企業(yè)辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教程與考試題一、培訓(xùn)教程：辦公自動(dòng)化核心能力提升（一）辦公軟件自動(dòng)化：效率工具的深度應(yīng)用在財(cái)務(wù)、行政、銷售等部門的日常工作中，辦公軟件的自動(dòng)化能力能大幅減少重復(fù)操作、提升數(shù)據(jù)處理精度。核心技能可通過三類工具實(shí)現(xiàn)：1.Excel自動(dòng)化處理與分析Excel的自動(dòng)化聚焦于數(shù)據(jù)計(jì)算、整合與可視化，典型場景包括報(bào)表匯總、業(yè)績統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)匹配等：函數(shù)與公式：掌握多條件統(tǒng)計(jì)（`SUMIFS`/`COUNTIFS`）、跨表匹配（`VLOOKUP`/`INDEX+MATCH`）、動(dòng)態(tài)引用（`INDIRECT`）。例如，統(tǒng)計(jì)“銷售部”且“業(yè)績>10萬”的員工數(shù)，可使用`=COUNTIFS(部門列,"銷售部",業(yè)績列,">____")`；若需匹配員工姓名與工號(hào)，可在目標(biāo)單元格輸入`=VLOOKUP(工號(hào)單元格,員工信息表!A:B,2,FALSE)`（`FALSE`代表精確匹配）。數(shù)據(jù)透視表與PowerQuery：數(shù)據(jù)透視表可快速按“部門、月份”匯總銷售額；PowerQuery支持多表合并（如合并每月銷售報(bào)表）、數(shù)據(jù)清洗（去除重復(fù)值、拆分列）。操作時(shí)只需在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡點(diǎn)擊“自表格/區(qū)域”，通過圖形化界面完成步驟，無需代碼基礎(chǔ)。VBA與宏：通過“開發(fā)工具-錄制宏”生成基礎(chǔ)代碼（如批量設(shè)置單元格格式），再修改代碼（如循環(huán)語句`Fori=1To100`實(shí)現(xiàn)批量操作）。典型場景：每月自動(dòng)生成100份報(bào)表并按模板格式調(diào)整。2.Word自動(dòng)化與批量處理Word的自動(dòng)化圍繞標(biāo)準(zhǔn)化文檔生產(chǎn)與重復(fù)任務(wù)簡化，適用于合同、通知書、報(bào)告等場景：樣式與模板：統(tǒng)一設(shè)置“標(biāo)題1（二號(hào)黑體）”“正文（宋體小四）”等樣式，后續(xù)通過“更新樣式”一鍵同步格式。例如，修改模板的“標(biāo)題1”字號(hào)后，所有使用該樣式的標(biāo)題會(huì)自動(dòng)更新。郵件合并：結(jié)合Excel數(shù)據(jù)源，批量生成個(gè)性化文檔。操作流程：“郵件-選擇收件人-使用現(xiàn)有列表”導(dǎo)入Excel，在模板中插入“合并域”（如{姓名}、{部門}），最后“完成并合并-編輯單個(gè)文檔”生成所有文件。宏與域：用域?qū)崿F(xiàn)動(dòng)態(tài)內(nèi)容（如{DATE}自動(dòng)插入當(dāng)前日期），宏錄制“查找替換+格式設(shè)置”流程（如批量將“附件”替換為“附件：”并加粗）。3.PowerPoint自動(dòng)化與可視化PowerPoint的自動(dòng)化核心是模板復(fù)用與數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)，提升匯報(bào)效率：母版設(shè)計(jì)：在“視圖-幻燈片母版”中設(shè)置標(biāo)題頁、正文頁的統(tǒng)一版式（如公司LOGO、頁腳），所有幻燈片基于母版創(chuàng)建，修改母版即可更新全部內(nèi)容。數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)：通過“插入-圖表”選擇Excel數(shù)據(jù)源，后續(xù)Excel數(shù)據(jù)更新后，PowerPoint圖表可一鍵刷新（右鍵圖表→“刷新數(shù)據(jù)”）。批量更新：使用“替換”功能（Ctrl+H）批量修改文本（如將“2023”替換為“2024”），或通過“幻燈片放映-自定義幻燈片放映”快速生成多版本匯報(bào)（如“高管版”隱藏細(xì)節(jié)頁，“部門版”顯示全量內(nèi)容）。（二）流程自動(dòng)化工具：RPA與低代碼平臺(tái)1.RPA（機(jī)器人流程自動(dòng)化）基礎(chǔ)RPA通過模擬人類操作（鼠標(biāo)、鍵盤、點(diǎn)擊）完成重復(fù)任務(wù)，主流工具如UiPath、影刀等：2.低代碼平臺(tái)：流程與系統(tǒng)搭建低代碼平臺(tái)（如釘釘宜搭、簡道云）無需代碼即可搭建業(yè)務(wù)系統(tǒng)，典型場景包括審批、數(shù)據(jù)填報(bào)：審批流程：以“請(qǐng)假流程”為例，設(shè)置“申請(qǐng)人→直屬領(lǐng)導(dǎo)→HR”的審批節(jié)點(diǎn)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)配置“同意/駁回”分支，自動(dòng)觸發(fā)“請(qǐng)假天數(shù)>3天需HR審批”等規(guī)則。