會議管理技巧

【本講重點】

會議的意義

會議的目的

會議的種類

會議的頻率

會議成本的計算

會議的要緊目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或者過于頻繁，不但無益于解決問

題，反而使問題愈趨復雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太

多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效

率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。

會議的意義

1.會議是一個集思廣益的渠道

如上圖1-1,會議是一個集合的載體。通過會議使不一致的人、不一致的辦法匯聚一堂,

相互碰撞，從而產生“金點子二許多高水準的創(chuàng)意就是開會期間不一致觀念相互碰撞的產

物。

2.會議顯示一個組織或者一個部門的存在

會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小

型組織。沒有不開會的組織或者部門，?個組織或者部門不召開會議，它的存在價值就會受

到質疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或者部門的存在價值。

圖1-2組織或者部門與會議

3.會議是一種群體溝通的方式

開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一神群體溝通。隨著科技的迅猛進展，

人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們能夠通過E-mail、多媒體等種種形式進行溝通，但是,

群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。由于這種方式最直接、最

直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。

會議的目的

會議的目的：

＞開展有效的溝通

＞傳達登訊

＞監(jiān)督員工、恤調方商

》達成博議與解決伺艇

資鹿共享

開發(fā)創(chuàng)意

?開展有效的溝通

會議是一種芨項交流，能夠集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個要緊目的。

?傳達資訊

通過會議能夠向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或者其他部

門的有關資訊。

?監(jiān)督員工、協(xié)調矛盾

許多公司或者部門的常規(guī)會議其要緊目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務的執(zhí)行情

況，熟悉員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)

調上下級與員工之間的矛盾。

?達成協(xié)議與解決問題

達成協(xié)議與解決問題通常要經(jīng)歷下列6個步驟，通過這6個步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議佗產生

與問題的解決。

發(fā)現(xiàn)問

點明困題并尋想出新評議新

難所在找解決點子點子

辦法

圖1-3達成協(xié)議與解決問題的6個步驟

?資源共享

利用開會匯合資源，以期相互幫助，共同進步。

?開發(fā)創(chuàng)意

開發(fā)創(chuàng)意的會議口的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構思，

同時論證新構思，使其具有可行性。

?激勵士氣

年初或者年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團結一心，朝著

一個方向共同努力。

?鞏固主管地位

經(jīng)理或者主管為了表達自身的存在價值，更為了鞏同自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下

協(xié)調會議，以此來強化自己的地位。

會議的種類

會議能夠按照人數(shù)、開會方式與開會目的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會

議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷進展密切有關。

表1-1會議的種類

按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類

?團體會議?面對面會議?宣布人事安排、講解政策的會議

?一對一會議?電話會議?當眾夸獎或者批判別人的會議

?視頻會議?臨時處理突發(fā)事件的會議

?固定的團隊會議

?集思廣益的會議

會議的頻率

每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各

類會議解決問題、達到目的。

1.固定的部門會議

2.全體會議

建議繇空：至夕吾半q一次

注量,@，利用金體大會■根HJL16不

添必會益公司也成沉重負樞.

3.處理突發(fā)事件的會議

建議頻至：他時

注震事項：切忌太頻繁,否則會使員工感覺0日有

犬機，會讓公司陷入做事無條理的可怕境地.

4.一對一會議

建議頻率t按翕要

注簞事項：可以按需要天天發(fā)生,但是最

杼不更超過1小時.

會議成本的計算

會議成本分為時間成本、直接會議成本與效率缺失成本3種。會議成本是非?？捎^的一筆

數(shù)目，它關系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。

1.會議的時間成本

時間成本=

參加會議的人數(shù)X（月會者的準備時間?

與會者的旅行時向?會議秘書工作時間，會議

感務人員工作時何）

注重?

