PAGE法律服務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司法律服務(wù)檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在法律服務(wù)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司在提供法律服務(wù)過程中形成的各類檔案，包括但不限于訴訟案件檔案、非訴訟法律事務(wù)檔案、法律咨詢檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則法律服務(wù)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映法律服務(wù)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善本公司法律服務(wù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.集中統(tǒng)一管理本公司的法律服務(wù)檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在法律服務(wù)過程中形成檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范檔案的形成和積累，確保檔案的質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，不斷提高自身素質(zhì)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。4.積極為檔案的查詢、借閱等提供服務(wù)，提高檔案的利用效率。5.定期對檔案進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.訴訟案件檔案：包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄、判決書、裁定書、調(diào)解書等。2.非訴訟法律事務(wù)檔案：包括合同審查意見書、法律意見書、盡職調(diào)查報告、項(xiàng)目談判記錄、協(xié)議書等。3.法律咨詢檔案：包括咨詢記錄、解答意見等。4.其他與法律服務(wù)相關(guān)的文件材料，如律師函、授權(quán)委托書、法律研究報告等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在法律服務(wù)工作結(jié)束后及時將檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，紙張質(zhì)量良好。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為訴訟案件檔案、非訴訟法律事務(wù)檔案、法律咨詢檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：將檔案材料按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于檔案的查詢和利用。四、檔案的保管（一）保管期限1.訴訟案件檔案的保管期限分為短期、長期和永久。短期保管期限為10年，長期保管期限為30年，永久保管期限為具有重要保存價值的檔案。2.非訴訟法律事務(wù)檔案和法律咨詢檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定，一般不少于10年。（二）保管條件1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜內(nèi)，按照編號順序排列，便于查找和管理。（三）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全和完整。3.定期檢查的結(jié)果應(yīng)記錄在案，作為檔案管理工作考核的依據(jù)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司內(nèi)部人員因工作需要可以查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信和查閱、借閱檔案的申請函，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）利用期限1.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，當(dāng)場查閱，不得帶出檔案管理部門。2.借閱檔案的期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則。2.鑒定工作應(yīng)在檔案管理部門的組織下，由業(yè)務(wù)部門和檔案管理人員共同參與。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實(shí)價值和法律價值等。3.檔案的保管期限是否合理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，形成鑒定報告。2.鑒定報告應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。3.對于失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的法律服務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查詢和利用。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備和軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