.其他具有保存價值的文件、資料、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)及時收集本部門業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案形成的時間順序和類別，對收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，確保檔案資料的齊全、完整，無缺頁、破損等情況。3.對于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有法律效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.各部門應(yīng)定期將收集到的檔案資料移交至公司綜合管理部門，移交時間不得超過業(yè)務(wù)活動結(jié)束后的[X]個工作日。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理、清晰。3.對檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄索引，便于查找和利用。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)管理類、人力資源管理類、市場營銷類、企業(yè)文化類等若干類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年度+類別代碼+流水號”的方式，例如：2023XM001，表示2023年度行政管理類第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等內(nèi)容。同時，為便于電子檢索，還應(yīng)建立電子目錄數(shù)據(jù)庫。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘裝訂。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在檔案整理完畢后，按照規(guī)定的時間和要求及時將檔案移交至公司綜合管理部門進(jìn)行歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，檔案目錄應(yīng)與檔案內(nèi)容一致，檔案編號應(yīng)準(zhǔn)確無誤。3.綜合管理部門在接收檔案時，應(yīng)對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門重新整理。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號、日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.將整理好的檔案及《檔案移交清單》一并移交至公司綜合管理部門檔案管理人員。3.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對驗收，無誤后在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫保管。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的保管期限，分為永久、定期[X]年、定期[X]年等。具體保管期限劃分如下：1.永久保管：公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的重要文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等。公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議形成的決議、紀(jì)要等重要文件。公司簽訂的重大合同、協(xié)議等法律文件。公司財務(wù)決算報告、審計報告等重要財務(wù)文件。公司獲得的具有重大歷史意義和社會價值的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等文件資料。其他需要永久保存的檔案。2.定期保管：定期[X]年保管：公司一般性業(yè)務(wù)活動中形成的文件、資料，如年度工作計劃、工作總結(jié)、一般性合同協(xié)議等。定期[X]年保管：公司日常行政管理文件、短期業(yè)務(wù)往來文件等，如辦公文件、會議通知、短期合同等。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和完整性。同時，定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（五）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、有序，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。2.按照檔案保管期限和分類要求，對檔案進(jìn)行科學(xué)存放，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。4.對檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，做好檔案利用記錄。5.協(xié)助檔案利用部門做好檔案查閱、借閱等服務(wù)工作，提供必要的檔案信息和幫助。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)公司原則：檔案利用工作應(yīng)圍繞公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，為公司各項工作提供有力支持和服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露給公司造成損失。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案，用于業(yè)務(wù)開展、決策參考、項目論證等。2.公司員工因個人權(quán)益維護(hù)、工作交接等需要查閱、借閱與其本人相關(guān)的檔案。3.外部單位因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后查閱、借閱公司相關(guān)檔案，但必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（三）利用流程1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部各部門人員如需查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。將《檔案查閱申請表》提交至公司綜合管理部門檔案管理人員，檔案管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中查詢檔案信息，并確定檔案存放位置。查閱人員在檔案管理人員的陪同下，到檔案庫房查閱檔案。查閱檔案時，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后，在《檔案查閱申請表》上簽字確認(rèn)，并將申請表存檔。2.內(nèi)部借閱：公司內(nèi)部各部門人員如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。將《檔案借閱申請表》提交至公司綜合管理部門檔案管理人員，檔案管理人員對申請表進(jìn)行審核，審核通過后，辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員將檔案交借閱人員，并在《檔案借閱登記簿》上登記借閱檔案的名稱、編號、借閱時間、借閱期限、歸還時間等信息，由借閱人員簽字確認(rèn)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案完好無損后，在《檔案借閱登記簿》上注明歸還時間，并將檔案入庫保管。3.外部查閱、借閱：外部單位因工作需要查閱、借閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提交《檔案查閱、借閱申請表》，注明查閱、借閱檔案的名稱、編號、查閱、借閱目的、查閱、借閱時間等信息，并加蓋單位公章。公司綜合管理部門對申請表進(jìn)行審核，審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，外部單位查閱、借閱人員應(yīng)在公司檔案管理人員的陪同下查閱、借閱檔案。查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，不得擅自將檔案帶出公司，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)公司檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。在查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)對查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，查閱、借閱完畢后，查閱、借閱人員應(yīng)在《檔案查閱、借閱登記簿》上簽字確認(rèn)。（四）利用記錄與統(tǒng)計1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用記錄臺賬，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用部門、利用人員、利用檔案名稱、利用目的、利用方式等信息。2.定期對檔案利用記錄進(jìn)行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化提供依據(jù)。統(tǒng)計分析內(nèi)容包括檔案利用頻率、利用部門分布、利用類型等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、保管狀況等因素，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。2.定期鑒定原則：定期對檔案進(jìn)行鑒定，及時發(fā)現(xiàn)和剔除失去保存價值的檔案，優(yōu)化檔案庫存結(jié)構(gòu)。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家為成員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其是否具有保存價值。2.價值評估法：根據(jù)檔案的重要