如果時間成本不太直觀,劃轉挾成金俊成

本.金錢成本=開會的時間或本X與會人員平

均每小時的麻水

2.直接的會議成本

3.效率缺失成本

開會時，主管人員務必離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由

于管理效率下降而造成的缺失，就是效率缺失成本。效率缺失成本包含下列3種情況：

效生投關的3中情況：

＞因不及時檢聽重要開戶的電詔而報失一大

場生意

＞不能及時處理存戶的歿訴而得率一批客戶

＞不能及時解決自己管糕范圉內的突發(fā)事件

而停工停產

【本講總結】

從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。高效的會議能幫助我們迅速解決實踐中遇到

的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風，造成時間成本、直接成本及效率成本的新失。

因此，每個人應從基礎做起，深刻懂得會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率與如何計算會議的

成本，只有先掌握了這些基礎知識，才可能使每一次會議都“行之有效”。

【心得體會】

第2講會議效率不高的原因及解決方案

【本講重點】

會議效率不高的原因及預防性管理

高效會議的八大特征

會議規(guī)范

會議效率不高的原因及預防性管理

1.會議的通病一效率不高

小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些辦法，他的辦法反映了許多公司會

議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。

我敢說：大多數(shù)的公司決議都是

有問題的，甚至是錯誤的！

其根本原因在干：大多數(shù)公司的

會議效率都很低下！

O

很多公司往往由于下列原因，開會效率低下：

?公司的主管都不明白何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或

者非要安排在事務繁忙的周一開。

?許多主管關于何時開會幾乎都不征詢員工的意見,這使得員工疲于奔命，甚至得延后

或者放棄參加其他會議。

?有些“務必到會”的員工，由于已經(jīng)與重要客戶或者政府官員有約在先，根本不能出

席，這使得會議討論很難進行。而到場的人往往并非與議題關系最密切的人，因此準備不充

分或者者根本來不及準備，

時下有一句很流行的話一一“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句

話能夠改為“開會比較煩”。開會之因此煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的

狀況下進行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質量也很低”，簡而言之，會議效率

不高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。

2.會議效率不高的原因

會議效率不高通常由下列7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命

傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點與會議的準備工作。

會議的三種致命傷:

＞主持人的技能

＞會議的地點

＞會詼的準備工作

表2-1會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)

項次原因具體表現(xiàn)

