2026年電氣制造公司質(zhì)量記錄保存管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司質(zhì)量記錄的保存管理工作，建立標準化、系統(tǒng)化的質(zhì)量記錄全生命周期管控體系，確保質(zhì)量記錄真實、完整、可追溯，為產(chǎn)品質(zhì)量管控、合規(guī)審核、問題追溯及持續(xù)改進提供有效依據(jù)，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動合規(guī)有序，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《質(zhì)量管理體系要求》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司電氣制造生產(chǎn)經(jīng)營實際需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有質(zhì)量相關記錄的保存管理工作，涵蓋產(chǎn)品設計研發(fā)、原材料采購、生產(chǎn)制造、檢驗驗證、倉儲運輸、售后維護、質(zhì)量管理體系運行等全流程產(chǎn)生的質(zhì)量記錄；包括紙質(zhì)記錄、電子記錄及其他載體形式的記錄；涉及公司研發(fā)部門、采購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)檢部門、倉儲部門、銷售部門、檔案管理部門、法務部門及所有產(chǎn)生、使用、保管質(zhì)量記錄的部門與人員；同時適用于為公司提供質(zhì)量相關服務的供應商及協(xié)作方。（三）核心原則真實完整原則：質(zhì)量記錄的填寫、收集、保存需確保真實準確，內(nèi)容完整無缺，清晰反映相關質(zhì)量活動的全過程，不得篡改、偽造或遺漏關鍵信息。全程管控原則：建立“產(chǎn)生-收集-整理-歸檔-保管-查閱-銷毀”全流程質(zhì)量記錄管控機制，每個環(huán)節(jié)均明確管控要求，確保記錄全程可追溯。合規(guī)追溯原則：嚴格遵循相關法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，明確各類質(zhì)量記錄的保存期限，確保記錄在規(guī)定期限內(nèi)妥善保管，滿足追溯與審核需求。安全保密原則：采取有效防護措施，保障質(zhì)量記錄的存儲安全，防止記錄丟失、損壞、泄露；對涉及商業(yè)秘密、技術機密的質(zhì)量記錄，強化保密管控。實用高效原則：優(yōu)化質(zhì)量記錄保存管理流程，規(guī)范記錄分類與標識，提升記錄查閱、使用效率，確保記錄能有效支撐質(zhì)量管控與經(jīng)營決策。二、組織與職責（一）質(zhì)量記錄保存管理領導小組公司成立質(zhì)量記錄保存管理領導小組，由分管質(zhì)量的高層管理人員擔任組長，成員包括質(zhì)檢部門、檔案管理部門、研發(fā)部門、采購部門、生產(chǎn)部門、銷售部門、法務部門負責人。主要職責：審定公司質(zhì)量記錄保存管理中長期規(guī)劃及年度管控計劃；審批質(zhì)量記錄分類目錄、保存期限標準及重大記錄處置方案；協(xié)調(diào)解決記錄保存管理過程中的重大爭議與問題；監(jiān)督本制度的有效執(zhí)行；評估質(zhì)量記錄保存管理工作成效。（二）質(zhì)檢部門作為質(zhì)量記錄保存管理的牽頭部門，負責組織開展質(zhì)量記錄保存的各項統(tǒng)籌管理工作；牽頭制定與修訂質(zhì)量記錄分類目錄、保存期限標準及管理流程；指導各部門開展質(zhì)量記錄的填寫、收集、整理工作；核查各部門質(zhì)量記錄的完整性與規(guī)范性；組織開展質(zhì)量記錄保存管理的培訓與指導；跟蹤質(zhì)量記錄在質(zhì)量管控中的應用情況，推動記錄管理優(yōu)化。