PAGE物業(yè)行業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)行業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在物業(yè)管理、服務(wù)及企業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)管理公司及下屬各部門、各項目管理處，涵蓋物業(yè)項目從接管籌備到運營服務(wù)全過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則物業(yè)行業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性與完整性原則檔案應(yīng)如實反映物業(yè)項目的實際情況和工作過程，保證檔案內(nèi)容完整無缺，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學(xué)與便于利用原則按照檔案的形成規(guī)律和特點進行科學(xué)分類，便于檔案的保管、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.對各部門、各項目管理處的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司的決策、管理、服務(wù)及社會利用提供檔案信息支持。（二）各部門、各項目管理處職責(zé)1.負責(zé)本部門、本項目管理處各類文件、資料、記錄的形成、積累和整理工作，并按照公司檔案管理制度的要求，定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案管理人員，負責(zé)本部門、本項目管理處檔案工作的日常管理，確保檔案的及時收集、整理和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。三、檔案的分類與編號（一）分類物業(yè)行業(yè)檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、資質(zhì)證書、印章管理等方面的文件材料。2.財務(wù)管理類：涵蓋財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)資料。3.客戶服務(wù)類：涉及業(yè)主信息、入住資料、裝修管理、投訴處理、回訪記錄、社區(qū)文化活動等相關(guān)文件。4.工程管理類：包含物業(yè)項目的規(guī)劃設(shè)計圖紙、工程建設(shè)合同、施工組織設(shè)計、工程變更記錄、竣工驗收資料、設(shè)備臺賬及維護保養(yǎng)記錄等。5.安全管理類：有安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、消防設(shè)施檔案、治安防范記錄等文件。6.環(huán)境管理類：包括環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)、綠化養(yǎng)護記錄、垃圾清運記錄、消殺記錄等資料。7.合同管理類：各類物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、采購合同、外包服務(wù)合同等。8.檔案管理類：關(guān)于檔案管理工作的制度、流程、檔案移交清單、檔案利用記錄等文件。9.信息化管理類：涉及公司信息系統(tǒng)建設(shè)、維護、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等方面的資料。10.其他類：不屬于上述分類的其他重要文件和資料。（二）編號1.檔案編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.大類代碼：按照上述分類順序，分別用兩位數(shù)字表示，如行政管理類為“01”，財務(wù)管理類為“02”等。3.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，其編號為“0120230001”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門、各項目管理處應(yīng)明確檔案收集的范圍和要求，確保各類文件、資料、記錄及時、完整地收集。2.檔案收集工作應(yīng)遵循以下流程：業(yè)務(wù)活動開始前，相關(guān)人員應(yīng)明確文件材料的形成要求和歸檔責(zé)任，確保文件材料的質(zhì)量。業(yè)務(wù)活動過程中，承辦人員應(yīng)及時收集、整理工作中形成的各類文件材料，做到隨辦隨收、隨收隨整。業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，承辦人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的文件材料移交本部門或本項目管理處的兼職檔案管理人員。3.兼職檔案管理人員應(yīng)定期對收集到的文件材料進行檢查，確保其齊全、完整、準(zhǔn)確，并及時向檔案管理部門移交。（二）整理1.檔案管理部門收到移交的文件材料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理。2.整理工作包括以下內(nèi)容：區(qū)分文件材料的類別，確定其歸屬。對每份文件材料進行編號、編目，填寫文件題名、日期、責(zé)任者等信息。按照文件材料的內(nèi)在聯(lián)系和形成規(guī)律，進行分類組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序。編制卷內(nèi)目錄、備考表，填寫卷號、保管期限等信息。裝訂成冊，確保文件材料牢固、整齊、美觀。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時間原則上為每年的上半年，各部門、各項目管理處應(yīng)在每年3月底前將上一年度的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案編號順序，將歸檔的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止卷號等信息。3.建立檔案歸檔臺賬，詳細記錄檔案的歸檔時間、類別、數(shù)量、保管期限等信息，便于查詢和統(tǒng)計。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查閱。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施。5.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進行檢查和更新。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.鑒定工作應(yīng)組成由檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加的鑒定小組，對檔案進行逐卷審查。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值等因素，綜合判斷檔案的存毀價值，并填寫檔案鑒定意見書。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.在銷毀檔案前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的類別、年度、卷號、題名、數(shù)量等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人。七、檔案的利用與借閱（一）利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱情況。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案管理部門應(yīng)積極主動地為公司的決策、管理、服務(wù)等工作提供檔案信息支持，根據(jù)需要編寫檔案利用材料，如檔案匯編、專題資料等。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因、期限等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真檢查檔案的完整性和完好性，確認無誤后，在檔案借閱登記簿上注銷登記。八、檔案管理人員的職責(zé)與要求（一）職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管及提供利用等。及時對檔案進行分類、編號、編目，確保檔案的有序存放和準(zhǔn)確檢索。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。負責(zé)檔案庫房的安全管理，維護檔案保管環(huán)境。4.協(xié)助檔案鑒定小組做好檔案的鑒定工作，按照規(guī)定程序?qū)σ殉^保管期限的檔案進行銷毀處理。5.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)需要編寫檔案利用材料，提高檔案的利用率。6.負責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的維護和管理，及時錄入、更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）要求1.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.工作認