(1)時間會議安排在馬上午餐的時間，每個人都饑腸

轆轆，無心開會。

(2)地點會議地點設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁

打斷，無法正常進行。

(3)開會對象的選擇務必出席會議的人未到，通知來的是一些可

有可無的參加者。

(4)主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者

牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。

(5)參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知

如何引退，致使會議失敗。

(6)會議的準備工作開會前沒有.通知與會者有關事宜，致使會議

拖沓而無成效C

(7)開會的原因、目的開會的原因、目的與結果在會議進行中突然

與結果發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議亳無意義、宣告失

敗。

3.預防性管理

所謂預防性管理，事實上就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。關于會議來說，做

預防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導致會議效率低下的各類原因，?一做好預

防工作，從而保證會議的高效進行。

【舉例】

以會議為例，為了預防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對7種致使會議效率低下的原因，做一

個全面的預防性管理。

效率不高的原因預防性管理措施

時間會議通常應安排在周二至周四上午或者是

下午兩點半之后，避免安排在周一或者周

五。

地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內，而且

最好圍著圓桌進行。

開會對象的選擇事先通知務必出席會議的人，將出席會議的

人分為務必參加者、能夠旁聽者與可選擇參

會議加者幾類。

主持人的技能選擇具有親與力、影響力的人擔任主持人一

職。

參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。

會議的準備工作一定要提早做好具體的準備工作。

開會的原因、目的在會議舉行之前將開會的原因、目的與結果

與結果通知所有的參會者。

【自檢】

請根據(jù)自身情況完成下列表格。

(1)你所在公司是否存在會議效率不高的問題？

口是n否

(2)假如存在，請從下列選項中選出符合你所在公司實際情況的選項，并提出

改進意見。

存在問題是否存在改進意見

主持人亳無影響力□是口否

會議地點的布局讓人很有壓迫感□是□否

會前準備不足，會議議題讓人不明口是口否

因此

會議總是選在午飯時間進行口是口否

高效會議的八大特征

與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利

因素。高效會議具有8大特征。

(高效會議的八大特征：

＞只在必要時才召集

＞好好籌劃過

＞擬訂和分發(fā)了議程表

＞遵守時間

＞一切按部就班

＞謂了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席

＞篋&了評論和歸納

“^記錄所有決定，建議和負責人

建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時檢驗，充分做好預

防性管理，使馬上召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。

會議規(guī)范

會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范與會議規(guī)范本身。

1.會議時間安排的規(guī)范

會議時間安排的規(guī)范：

＞8AM-9AM發(fā)言的欲望沒被噢醒，不宜讓與會者對

提議鬲太多旦座嫩愆業(yè)務分析.

＞9AM-10AM適合1對1會談，也是進行業(yè)務會談的

最佳時機.

＞10AM—12AM或1PM—3PM,適合集思廣益.

＞3PM-5PM最好不安排會議.

?上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。這個時候的員工,

心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖

讓員工回應會議提議或者進行業(yè)務分析，從人的生理與心理角度來看，是不現(xiàn)實的。

?上午9T0點之間，員工已經(jīng)開始進入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進行一對一的

會談，同樣也是進行業(yè)務會談的最佳時機。

?上午10T2點或者下午1-3點之間，最適合調動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴，

不斷想出新點子、新方法，

?下午3-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，

人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。

2.會議規(guī)范本身

會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則。會議規(guī)范要緊包含下列條款：

?所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會

時間。

?超過1小時的會議應有書面通知、議程表及有關資料。

?所有與會者都要準備在會上發(fā)言。

?準時開始，準時結束。

?各業(yè)務單位負責人對決議能否達成負直接責任。

?所有與會者應明白保護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注

意。

?意見不一致是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉二

?會議結束2-3天后，所有與會者應拿到會議記錄。

?所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋的職責。

?必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質量。

3.固定的會議流程規(guī)范

開始

＞歡迎

＞會議目的

＞議程

＞具體時間

安排

＞規(guī)章制度

圖2-1固定的會議規(guī)范流程

固定的會議流程規(guī)范要緊包含一個中心、兩個基本點。

(1)一個中心

一個中心是指整個會議的議程。一個中心包含：

■會議的開始，具體包含：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、

有關規(guī)章制度；指定會議記錄人。

■進行會議討論，能夠分為不一致的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包

含：分享話題與目標；交流信息；產生主意、做決定、確認行動；總結。

■結束會議，具體包含：總結；安排下次會議。

(2)兩個基本點

兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備與會議結束后的跟蹤，這兩個基

本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關鍵。因此，一個規(guī)范的會議流程

務必包含會前的準備工作與會后的跟蹤工作。會前的準備工作與會后的跟蹤工作具體包含

寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，與安排下次做匯報的人選等。

【本講總結】

會議效率不商是當前許多會議的現(xiàn)狀。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重獎。逋常有7大

因素致使會議效率低下，針對這些因素，應在會前充分做好預防性管理。

與此同時，清晰熟悉什么是高效會議、會議規(guī)范有什么也至關生要，只有掌握了這些，才能從正面引

導我們如何提高會議的效率。

【心得體會】

第3講開會前的準備工作

【本講重點】

是否要開會

準備工作的作用

1H5W

準備工作核對單

主持人的準備工作

是否要開會

高效率的會議在你宣布開始之前就開始了!