（三）檔案管理部門負責質(zhì)量記錄的專業(yè)歸檔與集中保管工作；建立標準化的質(zhì)量記錄存儲庫房及電子存儲系統(tǒng)，配備必要的防護設施；負責質(zhì)量記錄的接收、分類、編號、標識、歸檔整理；嚴格執(zhí)行質(zhì)量記錄保管、查閱、銷毀流程；定期對存儲的質(zhì)量記錄進行檢查、維護，確保記錄存儲安全；負責電子記錄的備份與安全管控，防范數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）各業(yè)務部門（研發(fā)、采購、生產(chǎn)等）負責本部門相關質(zhì)量記錄的產(chǎn)生、填寫、初步收集與整理工作；確保本部門產(chǎn)生的質(zhì)量記錄真實、完整、規(guī)范，符合填寫要求；按規(guī)定時限將整理后的質(zhì)量記錄提交檔案管理部門歸檔；配合質(zhì)檢部門、檔案管理部門開展質(zhì)量記錄核查與優(yōu)化工作；負責本部門日常使用質(zhì)量記錄的臨時保管，確保臨時保管期間記錄安全。（五）財務部門負責與質(zhì)量成本、質(zhì)量審核相關的財務類質(zhì)量記錄的保存管理；配合質(zhì)檢部門、檔案管理部門明確財務類質(zhì)量記錄的分類與保存期限；確保相關記錄符合財務法規(guī)及本制度要求；協(xié)助提供質(zhì)量記錄保存管理所需的資金支持。（六）法務部門為質(zhì)量記錄保存管理工作提供法律支持，跟蹤相關法律法規(guī)更新，確保記錄保存管理合規(guī)；審核質(zhì)量記錄保存期限、銷毀流程等相關規(guī)定的合法性；協(xié)助處理因質(zhì)量記錄引發(fā)的法律糾紛；參與制定質(zhì)量記錄保密管控相關要求。（七）記錄操作人員需嚴格遵守本制度及相關操作規(guī)范，熟練掌握質(zhì)量記錄的填寫要求與保存規(guī)范；如實填寫質(zhì)量記錄，清晰標注記錄日期、責任人等關鍵信息；及時收集、整理本崗位產(chǎn)生的質(zhì)量記錄，按要求提交歸檔；妥善保管臨時使用的質(zhì)量記錄，防止丟失或損壞；嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露記錄中的敏感信息。（八）供應商及協(xié)作方需按公司要求提供與產(chǎn)品質(zhì)量相關的各類記錄（如原材料合格證明、檢驗報告等），確保提供記錄的真實性、完整性；配合公司開展相關質(zhì)量記錄的核查工作；按雙方約定妥善保存與公司合作相關的質(zhì)量記錄，滿足公司追溯與審核需求。三、質(zhì)量記錄保存全流程管理要求（一）記錄產(chǎn)生與填寫記錄規(guī)范：質(zhì)量記錄需使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式（特殊情況需自定義格式的，需經(jīng)質(zhì)檢部門審批）；填寫內(nèi)容需真實、準確、清晰、完整，使用不易褪色的書寫工具（紙質(zhì)記錄）或規(guī)范的電子錄入方式；關鍵信息（如日期、數(shù)據(jù)、責任人、結論等）必須填寫完整，不得空白或模糊表述；記錄有誤需修改時，紙質(zhì)記錄需采用劃改方式，修改人簽字并標注修改日期，電子記錄需保留修改痕跡，嚴禁隨意刪除或覆蓋原始信息。2.責任標識：每份質(zhì)量記錄需明確記錄責任人，標注記錄產(chǎn)生的日期、相關產(chǎn)品或批次信息，確保記錄可精準追溯至具體質(zhì)量活動。（二）收集與整理收集時限：各業(yè)務部門需在質(zhì)量活動結束后3個工作日內(nèi)，完成相關質(zhì)量記錄的收集工作；階段性質(zhì)量活動的記錄，需在階段結束后5個工作日內(nèi)完成收集；年度質(zhì)量體系運行相關記錄，需在次年1月15日前完成收集。2.整理規(guī)范：各業(yè)務部門對收集的質(zhì)量記錄進行分類整理，按記錄類型、產(chǎn)品批次、時間順序等邏輯進行排序；剔除重復、無效記錄，補充缺失的關鍵記錄；對紙質(zhì)記錄進行裝訂，標注整理部門、記錄類別、時間范圍等信息；電子記錄需按統(tǒng)一命名規(guī)則命名，建立層級清晰的文件夾分類存儲。3.初步核查：各業(yè)務部門整理完成后，由部門負責人對記錄的完整性、規(guī)范性進行初步核查，核查合格后提交檔案管理部門歸檔。（三）歸檔與保管歸檔流程：檔案管理部門接收各部門提交的質(zhì)量記錄后，進行再次核查，對符合要求的記錄辦理歸檔手續(xù)，填寫《質(zhì)量記錄歸檔登記表》，明確歸檔時間、數(shù)量、類別等信息；對不符合要求的記錄，退回相關部門補充完善后重新提交。2.分類編號：檔案管理部門按公司統(tǒng)一的質(zhì)量記錄分類目錄，對歸檔記錄進行分類、編號；編號需具有唯一性，包含記錄類別、年份、部門等關鍵信息，便于識別與檢索。