2026年交通設(shè)備公司公章證照分級審批管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司公章與證照的分級審批及使用管理，建立權(quán)責(zé)明晰、流程可控的管控機制，防范公章證照濫用、遺失、偽造等風(fēng)險，保障公司經(jīng)營活動合法合規(guī)，維護公司財產(chǎn)與聲譽安全，結(jié)合交通設(shè)備行業(yè)經(jīng)營特點（如招投標(biāo)、資質(zhì)備案、設(shè)備生產(chǎn)許可等）及公司實際，特制定本制度。（二）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《印章治安管理辦法》《中華人民共和國行政許可法》《企業(yè)法人登記管理條例》等國家法律法規(guī)，結(jié)合公司公章證照使用場景、經(jīng)營管理要求制定。（三）適用范圍本制度適用于公司所有公章與證照的分級審批、使用、保管、歸檔等全流程管理工作。涵蓋公章（含公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人印章等）；證照（含營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、道路運輸相關(guān)資質(zhì)證、特種設(shè)備制造許可證、體系認證證書等）；參與公章證照申請、審批、使用、保管的行政部、業(yè)務(wù)部、法務(wù)部、財務(wù)部等所有部門及人員，均需遵守本制度。（四）術(shù)語定義分級審批：指根據(jù)公章證照使用用途、涉及金額、風(fēng)險等級，劃分不同審批層級，明確對應(yīng)審批權(quán)限，按層級完成審批后方可使用的管理模式。2.公章：指公司依法登記備案、具有法律效力的各類印章，用于證明公司身份、簽署文件等。3.證照：指公司依法取得的各類資質(zhì)、許可、登記證明文件，是公司開展經(jīng)營活動的合法依據(jù)。4.重大用印/用照：指涉及對外擔(dān)保、重大合同（單次金額超規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)）、資產(chǎn)處置、資質(zhì)變更等可能產(chǎn)生重大法律責(zé)任或影響公司權(quán)益的使用行為。（五）基本原則公章證照管理遵循“分級管控、權(quán)責(zé)對等、審批閉環(huán)、全程可溯、風(fēng)險可控”的原則，確保每一次使用均經(jīng)對應(yīng)層級審批，使用過程可追溯，保管責(zé)任到人，嚴(yán)防違規(guī)使用風(fēng)險。二、職責(zé)分工（一）行政部（牽頭部門）負責(zé)組織制定、修訂本制度，牽頭開展公章證照分級審批與全流程管理，明確分級標(biāo)準(zhǔn)與審批流程。2.負責(zé)公章證照的統(tǒng)一保管、登記、年檢、變更等工作，建立公章證照管理臺賬，記錄使用、審批、保管信息。3.負責(zé)審核公章證照使用申請的完整性、合規(guī)性，核對審批流程是否完備，按審批意見辦理使用手續(xù)。4.負責(zé)公章證照的日常檢查、盤點，定期開展臺賬核對，確保賬實相符；妥善保管公章證照，防范遺失、損毀風(fēng)險。5.負責(zé)公章證照使用檔案的整理、歸檔，確保使用記錄完整可追溯；組織相關(guān)人員開展制度培訓(xùn)，提升合規(guī)使用意識。（二）業(yè)務(wù)部負責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需求提交公章證照使用申請，如實填寫使用用途、使用期限、涉及事項等信息，提供相關(guān)佐證材料（如合同草稿、招投標(biāo)文件等）。2.負責(zé)核實使用申請的真實性、合理性，確保使用用途與業(yè)務(wù)實際一致，提前完成業(yè)務(wù)層面的審核。3.配合行政部辦理公章證照使用手續(xù)，按要求領(lǐng)用、歸還證照，確保使用過程規(guī)范，避免證照遺失或違規(guī)使用。4.負責(zé)業(yè)務(wù)相關(guān)用印/用照文件的后續(xù)跟進，及時反饋使用結(jié)果，配合行政部完成檔案歸檔。（三）法務(wù)部負責(zé)審核公章使用涉及的法律文件（如合同、協(xié)議、擔(dān)保文件等），核查文件條款的合法性、合規(guī)性，提出法律審核意見。2.負責(zé)審核證照使用涉及的資質(zhì)申請、變更、備案等事項的合規(guī)性，確保符合行業(yè)監(jiān)管要求與法律法規(guī)。3.參與重大用印/用照事項的審批，識別法律風(fēng)險，提出風(fēng)險防控建議，避免因違規(guī)使用引發(fā)法律糾紛。4.負責(zé)協(xié)助處置公章證照違規(guī)使用引發(fā)的法律問題，提供法律支持，維護公司合法權(quán)益。（四）財務(wù)部負責(zé)審核財務(wù)專用章使用涉及的財務(wù)文件（如支票、匯票、財務(wù)報表、納稅申報資料等），確保符合財務(wù)制度與審批流程。