PAGE醫(yī)院檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映醫(yī)院各項工作的實際情況。3.完整系統(tǒng)原則：保證檔案的完整性和系統(tǒng)性，全面反映醫(yī)院的歷史和現(xiàn)狀。4.安全保密原則：確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（四）檔案管理職責(zé)1.醫(yī)院檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實施。負責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。建立健全醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。負責(zé)檔案的保管、保護工作，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案的安全。積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為醫(yī)院各項工作提供檔案信息服務(wù)。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高醫(yī)院員工檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。對各科室、部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.各科室、部門職責(zé)負責(zé)本科室、部門各類檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交醫(yī)院檔案管理部門統(tǒng)一保管。明確一名兼職檔案員，負責(zé)本科室、部門檔案工作的日常管理，確保檔案的及時收集和整理。配合醫(yī)院檔案管理部門做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的檔案信息資料。嚴格遵守檔案管理制度，妥善保管本科室、部門的檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。二、檔案的分類與編號（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團工作等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、人事管理、財務(wù)管理、后勤管理等文件。3.醫(yī)療管理類：涉及醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)管理、醫(yī)療安全管理、病歷管理、醫(yī)療統(tǒng)計等檔案。4.護理管理類：包含護理工作制度、護理質(zhì)量管理、護理人員培訓(xùn)與考核、護理記錄等資料。5.教學(xué)科研類：有關(guān)醫(yī)院教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)評估、科研項目申報與管理、科研成果等檔案。6.設(shè)備物資類：包括醫(yī)療設(shè)備采購、驗收、使用、維護、報廢等文件，以及物資采購、庫存管理等資料。7.基建檔案類：醫(yī)院基本建設(shè)項目從立項到竣工驗收全過程形成的文件材料，如項目審批文件、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。8.文件資料類：醫(yī)院收到和發(fā)出的各類文件、函件、通知、簡報等。9.聲像檔案類：照片、錄音、錄像等反映醫(yī)院重要活動、醫(yī)療場景、科研成果等的聲像資料。10.電子檔案類：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案，如電子文檔、電子表格、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.類別：按照檔案分類的十大類，分別用兩位大寫字母表示，如“DQ”表示黨群工作類，“XZ”表示行政管理類等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，2023年形成的黨群工作類第5份檔案編號為“2023DQ005”。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)院各科室、部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.醫(yī)院與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。3.醫(yī)院員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)資料、科研成果、學(xué)術(shù)論文等。4.醫(yī)院舉辦的各類會議、活動形成的文件、照片、錄像等資料。（二）收集要求1.各科室、部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本科室、部門的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.對于重要文件、資料，應(yīng)一式兩份或多份，分別保存于不同載體，如紙質(zhì)和電子文檔。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準，將收集的檔案材料進行分類。2.組卷：將同一類別的檔案材料按照一定的原則和方法組成案卷。如行政管理類檔案可按文件性質(zhì)、時間順序等組卷。3.編目：對每卷檔案進行編號、編頁、填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件題名、日期、文號、責(zé)任者、頁號等內(nèi)容。4.裝訂：將卷內(nèi)文件材料整齊排列，左側(cè)裝訂，拆除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場所1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.對不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）檔案保管期限1.醫(yī)院檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映醫(yī)院主要職能活動和歷史面貌的，對醫(yī)院工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是醫(yī)院在一定時期內(nèi)具有重要查考利用價值的檔案。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，是醫(yī)院在較短時間內(nèi)需要查考利用的檔案。2.具體檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和醫(yī)院實際情況確定。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，對重點檔案隨時進行抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、安全防護等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)的問題和處理結(jié)果應(yīng)詳細記載。（五）檔案的修復(fù)與搶救1.對破損、褪色、霉變等有損壞的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。2.對于重要檔案或因保管條件惡化可能導(dǎo)致檔案損壞的情況，應(yīng)及時采取搶救措施，確保檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用必須遵守國家法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度。2.服務(wù)臨床科研原則：以滿足醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作需要為出發(fā)點，積極提供檔案信息服務(wù)。3.嚴格審批原則：利用檔案需經(jīng)過嚴格的審批手續(xù)，確保檔案信息的安全和合理利用。（二）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)醫(yī)院批準查閱、借閱相關(guān)檔案。3.涉及醫(yī)院歷史研究、文化傳承等方面的檔案利用。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、期限等，經(jīng)所在科室、部門負責(zé)人簽字同意，報檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（四）利用審批1.醫(yī)院內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，由所在科室、部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門備案。2.外部單位查閱、借閱檔案，需提交單位介紹信、查閱或借閱申請函，注明查閱或借閱的檔案內(nèi)容、目的、期限等，經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。（五）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位（部門）、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容、歸還時間等。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計檔案利用情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準和規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面審查、歷史分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立醫(yī)院檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)科室、部門負責(zé)人及檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負責(zé)對醫(yī)院檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映醫(yī)院主要職能活動和歷史面貌，是否具有查考利用價值。2.檔案的保管期限是否符合規(guī)定，是否需要調(diào)整保管期限。3.檔案的完整性和準確性，是否存在重復(fù)、虛假或不完整的情況。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出初步鑒定意見，填寫檔案鑒定審批表。2.檔案鑒定工作小組對初步鑒定意見進行審核，召開鑒定會議，對檔案進行逐卷審查，形成鑒定結(jié)論。3.鑒定結(jié)論經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。（五）銷毀程序1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)批準后進行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)檔案鑒定工作小組組長和醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，記錄材料應(yīng)與檔案銷毀清冊一并保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各科室、部門應(yīng)及時將形成的電子文件收集齊全，并按照檔案分類要求進行整理。2.在整理電子檔案時，應(yīng)確保文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整、存儲載體安全。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理，建立對應(yīng)關(guān)系，便于查找和利用。（二）電子檔案的存儲與保管1.醫(yī)院應(yīng)建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進行存儲，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如異地存儲等，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對電子檔案存儲環(huán)境進行監(jiān)控，確保溫度、濕度、電力供應(yīng)等符合要求，防止因環(huán)境因素導(dǎo)致電子檔案損壞。（三）電子檔案的利用1.醫(yī)院應(yīng)建立電子檔案利用系統(tǒng)，方便員工查閱、借閱電子檔案。利用系統(tǒng)應(yīng)具備身份認證、權(quán)限管理、檢索查詢、在線瀏覽、下載打印等功能。2.電子檔案利用應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案相同的利用原則和審批程序，確保電子檔案信息的安全和合理利用。（四）電子檔案的鑒定與銷毀1.電子檔案的鑒定與銷毀工作應(yīng)參照紙質(zhì)檔案的鑒定與銷毀程序進行，確保鑒定結(jié)果的準確性和銷毀過程的安全性。2.對已失去保存價值的電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行銷毀，確保電子檔案信息無法恢復(fù)。八、聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集1.醫(yī)院應(yīng)指定專人負責(zé)聲像檔案的收集工作，及時收集反映醫(yī)院重要活動、醫(yī)療場景、科研成果等方面的照片、錄音、錄像等資料。2.各科室、部門在舉辦重要活動、開展科研項目等過程中，應(yīng)主動將形成的聲像資料移交檔案管理部門。（二）聲像檔案的整理1.對收集的聲像檔案進行分類整理，按照形成時間、內(nèi)容主題等進行編號和編目。2.聲像檔案應(yīng)配以文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等基本信息，確保聲像檔案的完整性和可讀性。（三）聲像檔案的保管1.聲像檔案應(yīng)采用專門的存儲設(shè)備進行保管，如光盤、磁帶等，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.聲像檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保聲像檔案的安全。（四）聲像檔案的