PAGE局檔案管理制度通知一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各科室、下屬單位及其工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作，對全局檔案進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本局各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)和保管期限等進(jìn)行科學(xué)分類編號，便于管理和查找利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局領(lǐng)導(dǎo)為組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)、監(jiān)督檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題。（二）局辦公室1.負(fù)責(zé)制定和完善本局檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本局各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.負(fù)責(zé)檔案的分類、編號、編目、上架等日常管理工作，建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.負(fù)責(zé)按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。5.負(fù)責(zé)對本局各科室、下屬單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（三）各科室、下屬單位1.負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向局辦公室移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案管理的具體工作，確保檔案工作的正常開展。3.配合局辦公室做好檔案的查閱利用、鑒定銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局在工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。具體包括：1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本局召開的重要會議文件、記錄、紀(jì)要等。4.本局開展的各類業(yè)務(wù)活動形成的文件、合同、協(xié)議、項(xiàng)目資料等。5.本局工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.本局獲得的榮譽(yù)證書、獎牌、獎杯等實(shí)物檔案。7.本局拍攝的反映工作情況的照片、錄像、錄音等聲像檔案。8.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各科室、下屬單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本科室、本單位在工作中形成的檔案材料，并進(jìn)行分類整理。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.對重要的檔案材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。2.對每一類檔案進(jìn)行細(xì)分，如文書檔案可分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)工作等二級類目；業(yè)務(wù)檔案可根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)一步細(xì)分。3.按照分類順序?qū)n案材料進(jìn)行排列，同一類目中的檔案材料按照時(shí)間先后順序排列。4.對每份檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。5.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄與檔案材料一一對應(yīng)。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各科室、下屬單位應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案材料整理歸檔完畢，并移交局辦公室。（二）歸檔程序1.各科室、下屬單位兼職檔案員對整理好的檔案材料進(jìn)行初步審核，確保檔案材料齊全完整、分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.將檔案材料連同移交清單一并移交局辦公室，局辦公室檔案管理人員進(jìn)行接收登記，并對檔案進(jìn)行再次審核。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。1.永久保管的檔案：凡是反映本局主要職能活動和歷史面貌的，對本局工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管的檔案：凡是反映本局一般工作活動，在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（四）保管要求1.局辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查找。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完整無缺。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要，可查閱本局檔案。外單位查閱本局檔案，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等。2.申請表經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人或下屬單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)局辦公室審批。3.局辦公室根據(jù)審批意見，安排檔案管理人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱人查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本局檔案管理制度，不得損害國家利益、集體利益和他人合法權(quán)益。2.檔案管理人員應(yīng)積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，防止泄密。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)從政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等方面進(jìn)行全面分析，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確無誤。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級主管部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行及時(shí)統(tǒng)計(jì)。2.定期向上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)。（二）移交工作1.本局檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向上級主管部門和同級國家綜合檔案館移交。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交目錄，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員應(yīng)協(xié)助上級主管部門和國家綜合檔案館做好檔案接收工作，確保檔案移交順利進(jìn)行。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員應(yīng)熱愛檔案工作，忠于職守，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。（二）認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱利用等工作，確保檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化。（三）積極參加檔案業(yè)務(wù)培