“機遇只偏愛那些有準備的頭膿i”。對一個人而言，不管做任何事，假如事前沒有做好

充分的準備，那么等待他的必定是一個注定的失敗。對一次會議而言，高效的會議事實上在

正式宣布開始之前就開始了！一次高效會議的第一步準備工作是確定是否確實有開會的必要

性。這個確定工作看似多余，實際，必不可少。這一步確定工作的作用相當于一個“篩選器”,

它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提早落選，從而為高效會議的產生把好第一關。

1.無需開會的“五個假如”

圖3-1不需開會的“五個假如"

?假如還有比開會更好的方法，即假如能夠通過一些看似原始的方法達到與開會同樣的目

的，就無需舉行會議，比如寫紙條、打電話或者發(fā)郵件等。

?這些方式可能在感受上不如開會那么痛快淋漓，然而卻簡潔有效，關于一些問題的解決

具有經(jīng)濟有用的優(yōu)勢。

?假如你是唯一能夠做決策的人，那么一定不要浪費自己與他人的時間，召開耗時長久的

所謂會議。首先，由于他人的參與可能只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就

無需聚集他人集體討論，結果又全盤推翻他人意見，這種做法只會既不利于解決問題，又容易令

自己陷入尷尬境地。

?會議成本是一個絕對不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預算，不能用高昂做會議

成本來換取某些會風的發(fā)4,山于長此以往公司必定會不堪重負、得不償失。

2.務必開會的“五個假如”

圖3-2務必開會的“五個假如”

?“聽取部門匯報工作”最好使用會議的形式，不能用每周或者每月交一次書面報告的方

式取代。定時交書面報告往往會流于形式，往往會使公司上下形成為了交報告而交報告的不良風

氣，使公司內部缺乏溝通，使問題與建議無法順暢流通，長此以往，后果不堪設想。因此，每月

一定要召開正式的會議，曠取部門匯報工作，使各類信息在公司內部高效流通。

?夸獎與批判是兩種很好的激勵方式，而當眾的夸獎與批判具有更強的影響力。使用會議

的形式夸獎或者批判，有利于充分發(fā)揮夸獎或者批判的作用。在大會上當眾夸獎“明星員工”能

夠樹立標桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動競爭；當眾批判某些情節(jié)嚴重的錯誤行為，有利

于警醒員工，避免同類情況再度發(fā)生。

?當你給某一個項FU、組，或者右給你的部門分配任務時，一定要舉行會議，不能使用郵

件或者者其他書面形式。由于分派任務意味著要達到團結上下、協(xié)作完成任務的目的，只有通過

會議把任務公共化、明確化，才能促進協(xié)作，從而保證任務的及時完成。

準備工作的作用

準備工作的作用：

＞選拼最恰當?shù)挠懻摲绞?/p>

A使與會者能對討論有清廷的方向可徜

A清廷地告知與會者應有何種行為表現(xiàn)

＞節(jié)省時間與減少沖突

當你確定有必要召開會議時，首先要熟悉準備工作堆竟有什么作用。只有認識到準備工

作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準備工作。通常來說，會議的準備工作具

有以上4種作用，它能夠幫助你確定在會議中應該采取哪種討論方式達到最好的會議效果；

通過充分的會議準備、通過書面通知的形式告知參會者會議的目的、意圖與會議對與會者發(fā)

言的要求等情況。良好的會議準備工作能夠幫助你節(jié)約會議時間，同時減少會議中可能出現(xiàn)

