PAGE檔案管理制度屬于人事一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和工作情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的歷史和現(xiàn)狀，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理室，隸屬于[具體部門名稱]，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀過(guò)期、無(wú)用的檔案。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱和利用工作，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)需要對(duì)外提供檔案利用服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和資源共享。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。2.人事管理類：包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)文件，員工檔案、勞動(dòng)合同、薪酬福利等資料。3.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)等相關(guān)文件，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、發(fā)票等資料。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：包括市場(chǎng)調(diào)研、銷售合同、采購(gòu)合同、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制等相關(guān)文件，產(chǎn)品資料、客戶信息等資料。5.基本建設(shè)類：包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等相關(guān)文件，工程圖紙、技術(shù)資料等。6.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等相關(guān)文件。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照檔案分類順序，依次編制檔案編號(hào)。檔案編號(hào)格式為：[大類代碼][中類代碼][小類代碼][流水號(hào)]。1.大類代碼：用大寫字母表示，如“A”表示行政管理類，“B”表示人事管理類，“C”表示財(cái)務(wù)管理類，“D”表示業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類，“E”表示基本建設(shè)類，“F”表示黨群工作類。2.中類代碼：用兩位數(shù)字表示，如“01”表示公司設(shè)立文件，“02”表示規(guī)章制度文件等。3.小類代碼：用兩位數(shù)字表示，如“01”表示公司章程，“02”表示管理制度等。4.流水號(hào)：用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號(hào)。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的各類文件材料收集齊全、完整。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體形式的文件材料。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，確保檔案的完整性。4.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)將其個(gè)人檔案材料整理齊全，移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)。2.對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行裝訂、編目，編制檔案目錄，填寫檔案盒封面、脊背等信息。3.對(duì)電子檔案材料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案索引，確保電子檔案的有序管理。4.對(duì)照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行數(shù)字化處理，以便長(zhǎng)期保存和利用。五、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材、防盜報(bào)警裝置等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查閱和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.特殊載體檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，如照片應(yīng)存放在相冊(cè)或檔案盒中，錄音、錄像應(yīng)存放在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查和盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、分類、保管期限、存儲(chǔ)位置等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查和盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍、方法、結(jié)果及存在的問(wèn)題和處理意見等。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司/組織機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人查閱公司/組織檔案，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門查閱檔案時(shí)，應(yīng)出示有效證件或批準(zhǔn)文件，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，按照查閱申請(qǐng)表的要求提供檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、查閱用途等信息，并簽字確認(rèn)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（三）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案的利用效果和需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。2.對(duì)于檔案利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并向相關(guān)部門反饋處理結(jié)果。3.鼓勵(lì)員工對(duì)檔案利用情況提出意見和建議，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真聽取，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行改進(jìn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、資源共享和高效利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.公司/組織應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，選擇合適的檔案信息管理系統(tǒng)，并進(jìn)行定制化開發(fā)和配置。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化。3.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)與公司/組織其他信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和交換。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案索引，確保電子檔案的有序管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式包括磁帶備份、光盤備份、硬盤備份等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，授予相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，確保電子檔案的安全。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）檔案數(shù)字化1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子圖像，存儲(chǔ)在檔案信息管理系統(tǒng)中。2.檔案