PAGE檔案數(shù)字化歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲、管理和利用，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，確保檔案信息的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、數(shù)字化歸檔及利用過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案數(shù)字化應(yīng)真實(shí)反映檔案原件的內(nèi)容和形式，確保數(shù)字化副本與原件一致。2.完整性原則：全面涵蓋公司各類檔案，保證數(shù)字化檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.安全性原則：采取必要的安全措施，保障檔案數(shù)字化信息在存儲、傳輸和使用過程中的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.規(guī)范性原則：遵循國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定，規(guī)范檔案數(shù)字化歸檔工作流程和操作方法。5.便利性原則：優(yōu)化數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提高檔案檢索、利用的便捷性，滿足公司各部門及員工對檔案信息的需求。二、檔案數(shù)字化歸檔工作組織與職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案數(shù)字化歸檔制度、流程及標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案數(shù)字化工作，制定年度數(shù)字化工作計(jì)劃，明確工作目標(biāo)、任務(wù)和進(jìn)度安排。3.負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的組織協(xié)調(diào)，包括與外部數(shù)字化服務(wù)提供商的溝通、合作，以及內(nèi)部各部門之間的協(xié)作。4.對檔案數(shù)字化工作進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督和檢查，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量符合要求。5.負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。6.組織開展檔案數(shù)字化相關(guān)培訓(xùn)工作，提高員工的檔案數(shù)字化意識和操作技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行數(shù)字化歸檔。3.配合檔案管理部門開展檔案數(shù)字化相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)本部門員工在檔案數(shù)字化利用過程中的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案信息的合理使用。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)和數(shù)字化技術(shù)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的具體實(shí)施，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接和存儲等工作。2.對數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量抽檢，及時發(fā)現(xiàn)和糾正數(shù)字化過程中出現(xiàn)的問題，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案的分類、編目和索引建立，提高檔案檢索效率。4.協(xié)助檔案管理部門做好數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和數(shù)據(jù)備份工作，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。5.嚴(yán)格遵守檔案管理保密制度，確保檔案數(shù)字化過程中信息不泄露。三、檔案數(shù)字化歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.公司各類文件，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。2.公司在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的紙質(zhì)、電子、聲像等不同載體形式的檔案資料。（二）歸檔要求1.檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章等手續(xù)完備。對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制后再行歸檔。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性。同時，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，便于識別和管理。3.聲像檔案應(yīng)圖像清晰、聲音清楚，載體完好，并注明拍攝（錄制）時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等相關(guān)信息。4.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。四、檔案數(shù)字化歸檔流程（一）檔案收集與整理1.各部門按照檔案管理要求，定期收集本部門在工作過程中形成的各類檔案資料，并進(jìn)行初步整理。整理內(nèi)容包括分類、排序、編頁、裝訂等，確保檔案資料的整齊有序。2.對收集到的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對于不符合要求的檔案，及時退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）檔案移交1.各部門整理好的檔案，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.按照規(guī)定的時間和流程，將檔案移交至檔案管理部門。檔案管理部門接收檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對《檔案移交清單》內(nèi)容與實(shí)際檔案情況是否一致，無誤后辦理簽收手續(xù)。（三）檔案數(shù)字化前處理1.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行再次審核，確保檔案質(zhì)量符合數(shù)字化要求。2.對需要數(shù)字化的檔案進(jìn)行拆卷、去污、修補(bǔ)等預(yù)處理工作，保證掃描圖像的清晰、完整。3.根據(jù)檔案內(nèi)容和類別，確定數(shù)字化的方式和參數(shù)，如掃描分辨率、色彩模式等。（四）檔案掃描1.選擇專業(yè)的檔案掃描設(shè)備和軟件，按照確定的掃描方式和參數(shù)進(jìn)行掃描。掃描過程中應(yīng)保證圖像清晰、完整，不失真。2.對掃描后的圖像進(jìn)行實(shí)時檢查，并做好記錄。發(fā)現(xiàn)圖像質(zhì)量問題時，及時進(jìn)行重新掃描。3.掃描完成后，將掃描圖像存儲到臨時存儲介質(zhì)中，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）圖像處理1.對掃描圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像的質(zhì)量和可讀性。