的各類沖突，使會議井然有序、卓有成效。

1.1H5W

UI5K是指會議準備工作需要特別注意的6個方面，用英文縮寫表示為1115WO

5W

>Why：會議的目的

>What:討論的話題

>Who:參加者（確認與否/事先準

備）

>When:日期及開始/結束時間

>Where:地點及設備

—/

1H

>How；.GroundRules規(guī)章制度

硝。:為燕說手機;準時;交通'住宿等

2.特殊提醒

根據(jù)統(tǒng)計調查顯示，會議人數(shù)最多不應超過9個，最為合適的人數(shù)是5至7人。這個人

數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免由于人數(shù)過多，從而造成一部分

人的消極參與。當然，會議的合適人數(shù)應該根據(jù)會議的議題、重要性具體決定。

會議準備工作核對單

會議的具體準備工作相當于會議的硬件，因此務必要面面俱到。將這些具體的工作一一

列出就是一張會議準備工作核對單。這張核對單盡管數(shù)目繁多，然而卻是會議成功的有效保

證。

會議準備工作核對單

1、熟悉會議的目的2、是否一定要開會

3、確定會議的形式4、安排會議的議程

5、決定會議的時間6、確定會議的主持人

7、決定會議的地點8、研究會場如何布置

9、確定出席人數(shù)10、安排出席者座位

11、是否準備會議名算12、是否安排交通工具

13、是否安排與會者住宿14、是否發(fā)出了會議通知

15、確定視聽教材16、確定輔助教材

17、準備會場周邊位置圖18、是否要求與會者準備資料

19、確定自己人的有關資料20、是否安排會后娛樂項目并

做好事先通知

以上20個條款是通常會議都應該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視,

?定要特別注意：

需特別注意的因素：

>了解與會人員中是否有少數(shù)民流及其相關的風俗習慣。

>了解與會人費中有沒有人吃素，要為這些人單獨做準備。

>了解是否有外賓出席會議，是否需要配備翻譯人員.

>了解是否有媒體記者出席會議，變?yōu)槠錅蕚鋯为毜淖?

會場的布置需要特別注意:

?假如與會人員超過10個，會場最好布置成“U”字型，主持人能夠站在會場中央,

這樣有利于協(xié)調討論；

?假如是全體會議，能夠布置成階梯教室的形式；

?5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。

會場的布置^要特別注意：

＞與會人員超過1。個，會

場最好布置成“U”字型.

＞如果是全體會議，可以布

置成階梯敷室型.

＞5到7人的會議，最好安

排成半島型.

主持人的準備工作

1.主持人的4個準備工作

主持人的4個準備工作：

＞設定溝通目標

＞制淀行動計劃

＞預備可能的爭執(zhí)

＞進行SWO：分析

2.SWOT分析

StrengthWeakness

自身優(yōu)勢劣勢

環(huán)境

OpportunityThreat

機會威脅

圖3-4SWOT分析

SWOT是以上四個英文單詞的縮合形式。其中，“S”與“W”代表主持人自身具有的主持

優(yōu)勢與劣勢；而“0”與則是指你所進行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包含

你自身）可能帶來的機會或者是威脅。

【本講總結】

一次成功的會議背后一定是非常充分的準備工作。高效會議要求我們縱序漸進、按部就班的做好會前

的各項準備工作。不管是簡潔明了的1H5W,還是項目分明的準備工作核對單，都需要我們對其有一個全面

而細致的熟悉及深刻的懂得。

好的準備是成功的一半，一定要做好會議的準備工作。

【心得體會】

第4講成功會議的五種策略

【本講重點】

如何做開場白

如何分配?發(fā)言時間

如何掌握議事進度

如何達成決議——決策方式

如何圓滿結束會議

如何做開場白

如何做開場白：

定義：3-5分鐘的談話，系統(tǒng)，簡潔及

有明確宗旨.

內容：開會目的，時間安排，議事方尤，

紀律規(guī)則等.

程序：

＞概觀會議進行程序；

＞提供與討論有關的資訊、規(guī)范議程；

＞指定會議記錄者；

＞征求對議程設計的恚見.

如何分配發(fā)言時間

強有2個向海要問：

＞會議中往往是主持人說話最多，這

是為什么？

＞一次會議，一般存在以下情況：只

有8DN的時間在直正開會；15K的時間

大家沉默：5N的/間鬲人槍著發(fā)言.

如何能更有效的分配發(fā)育時間？

老師語最：

＞會議主持人在會議中所占的發(fā)盲時間較多，主要寄以

下原陸

原因一，對議艇轉覲

原因二，地位高，聲音大

象四三，負擔較多的行政看任

＞一次會議真正用于開會的時間只有80%如果將8QK打

時間分給7個人，每人只施講11分鐘，如果主持人滔滔

不絕，其他人就沒有機會說話了.

