PAGE分局檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)分局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在分局各項工作中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于分局各部門及全體工作人員在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則分局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映分局各項工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集和整理分局在工作活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，滿足分局各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門分局設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)分局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定分局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用分局各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.指導(dǎo)分局各部門的檔案工作，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。4.參與分局重大活動和重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的齊全完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)檔案管理工作方法和措施。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將本部門在工作活動中形成的文件材料進(jìn)行分類整理，定期移交檔案管理部門歸檔。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助，確保檔案管理工作的順利開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與分局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.分局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.分局在業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如項目申報材料、審批文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)報表等。4.分局召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。5.分局工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，如培訓(xùn)記錄、考核材料、獎勵表彰材料等。6.分局開展的各類活動的文件材料，如活動方案、宣傳資料、照片、錄像等。7.其他與分局工作相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在工作活動中形成的文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集和保存，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)合理，便于查找和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案按照項目分類，每個項目內(nèi)再按照文件形成的時間順序進(jìn)行排列，編制項目檔案目錄。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬等）、財務(wù)報告等類別進(jìn)行整理，編制會計檔案目錄。4.聲像檔案按照載體形式（照片、錄像帶、錄音帶等）分類，注明拍攝或錄制時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，編制聲像檔案目錄。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）檔案的數(shù)字化為提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化工作。將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。（四）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對保管期限已滿且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)分局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.分局內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱分局檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱分局檔案。（二）利用手續(xù)1.分局內(nèi)部工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.上級機(jī)關(guān)、其他單位查閱分局檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱分局檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，為利用者提供查閱檔案的場所和設(shè)備。2.利用者查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門工作人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用目的等信息，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，編制檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。（二）移交工作1.分局撤銷、合并時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)