DAT282018建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目檔案管理概述建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在建設(shè)項(xiàng)目從提出、立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收等全過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像材料等。DAT28-2018《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》為建設(shè)項(xiàng)目檔案管理提供了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法，有助于確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，為建設(shè)項(xiàng)目的運(yùn)行、維護(hù)、改造和擴(kuò)建等提供可靠的依據(jù)。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理職責(zé)建設(shè)單位職責(zé)建設(shè)單位是建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的責(zé)任主體，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作負(fù)總責(zé)。應(yīng)建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，明確檔案管理部門和人員的職責(zé)；組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位的檔案管理工作；負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件等檔案的收集、整理和歸檔工作；組織對(duì)參建單位檔案管理工作的檢查和考核；在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，組織對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收?？辈?、設(shè)計(jì)單位職責(zé)勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)按照合同要求和相關(guān)規(guī)范，負(fù)責(zé)本單位在建設(shè)項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的檔案的收集、整理和歸檔工作。對(duì)所提供的勘察、設(shè)計(jì)文件的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，及時(shí)向建設(shè)單位移交檔案。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，根據(jù)需要對(duì)勘察、設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善。施工單位職責(zé)施工單位負(fù)責(zé)施工過(guò)程中形成的施工文件、竣工圖等檔案的收集、整理和歸檔工作。按照工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理施工記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等文件材料；編制竣工圖，確?？⒐D與工程實(shí)際相符；在工程竣工后，及時(shí)向建設(shè)單位移交完整、準(zhǔn)確的施工檔案。監(jiān)理單位職責(zé)監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)施工單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。審查施工單位的檔案管理制度和檔案收集、整理情況；對(duì)施工過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和隱蔽工程的驗(yàn)收文件進(jìn)行審核；在工程竣工后，向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要等。建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集與整理檔案收集范圍建設(shè)項(xiàng)目檔案收集范圍應(yīng)涵蓋項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的各類文件材料。具體包括：1.前期文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.項(xiàng)目管理文件：項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同文件、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)、施工許可證等。3.勘察設(shè)計(jì)文件：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。4.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料構(gòu)配件檢驗(yàn)報(bào)告等。5.竣工圖：綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖等，應(yīng)準(zhǔn)確反映工程竣工后的實(shí)際情況。6.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。7.聲像檔案：項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的照片、錄像等聲像材料，記錄項(xiàng)目建設(shè)的重要階段和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案收集要求1.及時(shí)性：各參建單位應(yīng)按照工程進(jìn)度及時(shí)收集檔案文件，確保檔案的完整性。例如，施工單位在每完成一道工序后，應(yīng)及時(shí)收集該工序的施工記錄和檢驗(yàn)報(bào)告。2.準(zhǔn)確性：檔案文件應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程實(shí)際情況。文件中的數(shù)據(jù)、文字表述應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，簽字、蓋章等手續(xù)應(yīng)齊全。3.完整性：檔案收集應(yīng)涵蓋項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)方面，不得遺漏重要文件。對(duì)于多卷冊(cè)的文件，應(yīng)收集完整的卷冊(cè)。檔案整理方法1.分類：按照建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，將檔案分為不同的類別，如前期文件、項(xiàng)目管理文件、勘察設(shè)計(jì)文件等。2.組卷：將同一類別的檔案按照一定的原則和方法組成保管單位，如按時(shí)間順序、專業(yè)性質(zhì)等進(jìn)行組卷。組卷應(yīng)遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.編目：對(duì)組卷后的檔案進(jìn)行編目，包括編制卷內(nèi)目錄、備考表等。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括文件序號(hào)、文件編號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容；備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件的情況和整理人、整理日期等信息。建設(shè)項(xiàng)目檔案的保管與利用檔案保管要求1.保管設(shè)施：建設(shè)單位應(yīng)建立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施，如檔案柜、密集架、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。2.保管環(huán)境：檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保保管環(huán)境符合要求。3.檔案存儲(chǔ)：檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)的順序進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查找和管理。對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。檔案利用規(guī)定1.利用申請(qǐng)：?jiǎn)挝换騻€(gè)人需要利用建設(shè)項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，說(shuō)明利用目的、范圍和方式等。經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案利用。2.利用方式：檔案利用方式包括查閱、復(fù)制、摘錄等。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，不得將檔案帶出閱覽室；復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案的安全。3.保密要求：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案中的機(jī)密信息。對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理電子檔案管理1.電子檔案的形成與收集：各參建單位應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，及時(shí)將形成的電子文件進(jìn)行收集和整理。電子文件應(yīng)采用通用的格式，如PDF、DOCX等，確保其可讀性和長(zhǎng)期保存。2.電子檔案的存儲(chǔ)與備份：建設(shè)單位應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案的安全管理：加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，采取加密、訪問(wèn)控制、防火墻等技術(shù)手段，確保電子檔案的安全。定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)功能：建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的在線提交、審核、歸檔等業(yè)務(wù)流程，提高檔案管理的效率和水平。2.系統(tǒng)集成：檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與建設(shè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換。例如，施工單位在項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)中提交的施工記錄等數(shù)據(jù)，可以自動(dòng)同步到檔案管理系統(tǒng)中。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。及時(shí)更新系統(tǒng)的軟件版本，修復(fù)系統(tǒng)漏洞，提高系統(tǒng)的安全性和可靠性。建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收與移交檔案專項(xiàng)驗(yàn)收1.驗(yàn)收組織：建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收由建設(shè)單位組織，邀請(qǐng)檔案行政管理部門、項(xiàng)目主管部門等相關(guān)單位參加。2.驗(yàn)收內(nèi)容：檔案專項(xiàng)驗(yàn)收主要檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性。包括檔案的收集范圍是否完整、整理方法是否規(guī)范、保管條件是否符合要求等。3.驗(yàn)收程序：建設(shè)單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提前向檔案行政管理部門提交檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。檔案行政管理部門組織驗(yàn)收組對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，形成驗(yàn)收意見(jiàn)。對(duì)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)整改，直至通過(guò)驗(yàn)收。檔案移交1.移交時(shí)間：各參建單位應(yīng)在工程竣工后規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，向建設(shè)單位移交檔案。建設(shè)單位在項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)向檔案保管單位移交檔案。2.移交手續(xù)：檔案移交應(yīng)辦理移交手續(xù)，雙方應(yīng)填寫檔案移交清單，明確移交的檔案名稱、數(shù)量、卷冊(cè)號(hào)等內(nèi)容。移交清單應(yīng)由雙方簽字、蓋章確認(rèn)。3.電子檔案移交：對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用光盤、移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行移交，并附帶電子檔案目錄和說(shuō)明文件。電子檔案的格式應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制檔案行政管理部門和項(xiàng)目主管部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的監(jiān)督檢查。定期對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)責(zé)令整改。對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為，依法進(jìn)行處理?？己酥笜?biāo)建立建設(shè)項(xiàng)目檔案管理考核指標(biāo)體系，對(duì)各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行考核。考核指標(biāo)包括檔案管理制度建設(shè)、檔案收集整理情況、檔案保管條件、檔案利用效果等方面。獎(jiǎng)懲措施對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的參建單位和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案管理工作不力，造成檔案丟失、損壞等后果的單位和個(gè)人，依法追究責(zé)任。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的持續(xù)改進(jìn)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與交流建設(shè)單位應(yīng)定期組織各參建單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和交流。分享檔案管理工作中的成功經(jīng)驗(yàn)和做法，分析存在的問(wèn)題和不足，提出改進(jìn)措施。制度完善與創(chuàng)新根據(jù)建設(shè)項(xiàng)