2.負責(zé)核實財務(wù)類用印事項的金額、支付用途等信息，確保與財務(wù)預(yù)算、業(yè)務(wù)實際一致，防范財務(wù)風(fēng)險。3.配合行政部做好財務(wù)專用章的保管分工（如財務(wù)專用章與法人章分人保管），嚴(yán)格按審批流程使用，做好使用登記。（五）審批人（按層級）部門負責(zé)人：負責(zé)本部門一般用印/用照事項的初審與審批，核實申請的真實性、合理性。2.分管領(lǐng)導(dǎo)：負責(zé)分管領(lǐng)域重要用印/用照事項的審批，審核使用事項的合規(guī)性與風(fēng)險可控性。3.總經(jīng)理/董事會：負責(zé)公司重大用印/用照事項的最終審批，把控事項對公司權(quán)益的影響，審批風(fēng)險防控措施。（六）管理層負責(zé)審批本制度及分級審批標(biāo)準(zhǔn)的修訂，審核重大用印/用照事項的審批流程。2.監(jiān)督本制度執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決公章證照管理中的重大問題，追責(zé)違規(guī)使用行為。3.審批公章證照的遺失補辦、注銷、新增等重大事項，確保管控流程閉環(huán)。三、分級審批標(biāo)準(zhǔn)（一）一級審批（一般級，部門負責(zé)人審批）適用場景：公司內(nèi)部通知、日常報表、非涉密業(yè)務(wù)文件等無需對外產(chǎn)生法律責(zé)任的用印；營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（標(biāo)注限定用途）用于日常業(yè)務(wù)對接、備案等；無需行政許可的普通業(yè)務(wù)資料用印。2.審批流程：申請人提交申請→部門負責(zé)人審核（核實用途與真實性）→行政部核對審批流程→辦理使用手續(xù)。3.時限要求：部門負責(zé)人審批需在1個工作日內(nèi)完成，行政部核對后當(dāng)日辦理使用手續(xù)。（二）二級審批（重要級，分管領(lǐng)導(dǎo)審批）適用場景：單次金額50萬元以下的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議用?。簧a(chǎn)許可證、體系認證證書等證照的常規(guī)年檢、備案；對外投標(biāo)文件（非重大項目）用??；財務(wù)日常支付憑證、納稅申報資料等財務(wù)專用章用印。2.審批流程：申請人提交申請（附佐證材料）→部門負責(zé)人初審→法務(wù)部/財務(wù)部專項審核（如需）→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→行政部核對審批流程→辦理使用手續(xù)。3.時限要求：部門負責(zé)人及專項審核需在2個工作日內(nèi)完成，分管領(lǐng)導(dǎo)審批需在1個工作日內(nèi)完成，行政部當(dāng)日辦理使用手續(xù)。（三）三級審批（重大級，總經(jīng)理/董事會審批）適用場景：單次金額50萬元及以上的業(yè)務(wù)合同、設(shè)備采購合同用印；對外擔(dān)保、抵押、資產(chǎn)處置等涉及重大權(quán)益的文件用??；營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證等核心證照的變更、注銷、補辦；重大招投標(biāo)項目（中標(biāo)金額超100萬元）文件用??；涉及公司重大決策的公告、聲明等文件用印。2.審批流程：申請人提交申請（附詳細佐證材料、風(fēng)險評估報告）→部門負責(zé)人初審→法務(wù)部/財務(wù)部專項審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審核→總經(jīng)理/董事會審批→行政部核對審批流程→辦理使用手續(xù)。3.時限要求：部門負責(zé)人及專項審核需在3個工作日內(nèi)完成，分管領(lǐng)導(dǎo)審核需在2個工作日內(nèi)完成，總經(jīng)理/董事會審批需在3個工作日內(nèi)完成，行政部當(dāng)日辦理使用手續(xù)。（四）特殊情況審批緊急用印/用照（如突發(fā)業(yè)務(wù)、應(yīng)急備案等）可啟動加急審批流程，申請人需注明“加急”并說明理由，經(jīng)對應(yīng)層級審批人同意后，可縮短審批時限（一級審批當(dāng)日完成，二級審批1個工作日完成，三級審批2個工作日完成）；加急審批需事后3個工作日內(nèi)補齊相關(guān)佐證材料，完善審批檔案。四、分級審批與使用流程（一）申請?zhí)峤簧暾埲诵杼顚憽豆伦C照使用申請表》，明確使用事項、用途、使用期限、涉及金額（如有）、領(lǐng)用方式（現(xiàn)場使用/帶出使用）等信息，附相關(guān)佐證材料（合同草稿、招投標(biāo)文件、業(yè)務(wù)函件等），提交至本部門負責(zé)人初審。申請表需如實填寫，嚴(yán)禁隱瞞用途或提供虛假材料。