3.存儲管理：紙質(zhì)記錄需存儲在專用檔案庫房，庫房需具備防潮、防火、防蟲、防盜、防光、防高溫等防護措施，溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%；電子記錄需存儲在專用服務器或云存儲系統(tǒng)，建立雙重備份機制（本地備份+異地備份），定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性與可用性；對重要的質(zhì)量記錄，實行紙質(zhì)與電子雙重歸檔保管。4.定期維護：檔案管理部門每月對存儲的質(zhì)量記錄進行一次檢查，查看紙質(zhì)記錄是否存在霉變、破損、丟失等情況，電子記錄存儲系統(tǒng)是否運行正常；對發(fā)現(xiàn)的問題及時處理，做好維護記錄；每年對質(zhì)量記錄進行一次全面盤點，更新歸檔臺賬。（四）查閱與復制查閱審批：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱質(zhì)量記錄的，需填寫《質(zhì)量記錄查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人及檔案管理部門負責人審批同意后，方可在檔案管理部門指定地點查閱；外部單位（如監(jiān)管部門、客戶、審計機構等）需查閱質(zhì)量記錄的，需提供有效證明文件，經(jīng)法務部門及公司分管領導審批同意后，由檔案管理部門人員陪同查閱。2.查閱規(guī)范：查閱人員需嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得涂改、勾畫、抽取質(zhì)量記錄；查閱紙質(zhì)記錄時，需保持記錄整潔，嚴禁攜帶食品、飲品等可能損壞記錄的物品進入存儲區(qū)域；電子記錄查閱需在專用終端進行，嚴禁拷貝或傳輸未經(jīng)授權的電子記錄。3.復制與借閱：因工作需要復制質(zhì)量記錄的，需在查閱申請表中注明復制用途，經(jīng)審批同意后，由檔案管理部門負責復制，復制件需加蓋檔案管理部門公章；特殊情況下需借閱紙質(zhì)記錄的，需經(jīng)公司分管領導審批，明確借閱期限，借閱人需簽訂《質(zhì)量記錄借閱承諾書》，確保記錄安全，按期歸還；電子記錄原則上不允許拷貝，確需拷貝的，需采用加密方式傳輸，并嚴格控制訪問權限。（五）銷毀銷毀條件：質(zhì)量記錄保存期限屆滿，且無繼續(xù)保存必要的，可按規(guī)定流程銷毀；因記錄載體損壞無法修復且無備份的，經(jīng)核查確認后可申請銷毀；銷毀前需對記錄進行最終核查，確保不存在未了結的質(zhì)量糾紛、未完成的審核事項或其他需追溯的情況。2.銷毀審批：各業(yè)務部門或檔案管理部門對符合銷毀條件的質(zhì)量記錄，整理形成《質(zhì)量記錄銷毀清單》，注明記錄名稱、類別、數(shù)量、保存期限、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負責人審核后，提交質(zhì)量記錄保存管理領導小組審批；涉及重要質(zhì)量記錄或大量記錄銷毀的，需報公司管理層備案。3.銷毀實施：經(jīng)審批同意后，由檔案管理部門牽頭，聯(lián)合質(zhì)檢部門、法務部門組成銷毀小組，負責質(zhì)量記錄的銷毀工作；紙質(zhì)記錄采用粉碎、焚燒等不可逆方式銷毀，電子記錄采用徹底刪除、數(shù)據(jù)覆蓋等方式銷毀，確保記錄無法恢復；銷毀過程需有專人監(jiān)督，做好《質(zhì)量記錄銷毀記錄表》，記錄銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，相關人員簽字確認后歸檔保存。四、管理要求（一）記錄分類與保存期限標準質(zhì)檢部門聯(lián)合檔案管理部門制定《公司質(zhì)量記錄分類目錄及保存期限標準》，明確各類質(zhì)量記錄的具體分類、涵蓋范圍及保存期限：1.產(chǎn)品設計研發(fā)類記錄（如設計評審記錄、技術參數(shù)確認記錄等）保存期限不少于產(chǎn)品停止生產(chǎn)后5年；2.原材料采購類記錄（如供應商資質(zhì)審核記錄、原材料檢驗報告等）保存期限不少于產(chǎn)品出廠后3年；3.生產(chǎn)制造類記錄（如生產(chǎn)工藝參數(shù)記錄、工序檢驗記錄等）保存期限不少于產(chǎn)品出廠后3年；4.