我，1建議——主持人的發(fā)言附回應里庵在20/80：

要盡量保證每個人發(fā)言機會均等；

盡量彩成一種互動的會議很圓.

如何掌握議事進度

掌握議事進度對一次會議的成功可謂至關重要。控場也就成為一個主持人最應訓練的技

巧之一。掌握議事進度要素包含2種方式：語言方式與非語言方式。

1.語言方式

語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來操縱會議的墳事進度。比如，面對一些

非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人能夠憑借對其的熟悉，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言

的時間。具體做法如：“能不能用3分鐘的時間給我們簡單的說一下？”當他說到5分鐘的

時候，你能夠再說：“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說的正是我們需要的。”或者者能夠使用一帶而

過的方法，比如“你剛才說的內容非常好，你對下一問題怎么看？”這樣就能夠把他從一個

問題帶到另一個問題，或者是能夠轉移說話對象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么

看呢？”

通過以上這些話語，即語言方式，主持人能夠有意識的、合理的操縱議事進度。

2.非語言方式

更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴

發(fā)言人說多了或者者別說/，或者者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉向別人，就

可能是在提示正在說話的人能夠停止說話了；不耐煩的敲桌了、也能夠提示結束發(fā)言；用比

較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達到同樣的效果。

語言與非語言這2種形式的合理運用，能夠做到有效的控場，使會議既不可能太短，也

不可能太長，準時開始，準時結束。

如何達成決議一決策方式

彼德.德魯克決議法

彼德?德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學習研究，總結出了達成協(xié)議的如F

步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達成協(xié)議。

演狎?得爵克決議法：

＞用“足崢多”的時間性視困難所在,并使用會拿達成共識.

＞列舉或困不各畏累并開始的論之.

＞客觀比較務慢案的優(yōu)劣，避免意氣之爭.

＞估計各?貝察之茨女手.

＞評估有無呆集更多叁考費■料的需要.

＞征求反射意見.

＞以中立角度電視正反意見.

＞4■京與會者君各級賓之認網(wǎng).

＞對提支做罡當?shù)拟栀樤偻壮?

＞“認議事第果.

＞緞成或指定議案執(zhí)行的女督?0?

4種群體決策

少數(shù)JML從多裁決策

共識決策無弁議決第

圖4T4種群體決策

1,權威決策

權威決策出現(xiàn)于最高掌權者具有決策權與否決權，單方面作出決定時。

適宜使用：當組織授權團隊領導人作最終決策并全權負責時。

不宜使用：當團隊領導人希望團隊成員接納并支持某項決策時。

【舉例】

特別行動小組向部分領導提交報告并等待最后決策。經(jīng)理決定工作日程表，然后通知該小組。

優(yōu)點：決賽迅速高效：在急需行動的情況下最有用：在權力軍限明顯的地方最有效。

缺點：盡管可迅速做出決策，但實際支持與執(zhí)行建議也不易：當復雜性增高時，權威決策的質量會由

于考慮面不寬而受到影響。

2.少數(shù)服從多數(shù)決策

少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時，它以民主原則為基礎。

適宜使用：當時間有限，而決策結果不可能對反對者造成消極影響時。

注意：投票容易導致輸贏之爭，輸方將難以盡職與投入。

【舉例】

團隊成員投票同意一項新的工作福序。團隊成員投票選舉團仄領導。

優(yōu)點：同意多數(shù)人討問題發(fā)恭自己的意見.保語太多數(shù)人扶目.決議可通過簡單唱票，析對迅速與高

效做出。

缺點：在小集團內，投票一向促成人們分派。這種競爭會彩響一項決議的質量與執(zhí)行。

3共識決策

共識決策產生于所有成員都不一致程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權。

共識決策提供一種反映所有成員辦法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性,

表達平等之風。

注意：假如決策時間有限，或者團隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。

【舉例】

全體工作人員同意支忖新的程序變動，團隊制定了一套工作方針。

優(yōu)點：保證所有問題與思想得到公開言論，每個團隊成員有機會發(fā)表意見。復雜的決議會通過深思熟

慮，從而產生高質量決議。

抉點：達成一致需要相對長的時間，并具挑戰(zhàn)性。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽并懂得他人觀點:

為確保所有團隊成員有機會發(fā)表意見與分享其見解，務必進行有故的推動。

4.無異議決策

無異議決策產生于所有成員對某項決策完全贊同時。

當提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊應作出無異議決策。

注意：不管團隊具備什么樣的經(jīng)驗，無異議決策都很難達成。只有當一項決策的結果對每

個成員都至關重要時才有可能作出無異議決策。

【舉例】

一陪審團認真研究法庭案子后，呈遞一份無異議裁決書。

優(yōu)點：確保團隊每個人都認為所達成的決議是最佳的，并公開支掙它：意見不與與沖突最低。

缺點：由于沒有哪兩個人的思想完全合拍，達成無異議決策也許會花費很長的時間。無異議決策常常

難以做出。

4種團隊決策法

團隊決策法之一，頭腦風?法

＞無拘無束矍意免.達求故*.

＞得點孑記蒞大京看得見的地方.供尤家分”/受啟發(fā).

＞我助第合倫人的戈法畏出骨構發(fā).

＞與會/不分限位看依，平等漢事.

＞不允許在點孑匯累隋段訐價或反11副人的怠見.在無

拘無束、相互激落的情兒下匯票的點孑比一般方法多?OI.

團隊設豫然之二愴次C；￡一體決策注

讓*索以&眾的/份字導例題的第決.，者門的工作小球世斤

恤山，通過信近世行交工.21電市財看的詰論*柒的篇《的嗡.

＞由工件小如曬?同冊內5.抨我討一半叫以#?我同良的現(xiàn)毫.次.

＞將就毫泉普除事先a定的**，**。)便供?決向聞的士蝦毋

?.■窠之的不淌*.幗五保臣.

＞愛質這一舞在遂的2見.帆出答口.，*￥*老見的就計分折■孔.

皿決乘法之三U?ta■球相點|

＞讓e隊離弄JI柒的工作工境.直tt日常??!

的干軌.列多一小見方去等na咒一女司是.

＞基與洪堂的人K寓弄辦公H-E偽R

彼?士時爸?84修紈工作環(huán)魂申上下?尊假及

*?的干我.3H總電.tt

出新水平的箝，.佗，高水手的央H?

80缸決策澤之凹?an?;t

》就是訝名枳的支發(fā)售n力用*力4.從

不口的翕度.現(xiàn)［亮公忸員的才角東

保?拿的方案.4?Af)e?t?M＜Ttt

*員冕?一的才氏?一旦您一個?的

施友速衣?樵.員會*，名不■的貫明直

XM.

哭續(xù)聞偽母，?氏2杼4■第9

量力混

如何圓滿結束會議

荽循圓滿雉束會議.需妾做到以下三點:

＞?S$-7分健做總笫

＞磷定工作分配妥當

＞準酎結束會議

【本講總結】

會議的成功需要高明的策略。從會議的開始直至會議的結束，每一步都需要掌握得恰到好處，只有這

樣才能讓會議的高效變得萬無一失。

需要特別引起注意的是達成f辦議的具體步藤與做好決栽的一些科學方法。策略是決定會議成敗的關鍵

因素之一，一定要深刻懂得并靈活運用成功會議的5種策略。希望你的每一次會議都碩果累累！

【心得體會】

第5講會議中的溝通與反饋技巧

【本講重點】

會議中的溝通

會議中的反饋技巧

會議中的溝通

3種溝通圖畫

1.溝通漏斗

溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐步減少的趨勢，由于漏斗的特性就在于