數(shù)據(jù)填報(bào)系統(tǒng)：搭建“銷售日?qǐng)?bào)”表單，設(shè)置“銷售額”為數(shù)字類型、“客戶名稱”為下拉選擇，提交后自動(dòng)匯總到“銷售統(tǒng)計(jì)表”，并通過“儀表盤”生成可視化報(bào)表。（三）協(xié)同辦公自動(dòng)化：OA與協(xié)作平臺(tái)協(xié)同辦公自動(dòng)化的核心是流程規(guī)范化與信息高效流轉(zhuǎn)，覆蓋審批、文檔協(xié)作、提醒等場景。1.OA系統(tǒng)：標(biāo)準(zhǔn)化流程管理OA系統(tǒng)的核心是流程規(guī)范化與信息流轉(zhuǎn)：基礎(chǔ)流程操作：員工發(fā)起“報(bào)銷流程”時(shí)，需按模板填寫金額、事由，上傳發(fā)票照片，系統(tǒng)自動(dòng)推送至直屬領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后觸發(fā)“財(cái)務(wù)打款”節(jié)點(diǎn)。自定義流程配置：管理員可通過“流程設(shè)計(jì)器”新增流程（如“合同審批”），設(shè)置“法務(wù)審核”“總經(jīng)理審批”等節(jié)點(diǎn)，配置“合同金額>50萬需總經(jīng)理審批”的條件分支。2.釘釘/飛書：協(xié)作與自動(dòng)化提醒云文檔協(xié)作：多人在線編輯文檔（如會(huì)議紀(jì)要），通過“@提及”功能提醒成員修改，系統(tǒng)自動(dòng)記錄版本歷史。自動(dòng)化提醒：在釘釘“智能人事”中設(shè)置“員工生日提醒”，或在飛書“多維表格”中配置“任務(wù)到期前1天@負(fù)責(zé)人”的自動(dòng)化規(guī)則。二、考試題：檢驗(yàn)辦公自動(dòng)化能力（一）選擇題（每題2分，共20分）1.Excel中，需統(tǒng)計(jì)“銷售部”且“業(yè)績≥15萬”的員工數(shù)量，應(yīng)使用的函數(shù)是（）A.`SUMIF`B.`COUNTIFS`C.`VLOOKUP`D.`INDEX`2.以下哪項(xiàng)屬于RPA的典型應(yīng)用場景？（）3.Word郵件合并的核心作用是（）A.批量生成帶個(gè)性化內(nèi)容的文檔B.自動(dòng)檢查語法錯(cuò)誤C.快速設(shè)置文檔樣式D.生成目錄（二）操作題（每題15分，共45分）1.Excel數(shù)據(jù)處理：給定“銷售數(shù)據(jù)表.xlsx”（包含“日期、部門、銷售額、客戶名稱”列），要求：用`SUMIFS`統(tǒng)計(jì)“技術(shù)部”10月的總銷售額；用PowerQuery合并“10月”“11月”兩個(gè)工作表的數(shù)據(jù)，去除重復(fù)的“客戶名稱”；用數(shù)據(jù)透視表按“部門”和“月份”匯總銷售額，行標(biāo)簽為部門，列標(biāo)簽為月份。2.Word郵件合并：給定“員工信息.xlsx”（包含“姓名、部門、入職日期”列）和“入職通知書模板.docx”，要求：導(dǎo)入Excel數(shù)據(jù)源，在模板中插入“姓名”“部門”“入職日期”域；生成所有員工的入職通知書，保存為“入職通知書_姓名.docx”格式（如“入職通知書_張三.docx”）。3.RPA流程設(shè)計(jì)：打開瀏覽器，訪問OA系統(tǒng)網(wǎng)址；輸入用戶名、密碼（假設(shè)為admin/1234），點(diǎn)擊“登錄”；（三）案例分析題（35分）某電商公司財(cái)務(wù)部每月需匯總10個(gè)業(yè)務(wù)部門的“銷售日?qǐng)?bào)”（Excel格式，結(jié)構(gòu)相同但數(shù)據(jù)不同），當(dāng)前人工匯總需2小時(shí)/次，且易出錯(cuò)。請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)兩種自動(dòng)化方案（需說明工具、步驟、優(yōu)劣勢(shì)），并選擇更適合的方案說明理由。三、參考答案與評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（一）選擇題答案1.B2.B3.A（二）操作題評(píng)分要點(diǎn)1.Excel數(shù)據(jù)處理：`SUMIFS`公式正確（如`=SUMIFS(銷售額列,部門列,"技術(shù)部",日期列,">=____",日期列,"<=____")`）；PowerQuery成功合并表、去重；數(shù)據(jù)透視表字段設(shè)置正確（行：部門，列：月份，值：銷售額求和）。2.Word郵件合并：數(shù)據(jù)源導(dǎo)入正確，域插入位置準(zhǔn)確；生成的文檔命名包含姓名，無格式錯(cuò)誤。3.RPA流程設(shè)計(jì)：包含錯(cuò)誤處理（如“登錄失敗重試”“文件已存在提示”）。（三）案例分析題參考思路方案一：Excel+PowerQuery工具：Excel2016+（含PowerQuery）。步驟：將10個(gè)部門的日?qǐng)?bào)放在同一文件夾，通過PowerQuery的“從文件夾”導(dǎo)入，自動(dòng)合并并按“部門”“日期”分組求和。優(yōu)勢(shì)：無需額外工具，操作簡單；劣勢(shì)：需每月手動(dòng)觸發(fā)，不支持實(shí)時(shí)匯總。方案二：RPA工具工具：影刀、UiPath等。步驟：錄制“打開Excel→復(fù)制數(shù)據(jù)→粘貼到匯總表→保存”的