PAGE建材市場檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)建材市場檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在市場運(yùn)營、管理、決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本建材市場內(nèi)各部門、各商戶以及與市場運(yùn)營相關(guān)的各類活動(dòng)所形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則市場設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映市場運(yùn)營的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理與市場相關(guān)的各類檔案，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對(duì)涉及市場商業(yè)機(jī)密、商戶隱私等敏感信息檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足市場運(yùn)營和管理的需要。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立市場檔案管理中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理市場各類檔案。檔案管理中心可根據(jù)實(shí)際情況配備檔案管理人員若干名。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本市場檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)市場各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.對(duì)檔案的保管、利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案的安全和完整。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀過期、無用的檔案。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。7.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、相關(guān)單位以及市場內(nèi)各部門、商戶之間的檔案交接和溝通協(xié)調(diào)工作。三、檔案分類及歸檔范圍（一）行政管理檔案1.市場組織架構(gòu)、人員編制、崗位職責(zé)等文件。2.市場年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.市場會(huì)議紀(jì)要、決議、通知等文件。4.市場規(guī)章制度、工作流程、操作規(guī)范等。5.市場行政公文、函件、請(qǐng)示、批復(fù)等往來文件。6.市場證照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等相關(guān)文件。（二）財(cái)務(wù)管理檔案1.市場財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。2.財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料。3.稅務(wù)申報(bào)資料、納稅記錄等。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等。5.市場資金收支記錄、銀行對(duì)賬單等。（三）業(yè)務(wù)經(jīng)營檔案1.市場招商、租賃合同、協(xié)議等文件。2.商戶信息檔案，包括商戶基本資料、經(jīng)營狀況、信用記錄等。3.市場銷售數(shù)據(jù)、交易記錄、客戶信息等。4.市場促銷活動(dòng)方案、宣傳資料、廣告投放記錄等。5.市場采購合同、供應(yīng)商信息檔案等采購業(yè)務(wù)相關(guān)資料。6.市場物流配送記錄、運(yùn)輸合同等物流業(yè)務(wù)資料。（四）工程建設(shè)檔案1.市場建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等前期文件。2.建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等相關(guān)證照。3.工程設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、竣工圖紙等。4.工程招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、施工合同等。5.工程施工過程中的技術(shù)資料、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程記錄等。6.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程結(jié)算資料等。（五）物業(yè)管理檔案1.市場物業(yè)管理制度、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)急預(yù)案等文件。2.物業(yè)維修記錄、保養(yǎng)記錄、設(shè)施設(shè)備檔案等。3.環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄等。4.安全保衛(wèi)工作記錄、消防設(shè)施檢查記錄等。5.業(yè)主/商戶投訴處理記錄、物業(yè)服務(wù)合同等。（六）客戶服務(wù)檔案1.客戶咨詢、投訴、建議記錄及處理結(jié)果。2.客戶滿意度調(diào)查資料。3.客戶回訪記錄。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門、各商戶應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期將本部門、本商戶形成的檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)收集市場運(yùn)營過程中產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)收集歸檔。（二）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理中心應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括市場重要的歷史文件、法規(guī)性文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，主要包括市場經(jīng)營活動(dòng)中的重要合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)記錄等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年，主要包括一般性的文件、資料等。（三）保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期對(duì)檔案架、檔案柜等進(jìn)行擦拭、消毒，防止蟲害滋生。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的正確使用。2.嚴(yán)格履行檔案查閱、借閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱市場內(nèi)各部門、各商戶因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制如需復(fù)制檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明“復(fù)制件”字樣。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱、復(fù)制）日期、查閱（借閱、復(fù)制）人姓名、部門、查閱（借閱、復(fù)制）內(nèi)容、審批人等信息。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)鑒定小組共同簽署意見，報(bào)市場主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.經(jīng)市場主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息的徹底消除，防止信息泄露。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀人姓名、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的建材市場檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)市場內(nèi)各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入將檔案目錄及相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，方便檔案的查詢和檢索。3.系統(tǒng)功能開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析、權(quán)限管理等功能，滿足市場檔案管理工作需要。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改和丟失。2.對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行定