PAGE易地搬遷檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)易地搬遷檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在易地搬遷工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在易地搬遷工作中形成的各類檔案管理，包括但不限于搬遷規(guī)劃、安置協(xié)議、資金使用、人員信息等相關(guān)文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)易地搬遷檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性與完整性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映易地搬遷工作的實(shí)際情況，全面收集、整理各類相關(guān)文件資料，保證檔案的完整性。3.保密性原則對(duì)涉及搬遷群眾個(gè)人隱私、敏感信息以及商業(yè)機(jī)密等內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為易地搬遷工作的決策、實(shí)施和監(jiān)督提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立易地搬遷檔案管理辦公室（以下簡(jiǎn)稱“檔案辦”），負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)易地搬遷檔案管理工作。檔案辦可根據(jù)實(shí)際情況配備檔案管理人員，明確崗位職責(zé)。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.檔案辦職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，制定易地搬遷檔案管理的具體辦法和實(shí)施細(xì)則。負(fù)責(zé)易地搬遷檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。組織開(kāi)展易地搬遷檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的信息化水平。定期向上級(jí)主管部門和相關(guān)部門報(bào)送檔案管理工作情況。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。嚴(yán)格按照檔案管理制度和操作規(guī)程，做好檔案的保管、借閱、歸還等工作，保證檔案的安全。負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和更新，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案檢索效率。協(xié)助檔案辦開(kāi)展檔案鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.規(guī)劃與計(jì)劃類包括易地搬遷項(xiàng)目規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、實(shí)施方案、可行性研究報(bào)告等。2.安置協(xié)議類與搬遷群眾簽訂的安置協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等相關(guān)文件。3.資金管理類資金籌集、使用計(jì)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、資金撥付憑證等。4.人員信息類搬遷群眾基本信息登記表、身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、就業(yè)情況等。5.工程建設(shè)類項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、設(shè)計(jì)圖紙、施工許可證、工程合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.政策文件類國(guó)家和地方有關(guān)易地搬遷的政策法規(guī)、通知、會(huì)議紀(jì)要等。7.其他相關(guān)類如搬遷過(guò)程中的照片、視頻、信訪材料、工作總結(jié)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門在易地搬遷工作中形成的各類文件資料，并定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保信息的一致性和可追溯性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為綜合管理類、規(guī)劃計(jì)劃類、安置協(xié)議類、資金管理類、人員信息類、工程建設(shè)類、政策文件類、其他相關(guān)類等一級(jí)類目。在一級(jí)類目下，可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置二級(jí)、三級(jí)類目，如安置協(xié)議類可分為住宅安置協(xié)議、商業(yè)安置協(xié)議等二級(jí)類目。2.編號(hào)對(duì)整理好后的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的結(jié)構(gòu)，其中全宗號(hào)為公司/組織的檔案全宗編號(hào)；目錄號(hào)為檔案分類目錄編號(hào)；案卷號(hào)為每一卷檔案的編號(hào)；件號(hào)為每卷檔案內(nèi)文件的順序編號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者（發(fā)文部門或個(gè)人）、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案卷內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理方法，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案移交清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由移交部門留存。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，便于查找和利用。（二）保管期限1.永久保管涉及易地搬遷項(xiàng)目的重要決策、規(guī)劃、協(xié)議、資金使用等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和憑證作用的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他檔案根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值，確定保管期限，一般分為30年、10年等。3.保管期限的劃分和調(diào)整檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的實(shí)際情況調(diào)整保管期限。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）保管措施1.庫(kù)房建設(shè)檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案裝具采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。3.數(shù)字化管理推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，將重要檔案進(jìn)行掃描錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。同時(shí)，對(duì)數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.安全檢查定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括庫(kù)房設(shè)施設(shè)備、檔案保管狀況、溫濕度記錄等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理，確保檔案的安全。5.人員管理檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或泄露檔案內(nèi)容。檔案管理人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在指定地點(diǎn)查閱。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定方法1.全面審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，確定檔案是否到期或失去保存價(jià)值。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的意見(jiàn)，對(duì)檔案的存毀進(jìn)行綜合評(píng)估。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)將檔案銷毀情況報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足易地搬遷工作的決策、實(shí)施和監(jiān)督等需要，同時(shí)兼顧其他相關(guān)部門和人員的合理利用需求。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、利用者姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等內(nèi)容。2.借閱對(duì)于確需借出檔案的，檔案利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱和數(shù)量、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容。檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案利用者因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的名稱和數(shù)量、復(fù)制用途等內(nèi)容。檔案復(fù)制申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)制。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定對(duì)復(fù)制的檔案進(jìn)行編號(hào)、登記，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。2.檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的地點(diǎn)查閱或使用檔案，不得將檔案帶出指定場(chǎng)所。3.檔案利用者如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，