PAGE老年體協(xié)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)老年體協(xié)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在老年體協(xié)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于老年體協(xié)機(jī)關(guān)及所屬各分支機(jī)構(gòu)、俱樂(lè)部等相關(guān)部門的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指老年體協(xié)在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本組織有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：老年體協(xié)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映老年體協(xié)的工作活動(dòng)和歷史發(fā)展，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立老年體協(xié)檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范管理。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和操作規(guī)范。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)和安全工作，定期檢查檔案的保管狀況，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案查閱和借閱服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息化管理，提高檔案管理效率和利用水平。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善檔案管理工作。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，按照檔案管理要求提供相關(guān)資料和信息，協(xié)助做好檔案的查閱和利用工作。3.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門檔案的管理，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和檢查，防止檔案丟失和損壞。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.老年體協(xié)在組織各類體育活動(dòng)、會(huì)議、培訓(xùn)、調(diào)研等工作中形成的文件、資料、記錄等。2.老年體協(xié)制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.老年體協(xié)與上級(jí)部門、其他單位及社會(huì)組織的往來(lái)文件、信函、協(xié)議等。4.老年體協(xié)工作人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。5.老年體協(xié)舉辦的各類體育賽事、活動(dòng)的文件、資料、照片、錄像等。6.老年體協(xié)獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。7.其他對(duì)老年體協(xié)有保存價(jià)值的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案管理要求。3.對(duì)重要文件和資料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同載體上，確保檔案的安全性和完整性。（三）整理方法1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)、實(shí)用、便于管理的原則，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、聲像檔案類等。3.每一類檔案應(yīng)按照年度、保管期限等進(jìn)行細(xì)分，編制檔案分類目錄。4.檔案整理應(yīng)按照文件材料的順序進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，確保檔案的整齊、美觀和便于查閱。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映老年體協(xié)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)老年體協(xié)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映老年體協(xié)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)老年體協(xié)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映老年體協(xié)短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)老年體協(xié)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）檔案的存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，按照檔案分類目錄順序排列，便于查閱和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并注明相關(guān)信息，便于查閱和利用。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)老年體協(xié)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)老年體協(xié)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)按照規(guī)定的查閱范圍和程序進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或涂改、抽取、撤換檔案材料。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，提供檔案查閱服務(wù)，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱管理1.本單位工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)老年體協(xié)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)老年體協(xié)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自拆封、涂改、損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后，辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的存毀。2.審查檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)審查檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和利用價(jià)值，根據(jù)檔案的實(shí)際情況，確定檔案的存毀。3.對(duì)涉及重要?dú)v史事件、重要人物、重要決策等檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，確保檔案的安全保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)報(bào)老年體協(xié)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷。銷毀人員和監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)清理，確保檔案庫(kù)房的整潔和安全。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)報(bào)送老年體協(xié)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議。（二）移交工作1.老年體協(xié)撤銷、合并或機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，做好