PAGE校團委檔案管理制度一、總則（一）目的為加強校團委檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校共青團工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于校團委在開展各項工作過程中形成的各類檔案，包括文件、資料、會議記錄、活動策劃與總結(jié)、學(xué)生社團相關(guān)材料、團員檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：校團委檔案由專人負責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映校團委工作實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對涉及學(xué)校機密、學(xué)生隱私等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和使用。二、檔案管理機構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)校團委設(shè)立檔案管理室，作為檔案管理的專門機構(gòu)，負責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索工具。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱和歸還手續(xù)。4.定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全和完整。5.對破損、褪色的檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制，對已到保管期限的檔案提出鑒定意見。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為校團委工作提供參考依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級團組織下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.校團委制定的工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度等。3.校團委組織召開的各類會議的文件、記錄、紀(jì)要等。4.校團委開展的各項活動的策劃方案、活動記錄、總結(jié)材料、照片、視頻等。5.學(xué)生社團的成立申請、章程、活動記錄、獲獎情況等。6.團員的入團申請書、志愿書、團組織關(guān)系介紹信、獎懲材料等。7.其他與校團委工作相關(guān)的有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門和個人應(yīng)及時將工作中形成的檔案材料移交檔案管理室，不得積壓、拖延。2.移交的檔案材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案整理要求。3.對重要活動和事件形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集整理。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、社團工作類、團員管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等，便于查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映校團委主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校共青團工作有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映校團委一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學(xué)校共青團工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映校團委短期工作活動，在較短時間內(nèi)對學(xué)校共青團工作有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至15年。（三）保管要求1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲于安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍本校教職工因工作需要，可查閱與校團委工作相關(guān)的檔案。學(xué)生因?qū)W習(xí)、研究等需要，可查閱本人的團員檔案及與學(xué)生社團活動相關(guān)的檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理室。3.檔案管理人員根據(jù)申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理室，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理室，檔案管理人員對檔案進行核對和檢查。（三）借閱范圍本校教職工因工作需要，確需借閱檔案的，可辦理借閱手續(xù)。學(xué)生一般不得借閱檔案，特殊情況需經(jīng)校團委書記批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理室。3.檔案管理人員對申請表進行審核，報校團委書記批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由校團委書記擔(dān)任組長，檔案管理人員和相關(guān)部門負責(zé)人為成員，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。對已無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見。2.填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)校團委書記批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負責(zé)組織銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表，向上級團組織和學(xué)校檔案管理部門報送。（二）移交工作1.校團委檔案應(yīng)按照學(xué)校檔案管理部門的要求，定期