成品檢驗類記錄（如成品全項目檢驗報告、防爆性能檢驗報告等）保存期限不少于產(chǎn)品出廠后5年；5.質(zhì)量管理體系運行類記錄（如內(nèi)部審核記錄、管理評審記錄等）保存期限不少于3年；6.售后質(zhì)量類記錄（如客戶質(zhì)量反饋記錄、維修記錄等）保存期限不少于產(chǎn)品質(zhì)保期屆滿后2年；7.涉及產(chǎn)品認證、合規(guī)審核的質(zhì)量記錄，保存期限不少于認證有效期屆滿后3年；8.其他質(zhì)量記錄保存期限不少于2年；特殊行業(yè)要求或法律法規(guī)另有規(guī)定的，按更長期限執(zhí)行。（二）電子記錄特殊管控電子質(zhì)量記錄需采用不可篡改的存儲格式，建立完善的訪問權限管控體系，明確不同崗位人員的訪問、修改權限；建立電子記錄操作日志，記錄所有操作行為（如錄入、修改、查閱、刪除等），確保操作過程可追溯；定期對電子記錄存儲系統(tǒng)進行安全檢測與升級，防范黑客攻擊、病毒入侵等風險；電子記錄備份數(shù)據(jù)需定期進行恢復測試，確保備份有效。（三）保密管控公司建立質(zhì)量記錄保密管控機制，明確保密范圍（包括技術參數(shù)、商業(yè)秘密、客戶信息等相關的質(zhì)量記錄）；對涉及保密信息的質(zhì)量記錄，標注“保密”標識，實行分級保管；相關人員需簽訂《質(zhì)量記錄保密承諾書》，嚴禁以任何形式泄露保密類質(zhì)量記錄；外部單位查閱保密類記錄的，需額外簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。（四）培訓教育要求人力資源部門聯(lián)合質(zhì)檢部門、檔案管理部門制定質(zhì)量記錄保存管理專項培訓計劃，定期組織相關人員開展培訓；培訓內(nèi)容包括本制度要求、記錄填寫規(guī)范、歸檔流程、保管要求、保密規(guī)定、電子記錄管控等；新員工上崗前必須接受專項培訓，考核合格后方可獨立開展相關工作；定期組織技能考核及案例分析會，提升相關人員的質(zhì)量記錄管理能力。（五）監(jiān)督檢查要求質(zhì)量記錄保存管理領導小組每季度組織一次全流程專項監(jiān)督檢查，重點核查質(zhì)量記錄的真實性、完整性、規(guī)范性，歸檔、保管、查閱、銷毀流程的執(zhí)行情況，電子記錄的安全管控情況及保密規(guī)定的落實情況；各部門每月開展一次內(nèi)部自查，及時發(fā)現(xiàn)并整改問題；監(jiān)督檢查結果納入各部門及相關人員的績效考核，對未按要求執(zhí)行制度的部門及個人進行問責。五、激勵與獎懲（一）激勵措施內(nèi)部激勵：對嚴格執(zhí)行本制度，在質(zhì)量記錄保存管理工作中表現(xiàn)突出，及時發(fā)現(xiàn)重大記錄管理隱患、提出有效優(yōu)化建議或推動記錄管理水平顯著提升的部門或個人，給予3000-8000元專項獎金；對在記錄填寫規(guī)范、歸檔及時完整等方面表現(xiàn)優(yōu)異的團隊或個人，給予500-3000元創(chuàng)新獎勵；將質(zhì)量記錄保存管理成效納入各相關部門及員工的績效考核體系，對表現(xiàn)突出的個人，在評優(yōu)評先、崗位晉升等方面給予優(yōu)先考慮。供應商激勵：對長期按要求提供真實完整質(zhì)量記錄、配合公司記錄核查工作的供應商，給予優(yōu)先合作權、增加合作份額等優(yōu)惠政策；每年評選“質(zhì)量記錄管理優(yōu)質(zhì)供應商”，給予通報表彰及專項獎勵；將供應商質(zhì)量記錄提供情況納入信用評價體系，作為長期合作的重要依據(jù)。（二）懲處措施內(nèi)部懲處：對存在以下行為的部門、班組或個人，取消相關激勵資格，按公司規(guī)定予以處罰；造成公司經(jīng)濟損失或聲譽損害的，依法追究賠償責任；構成犯罪的，移交司法機關處理：①填寫質(zhì)量記錄弄虛作假、篡改或偽造記錄信息的；②未按規(guī)定收集、整理、歸檔質(zhì)量記錄，導致記錄丟失、缺失或不完整的；③未按要求保管質(zhì)量記錄，造成記錄損壞、霉變、泄露的；④違規(guī)查閱、復制、借閱質(zhì)量記錄，或擅自傳播、泄露保密類記錄的；⑤未按規(guī)定流程銷毀質(zhì)量記錄，或擅自銷毀應保存的質(zhì)量記錄的；⑥拒絕配合監(jiān)督檢查，或隱瞞記錄管理問題、弄虛作假的；⑦其他違反本制度及相關規(guī)定