（二）層級審核與審批初審：部門負責(zé)人對申請材料的真實性、合理性進行審核，確認用途與業(yè)務(wù)一致后，按分級標(biāo)準(zhǔn)簽署初審意見，逐級上報至對應(yīng)審批人。2.專項審核：涉及法律文件的，法務(wù)部審核條款合規(guī)性；涉及財務(wù)事項的，財務(wù)部審核財務(wù)合規(guī)性；審核通過后簽署審核意見，未通過的退回申請人修改完善。3.最終審批：審批人按分級權(quán)限對申請事項進行審批，同意的簽署審批意見；不同意的注明理由，退回申請人并說明原因。（三）使用辦理行政部核對審批流程是否完備、材料是否齊全，確認無誤后，按申請要求提供公章使用或證照領(lǐng)用服務(wù)。2.公章使用：現(xiàn)場使用的，行政部專人監(jiān)督用印，確保用印位置、份數(shù)準(zhǔn)確，留存用印文件復(fù)印件；帶出使用的，需簽訂《公章外帶使用承諾書》，明確使用責(zé)任與歸還時限，指定專人保管，歸還時行政部核對公章完好情況。3.證照使用：現(xiàn)場查閱、復(fù)印的，行政部核對復(fù)印用途并標(biāo)注限定使用范圍；帶出使用的，辦理領(lǐng)用登記，明確歸還時間，領(lǐng)用期間由申請人負責(zé)保管，避免遺失、損毀，歸還時行政部核查證照完整性。（四）歸檔與核銷使用完成后，申請人需在1個工作日內(nèi)將用印文件原件/復(fù)印件、證照歸還至行政部，行政部核對無誤后，在管理臺賬中記錄使用結(jié)果、歸還情況，將申請表、審批意見、佐證材料等整理歸檔，形成完整的使用檔案，確保全程可追溯。五、保管與監(jiān)督管理（一）保管規(guī)范公章證照由行政部專人負責(zé)保管，實行“專人保管、專柜存放、上鎖管理”，保管人需簽訂《保管責(zé)任書》，明確保管責(zé)任。2.財務(wù)專用章與法定代表人印章實行分人保管，分別由財務(wù)部與行政部指定人員保管，嚴(yán)禁一人保管全部印章。3.公章證照保管人需定期盤點（每月至少1次），核對賬實相符情況，發(fā)現(xiàn)遺失、損毀立即向管理層匯報，啟動應(yīng)急處置流程。4.保管人離職、調(diào)崗時，需辦理公章證照交接手續(xù)，填寫《交接清單》，經(jīng)交接雙方、監(jiān)交人簽字確認后，方可完成崗位交接。（二）監(jiān)督檢查行政部每月對公章證照分級審批流程執(zhí)行情況、使用登記情況、保管情況開展專項檢查，重點核查審批權(quán)限是否合規(guī)、使用記錄是否完整、保管是否規(guī)范，形成檢查報告。2.每季度由行政部聯(lián)合法務(wù)部、財務(wù)部開展全面檢查，通過抽查檔案、核實使用事項、盤點公章證照等方式，排查違規(guī)使用、流程疏漏等問題，提出整改要求并跟蹤落實。3.暢通監(jiān)督舉報渠道，員工發(fā)現(xiàn)公章證照違規(guī)使用、保管不當(dāng)?shù)惹闆r，可向管理層或行政部舉報，舉報屬實的給予表彰獎勵，對違規(guī)行為嚴(yán)肅處理。（三）考核與責(zé)任追究公司將公章證照分級審批管理工作納入各部門及相關(guān)人員績效考核體系，考核指標(biāo)包括：審批流程合規(guī)率（要求≥99%）、使用記錄完整率（要求≥100%）、公章證照完好率（要求≥100%）、違規(guī)使用發(fā)生率（要求≤1%）。2.考核結(jié)果與部門績效、個人績效掛鉤，對考核優(yōu)秀的部門及個人給予表彰獎勵；對考核不合格的，責(zé)令限期整改，扣除相應(yīng)績效分?jǐn)?shù)。3.對違規(guī)使用公章證照（如未經(jīng)審批使用、超范圍使用、偽造公章、隱瞞用途等）或保管不當(dāng)導(dǎo)致遺失、損毀的，追究相關(guān)人員責(zé)任；造成公司經(jīng)濟損失或聲譽損失的，依法依規(guī)賠償，情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機關(guān)處理。（四）應(yīng)急處置公章證照遺失：保管人立即上報管理層，同時向公安機關(guān)、登記機關(guān)報案或申請掛失，發(fā)布遺失聲明，按規(guī)定流程補辦，同步追究相關(guān)保管責(zé)任。2.公章證照損毀：及時清理損毀件，按規(guī)定流程申請換發(fā)，確保經(jīng)營活動不受影響，查明損毀原因，落實責(zé)任追究。3.違規(guī)使用引發(fā)糾紛：法務(wù)部立即介入，制定處置方案，協(xié)助應(yīng)對法律訴訟、仲裁等事宜，最大限度降低公司損失，追究違規(guī)使用人員責(zé)任。六、培訓(xùn)與改進行政部每半年組織一次公章證照分級審批管理制度專項培訓(xùn)，培訓(xùn)對象包括各部門負責(zé)人、申請人員、保管人員等，培訓(xùn)內(nèi)容包括制度條款、分級標(biāo)準(zhǔn)、審批流程、風(fēng)險防控、應(yīng)急處置等，提升合規(guī)使用與保管意識。2.每年年底組織工作總結(jié)會，收集各部門意見建議，結(jié)合監(jiān)督檢查結(jié)果、行業(yè)監(jiān)管變