PAGE公司法務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司法務(wù)檔案管理，規(guī)范法務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保法務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮法務(wù)檔案在公司運(yùn)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及各部門涉及法務(wù)工作形成的各類檔案，包括但不限于合同文件、訴訟與仲裁文件、法律咨詢文件、合規(guī)審查文件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則法務(wù)檔案由公司法務(wù)部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映法務(wù)工作實(shí)際情況，確保檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.分類科學(xué)原則按照法務(wù)工作的類別和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司合法權(quán)益。二、檔案管理職責(zé)（一）法務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善法務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門法務(wù)檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)法務(wù)檔案的集中統(tǒng)一保管，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定提供法務(wù)檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。5.定期對(duì)法務(wù)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門法務(wù)文件材料的收集、整理，并定期移交法務(wù)部門歸檔。2.配合法務(wù)部門做好法務(wù)檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守公司法務(wù)檔案管理制度，確保本部門形成的法務(wù)文件材料符合歸檔要求。三、檔案收集（一）收集范圍1.合同類包括各類業(yè)務(wù)合同、租賃合同、采購合同、銷售合同、技術(shù)合同等，以及合同的洽談?dòng)涗?、意向書、補(bǔ)充協(xié)議等相關(guān)文件。2.訴訟與仲裁類起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審記錄、仲裁申請(qǐng)書、仲裁裁決書等法律文書。3.法律咨詢類法律咨詢函、法律意見書、律師工作報(bào)告等。4.合規(guī)審查類合規(guī)自查報(bào)告、合規(guī)審查意見、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告等。5.其他法務(wù)文件公司涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件、勞動(dòng)法律事務(wù)文件、行政法律事務(wù)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在法務(wù)工作完成后及時(shí)將相關(guān)文件材料收集齊全，確保文件的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.合同類檔案按照合同的業(yè)務(wù)類型、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類。2.訴訟與仲裁類檔案按照案件性質(zhì)、審理階段等進(jìn)行分類。3.法律咨詢類檔案按照咨詢事項(xiàng)、咨詢時(shí)間等進(jìn)行分類。4.合規(guī)審查類檔案按照審查對(duì)象、審查時(shí)間等進(jìn)行分類。5.其他法務(wù)文件根據(jù)文件性質(zhì)進(jìn)行分類。（二）整理方法1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類排序，剔除重復(fù)、無效的文件。2.按照文件的形成時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性。3.編制文件目錄，注明文件名稱、編號(hào)、日期、來源等信息，便于查找和檢索。4.對(duì)于紙張破損、字跡模糊的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前將上一年度形成的法務(wù)文件材料移交法務(wù)部門歸檔。對(duì)于重大法務(wù)事項(xiàng)，應(yīng)在事項(xiàng)結(jié)束后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的法務(wù)文件材料編制移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.法務(wù)部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，確保檔案符合歸檔要求。3.將符合要求的檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行裝訂、編目，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。4.建立法務(wù)檔案總目錄，記錄檔案的存放位置、編號(hào)等信息，便于查詢和管理。六、檔案保管（一）保管期限1.合同類檔案一般保管期限為[X]年，重要合同的保管期限為[X]年。2.訴訟與仲裁類檔案保管期限至案件終結(jié)后[X]年。3.法律咨詢類檔案保管期限為[X]年。4.合規(guī)審查類檔案保管期限為[X]年。5.其他法務(wù)文件根據(jù)文件性質(zhì)和實(shí)際需要確定保管期限。（二）保管設(shè)施1.法務(wù)部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類順序存放，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或泄露檔案信息。七、檔案利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱法務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《法務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交法務(wù)部門審批。2.法務(wù)部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱法務(wù)檔案的，應(yīng)提交正式的借閱申請(qǐng)函，注明借閱目的、借閱期限等信息，并提供相關(guān)證明材料。2.法務(wù)部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《法務(wù)檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借閱目的。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。法務(wù)部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.法務(wù)部門定期對(duì)保管期限已滿的法務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《法務(wù)檔案銷毀清單》。（二）銷毀1.《法務(wù)檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由法務(wù)部門組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)