2.對圖像進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲為規(guī)定格式，如PDF等，便于后續(xù)管理和利用。3.對圖像處理后的圖像進(jìn)行質(zhì)量抽檢，抽檢比例應(yīng)不低于總圖像數(shù)量的[X]%，確保圖像處理質(zhì)量符合要求。（六）數(shù)據(jù)掛接與存儲1.將數(shù)字化處理后的圖像數(shù)據(jù)與對應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系，便于檔案的檢索和查詢。2.選擇安全可靠的存儲設(shè)備和存儲系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（七）檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收1.檔案數(shù)字化項(xiàng)目完成后，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案數(shù)字化的范圍、質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接、存儲等方面。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，填寫《檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收報(bào)告》，對驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄。驗(yàn)收合格的，方可進(jìn)行下一步工作；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格。（八）檔案數(shù)字化成果移交與入庫1.驗(yàn)收合格的數(shù)字化檔案成果，由檔案管理部門辦理正式移交手續(xù)，將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)移交至檔案管理系統(tǒng)，并按照檔案分類編號規(guī)則進(jìn)行入庫存儲。2.建立數(shù)字化檔案入庫臺賬，記錄檔案的入庫時間、名稱、數(shù)量、存儲位置等信息，便于檔案的管理和查詢。五、檔案數(shù)字化歸檔質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.掃描圖像應(yīng)清晰、完整，分辨率不低于[X]dpi，色彩模式為[具體色彩模式]，確保能夠準(zhǔn)確反映檔案原件的內(nèi)容和形式。2.圖像處理后的圖像應(yīng)無明顯瑕疵，文字清晰可辨，圖像格式統(tǒng)一規(guī)范。3.數(shù)據(jù)掛接應(yīng)準(zhǔn)確無誤，索引信息完整、準(zhǔn)確，便于檔案檢索查詢。4.數(shù)字化檔案存儲應(yīng)安全可靠，數(shù)據(jù)備份及時、完整，存儲介質(zhì)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）質(zhì)量抽檢1.檔案管理部門應(yīng)定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量抽檢，抽檢比例應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和重要程度合理確定，一般不低于[X]%。2.抽檢內(nèi)容包括掃描圖像質(zhì)量、圖像處理效果、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確性、存儲安全性等方面。3.對抽檢中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并通知相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改，整改完成后進(jìn)行復(fù)查，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求。（三）質(zhì)量考核1.建立檔案數(shù)字化歸檔質(zhì)量考核機(jī)制，對參與檔案數(shù)字化工作的部門和人員進(jìn)行質(zhì)量考核。2.考核指標(biāo)包括檔案收集整理的及時性和準(zhǔn)確性、數(shù)字化工作的完成進(jìn)度、數(shù)字化檔案質(zhì)量等方面。3.質(zhì)量考核結(jié)果與部門和個人的績效掛鉤，對質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的部門和個人進(jìn)行相應(yīng)的處罰，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行獎勵。六、檔案數(shù)字化歸檔安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案數(shù)字化歸檔安全管理制度，明確安全責(zé)任，規(guī)范安全操作流程。2.加強(qiáng)對檔案數(shù)字化工作場所的安全管理，設(shè)置必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保工作場所的安全。3.對參與檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，防止因人為失誤導(dǎo)致安全事故。（二）數(shù)據(jù)安全1.采取加密技術(shù)對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。2.定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，并進(jìn)行異地存儲。3.建立數(shù)據(jù)訪問控制機(jī)制，嚴(yán)格限制對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用相關(guān)數(shù)據(jù)。（三）信息安全1.加強(qiáng)對檔案數(shù)字化過程中涉及的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲介質(zhì)等的管理，定期進(jìn)行病毒查殺和安全檢查，防止信息泄露和病毒感染。2.對檔案數(shù)字化工作中產(chǎn)生的各類文檔、記錄等進(jìn)行妥善保管，防止信息被非法獲取或篡改。3.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)信息安全的法律法規(guī)，對檔案數(shù)字化過程中的信息安全事件及時進(jìn)行報(bào)告和處理，采取有效措施降低損失和影響。七、檔案數(shù)字化歸檔的利用與保密（一）利用規(guī)定1.公司員工因工作需要查閱數(shù)字化檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的數(shù)字化檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.如需借閱數(shù)字化檔案的，應(yīng)按照公司檔案借閱制度辦理相關(guān)手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時間。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制或泄露檔案內(nèi)容。4.檔案管理部門應(yīng)定期對數(shù)字化檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，根據(jù)利用需求和檔案價值，合理調(diào)整檔案數(shù)字化工作重點(diǎn)和方向。（二）保密措施1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對檔案數(shù)字化過程中涉及的機(jī)密信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.