PAGE本單位檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強本單位檔案的管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位內部各部門及全體員工，以及因工作需要查閱本單位檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱必須嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案查閱過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.服務利用原則：以服務單位各項工作為宗旨，合理提供檔案查閱服務，提高檔案利用效率。二、檔案查閱范圍（一）內部查閱1.本單位員工因工作需要，可查閱與其崗位職責相關的檔案資料，包括但不限于：業(yè)務文件、合同協(xié)議、會議記錄等，用于工作參考、項目推進、問題解決等。人事檔案，用于員工個人信息查詢、晉升考核、薪資調整等。財務檔案，用于財務審計、賬目核對、預算執(zhí)行分析等。2.各部門負責人可查閱本部門的綜合檔案，包括工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等，以便全面了解部門工作情況，進行管理決策。（二）外部查閱1.因工作往來需要，外部單位如合作企業(yè)、政府部門等，在履行合法手續(xù)并經本單位批準后，可查閱與其業(yè)務相關的檔案，如合作項目資料、業(yè)務往來函件等。2.司法機關、紀檢監(jiān)察部門等依法依規(guī)執(zhí)行公務時，如需查閱本單位檔案，應按照法定程序辦理相關手續(xù)，本單位予以配合。三、檔案查閱流程（一）內部查閱流程1.申請員工如需查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱目的、檔案名稱及范圍、查閱時間等信息。將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據工作實際情況，對申請的必要性和合理性進行審查，并簽署意見。2.審批申請表經部門負責人審核通過后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據檔案的密級和重要程度進行審批。對于普通檔案，由檔案管理人員直接批準；對于機密、絕密檔案，需經檔案管理部門負責人或單位分管領導審批。3.查閱申請人憑審批通過的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應按照申請表上注明的檔案名稱及范圍，為申請人提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。申請人應在指定的查閱地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案內容，應提前向檔案管理人員提出申請，經批準后按照規(guī)定的方式進行操作。4.歸還查閱完畢后，申請人應及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應對歸還的檔案進行核對，確保檔案的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究相關人員的責任。（二）外部查閱流程1.申請外部單位如需查閱本單位檔案，應提前向本單位發(fā)出《檔案查閱申請函》，說明查閱目的、檔案名稱及范圍、查閱時間等信息，并加蓋單位公章。將申請函提交至本單位對口業(yè)務部門，對口業(yè)務部門應根據工作需要，對申請進行初步審核，并簽署意見。2.審批申請函經對口業(yè)務部門審核通過后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門會同單位法務部門等相關部門，對申請進行全面審查，重點審查查閱目的的合法性、查閱范圍的合理性以及查閱單位的資質和信譽等。審查通過后，報單位分管領導審批。3.查閱外部單位查閱人員憑本單位批準的《檔案查閱申請函》及有效身份證件，到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理部門應按照申請函上注明的檔案名稱及范圍，為查閱人員提供相應的檔案，并安排專人在查閱現(xiàn)場進行全程陪同和監(jiān)督。查閱人員如需復印或摘錄檔案內容，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后按照規(guī)定的方式進行操作。復印或摘錄所得的檔案資料應加蓋本單位檔案管理部門公章，并注明用途。4.歸還查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門應對歸還的檔案進行核對，確保檔案的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時與查閱單位溝通協(xié)調，查明原因并追究相關人員的責任。同時，本單位應根據情況采取相應的補救措施，如重新提供檔案副本或進行檔案修復等。四、檔案查閱權限（一）普通檔案查閱權限1.本單位員工可查閱普通檔案，包括一般性的業(yè)務文件、工作記錄、公開資料等。2.外部單位因一般性工作往來，經本單位批準后，可查閱與其業(yè)務相關的普通檔案。（二）機密檔案查閱權限1.機密檔案是指涉及單位商業(yè)秘密、技術秘密、重要業(yè)務信息等，一旦泄露可能對單位造成重大損失的檔案。2.本單位員工查閱機密檔案，需經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準，并在檔案管理部門指定的地點查閱，查閱過程中不得擅自記錄、復制或傳播檔案內容。3.外部單位查閱機密檔案，除按照外部查閱流程辦理審批手續(xù)外，還需與本單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利和義務，確保檔案信息安全。（三）絕密檔案查閱權限1.絕密檔案是指涉及單位核心機密，關系到單位生存和發(fā)展的檔案，如重大決策文件、戰(zhàn)略規(guī)劃、關鍵技術資料等。2.本單位員工查閱絕密檔案，必須經單位分管領導批準，并在檔案管理部門專人陪同下查閱，查閱過程中不得使用任何存儲設備進行拷貝，查閱完畢后應立即歸還檔案管理部門。3.在任何情況下，外部單位不得查閱本單位絕密檔案。如因特殊原因確需查閱，必須報經上級主管部門批準，并按照嚴格的保密措施進行操作。五、檔案查閱紀律（一）遵守規(guī)定查閱人員必須嚴格遵守本制度及檔案管理部門的各項規(guī)定，按照指定的流程和權限進行查閱。（二）愛護檔案查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、折疊或撕毀，確保檔案的整潔和完好。（三）嚴禁泄露查閱人員對在查閱過程中知悉的檔案內容負有保密義務，不得向無關人員泄露檔案信息。嚴禁將檔案帶出規(guī)定的查閱場所，嚴禁私自復制、傳播檔案內容。（四）及時歸還查閱人員應在規(guī)定的查閱時間內完成查閱工作，并及時將檔案歸還檔案管理部門。如因特殊原因需要延長查閱時間，應提前向檔案管理部門申請并獲得批準。六、檔案查閱登記與記錄（一）查閱登記1.檔案管理部門應建立《檔案查閱登記簿》，對每一次檔案查閱進行詳細登記。2.登記內容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱目的、檔案名稱及范圍、審批情況、查閱時間、歸還時間等信息。（二）查閱記錄1.檔案管理人員應對查閱過程進行記錄，包括查閱人員的行為表現(xiàn)、檔案的使用情況等。2.查閱記錄應妥善保存，以備日后查閱和審計。如發(fā)現(xiàn)查閱過程中存在違規(guī)行為，查閱記錄可作為追究責任的重要依據。七、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門應定期對檔案查閱情況進行內部檢查，確保查閱流程規(guī)范、查閱權限合理、查閱紀律執(zhí)行到位。2.檢查內容包括查閱申請表的填寫與審批情況、查閱登記與記錄的完整性、檔案的歸還情況等。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案查閱情況的報告和資料。2.對于外部單位查閱檔案的情況，應定期進行回訪，了解查閱單位對檔案的使用情況及保密措施的執(zhí)行情況，確保檔案信息安全。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度進行檔案查閱的行為，檔案管理部門應及時制止，并視情節(jié)輕重給予相應的處理。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，如未按規(guī)定填寫申請表、擅自延長查閱時間等，給予警告批評，并要求其立即改正。3.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，如泄露檔案信息、損壞丟失檔案等，除責令其采取補救措施外，還應根據單位相關規(guī)定給予相應的紀律處分；造成