PAGE經(jīng)貿(mào)局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)經(jīng)貿(mào)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)貿(mào)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于經(jīng)貿(mào)局機(jī)關(guān)各科室、下屬事業(yè)單位及全體工作人員在工作中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則經(jīng)貿(mào)局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映經(jīng)貿(mào)工作的歷史面貌和實(shí)際情況，歸檔的文件材料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集和整理經(jīng)貿(mào)工作中形成的各類檔案，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，科學(xué)分類、編號和排列，建立健全檢索工具，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率，為經(jīng)貿(mào)工作提供高效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局領(lǐng)導(dǎo)為組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)全局檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）辦公室辦公室作為檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本局檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄等，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀，對已到保管期限的檔案進(jìn)行銷毀處理。6.組織開展檔案統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.負(fù)責(zé)向同級國家綜合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（三）各科室各科室負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定的時間和要求向辦公室移交檔案。同時，指定專人負(fù)責(zé)本科室檔案的日常管理和利用工作，確保本科室檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與經(jīng)貿(mào)工作有關(guān)的文件、指示、通知、通報等。2.本局形成的各類文件，包括黨組文件、行政文件、會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、項目資料、調(diào)研材料等。3.本局召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。4.本局工作人員在工作中形成的各類業(yè)務(wù)文件、書信、圖表、聲像等資料。5.本局下屬事業(yè)單位上報的各類文件、報表、總結(jié)等。6.本局參加各類活動形成的文件、材料、照片、錄像等。7.其他與經(jīng)貿(mào)工作有關(guān)的具有保存價值的文件材料。(二)收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保本科室形成的文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其歷史聯(lián)系，按照文件形成的時間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.對收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，對不符合要求的文件材料應(yīng)及時補(bǔ)充或修正。4.各科室應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料整理好，向辦公室移交。移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用A4規(guī)格紙張進(jìn)行整理，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，字跡模糊或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制或摘抄。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財務(wù)管理類、聲像檔案類等類別。2.組卷將具有密切聯(lián)系的文件材料組合成案卷，每卷厚度一般不超過20mm。組卷時應(yīng)注意文件的完整性和系統(tǒng)性，同一事由的文件應(yīng)集中組卷。3.排列案卷應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序進(jìn)行排列，并編制案卷目錄。4.編號對每一卷案進(jìn)行編號，編號應(yīng)按照全宗號、年度、保管期限、案卷順序號的順序編制，如：[全宗號][年度][保管期限][案卷順序號]。5.編目編制案卷目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。同時，編制卷內(nèi)文件目錄，包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件較好的位置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放地。2.檔案庫房應(yīng)具備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥、防盜報警裝置等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對獨(dú)立，互不干擾。（二）檔案上架排列1.檔案應(yīng)按照全宗號、年度、保管期限、類別等順序依次上架排列，便于查找和管理。2.同一全宗的檔案應(yīng)集中存放，不同全宗的檔案應(yīng)分開存放。3.檔案密集架應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行和安全使用。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案凡是反映本局主要職能活動和基本歷史面貌的，對本局工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括：本局制定的重要法規(guī)性文件；本局召開的重要會議文件；本局重要的工作計劃、總結(jié)、報告；本局機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件；本局重大項目的審批、實(shí)施文件；本局與其他單位簽訂的重要合同協(xié)議；本局重要的統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等。2.定期保管的檔案定期保管的檔案分為30年和10年兩種期限。凡是在一定時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為定期保管。主要包括：本局一般性的文件材料；本局一般性的會議文件；本局一般性的工作計劃、總結(jié)、報告；本局一般性的統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。3.檔案庫房應(yīng)嚴(yán)格控制溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。5.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和本局檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價值。3.遵循歷史唯物主義的原則，尊重歷史事實(shí)，確保檔案鑒定工作的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件逐頁進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其價值。2.分析比較法將檔案與本局的職能活動、工作重點(diǎn)、歷史發(fā)展等進(jìn)行分析比較，確定檔案的保存價值。3.效益評估法對檔案的利用效益進(jìn)行評估，根據(jù)利用頻率、利用效果等因素，判斷檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，包括檔案題名、年度、保管期限、卷號、文號、責(zé)任者、日期、頁數(shù)等項目。2.檔案銷毀清冊經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后，報同級國家綜合檔案館備案。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本局檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.方便利用原則檔案管理部門應(yīng)提供便捷的檔案利用服務(wù)，簡化利用手續(xù)，提高利用效率，滿足利用者的需求。3.保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，不得擅自提供利用。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱本局檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱本局檔案。4.其他符合國家有關(guān)規(guī)定的檔案利用需求。（三）利用手續(xù)辦理1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室辦理查閱手續(xù)。2.上級機(jī)關(guān)、其他單位查閱本局檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍和要求，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等查閱本局檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人審核后，報局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。4.查閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。5.檔案管理人員應(yīng)按照利用者的要求，及時提供檔案，并做好查閱服務(wù)工作。查閱完畢后，應(yīng)及時收回檔案，檢查檔案是否完整無損。（四）利用方式1.查閱檔案原件利用者可在檔案查閱室查閱檔案原件，檔案管理人員應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境，確保利用者能夠順利查閱檔案。2.復(fù)制檔案利用者因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，為利用者復(fù)制檔案，并加蓋檔案管理部門印章。3.摘錄檔案利用者可根據(jù)需要摘錄檔案內(nèi)容，但應(yīng)保持檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自篡改或歪曲檔案內(nèi)容。摘錄完畢后，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺帳，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行及時、準(zhǔn)確的統(tǒng)計。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照國家有關(guān)規(guī)定，定