PAGE瑜伽協(xié)會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強瑜伽協(xié)會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于瑜伽協(xié)會各部門及全體會員在工作活動中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：協(xié)會檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映協(xié)會的工作活動和歷史發(fā)展。3.完整性原則：全面收集協(xié)會工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對涉及協(xié)會機密和會員隱私的檔案，嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門協(xié)會設立檔案管理室，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案和編號規(guī)則。3.對檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的安全。4.為檔案查閱提供服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政文件類：包括協(xié)會的章程、決議、決定、通知、報告、請示等文件。2.會員管理類：會員登記表、會員會費繳納記錄、會員活動參與情況等。3.教學培訓類：瑜伽教學計劃、教案、培訓教材、學員考核成績等。4.活動組織類：各類瑜伽活動的策劃方案、活動通知、活動總結、活動照片和視頻等。5.財務檔案類：協(xié)會的財務預算、決算、收支憑證、財務報表等。6.設備物資類：協(xié)會的瑜伽設備清單、設備采購合同、設備維護記錄等。7.榮譽獎項類：協(xié)會獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等相關資料。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式。例如，2023年行政文件類的第5份文件編號為2023XZ05。具體類別代碼如下：1.行政文件類：XZ2.會員管理類：HY3.教學培訓類：JX4.活動組織類：HD5.財務檔案類：CW6.設備物資類：SB7.榮譽獎項類：RY四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.協(xié)會各部門在工作中形成的文件、資料、記錄等。2.會員提交的與協(xié)會活動相關的材料。3.協(xié)會舉辦的各類活動中產生的照片、視頻、宣傳資料等。4.協(xié)會與外部單位往來的文件、信函、合同等。（二）收集要求1.各部門應及時將工作中形成的檔案材料移交檔案管理部門，不得積壓或擅自銷毀。2.檔案材料應齊全、完整、真實，字跡清晰，載體完好。（三）整理方法1.按照檔案分類方案進行分類。2.對每份檔案進行編號，并編制目錄。3.對檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊規(guī)范。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各類檔案應在形成后的[X]個工作日內歸檔。（二）歸檔流程1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進行初步審核，檢查是否符合歸檔要求。2.對符合要求的檔案進行分類、編號、編目，然后裝入檔案盒或檔案袋。3.在檔案盒或檔案袋上標注檔案編號、類別、年度等信息。4.將檔案存入檔案庫房，并按照檔案排列順序上架存放。（三）保管期限1.永久保管：涉及協(xié)會重大歷史事件、重要決策、核心機密等檔案。2.定期保管：分為[X]年、[X]年、[X]年三個期限。具體檔案的保管期限根據其重要程度和參考價值確定。（四）保管條件1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備。3.檔案應存放在專用的檔案架上，排列整齊，便于查找。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.協(xié)會內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經協(xié)會秘書長簽字同意后，方可查閱。涉及協(xié)會機密的檔案，外單位人員查閱需經協(xié)會會長批準。（二）查閱程序1.查閱人員向檔案管理部門提交《檔案查閱申請表》。2.檔案管理人員根據查閱權限進行審核，批準后提供檔案查閱服務。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容，需經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱人員查閱檔案后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用方式1.為協(xié)會內部人員提供檔案資料的借閱服務，用于工作參考和研究。2.根據協(xié)會工作需要，為外部單位提供檔案資料的查閱和利用服務，促進協(xié)會與外界的交流與合作。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理人員、協(xié)會相關業(yè)務人員和主管領導參加。2.鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、參考價值等因素，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對鑒定后確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、類別、名稱、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經協(xié)會秘書長審核，會長批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據應準確、及時、完整，為檔案管理決策提供依據。（二）移交工作1.協(xié)會因機構變動、撤銷等原因，需要將檔案移交給其他單位時，應按照國家有關規(guī)定辦理檔案移交