PAGE熟悉各門類檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織的各項工作活動，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限對檔案進行鑒定和銷毀，對確無保存價值的檔案提出銷毀意見，報經批準后組織實施。6.開展檔案信息的開發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、管理、生產經營等提供檔案信息支持。7.對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結、規(guī)章制度、人事檔案等。2.財務檔案類：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務合同等。3.業(yè)務檔案類：根據公司/組織的業(yè)務特點，分為市場營銷檔案、生產技術檔案、質量控制檔案、物資采購檔案、客戶服務檔案等。4.工程檔案類：包括工程項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等。5.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等資料。6.電子檔案類：包括以電子形式存儲的各類文件、數據、圖表等。（二）檔案編號1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則。2.編號方法：采用層次分類編號法，由檔案類別代碼、年度代碼、流水號組成。例如：行政檔案類（XZ）、2023年度（23）、第100號文件（100），編號為XZ23100。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時將工作活動中形成的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應定期對各部門檔案收集情況進行檢查，督促各部門按時完成檔案移交工作。3.對于重要活動、重大項目等形成的檔案，檔案管理部門應提前介入，進行跟蹤收集。（二）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。4.對破損、褪色的檔案進行修復或復制，保證檔案的完整性。五、檔案保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防鼠的地點，具備必要的安全設施。2.檔案庫房應劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。3.檔案庫房應配備溫濕度調節(jié)設備、消防設備、防蟲防鼠設備等，保證檔案保管環(huán)境的適宜。（二）檔案存放1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，確保數據的安全。3.對聲像檔案應進行妥善保管，存儲在防潮、防火、防蟲的環(huán)境中，并注明相關信息。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄等。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括公司/組織的重要業(yè)務檔案、財務檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性的文件、資料等。（四）檔案安全管理1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，不得擅自離崗，確保檔案庫房的安全。2.加強對檔案庫房的安全檢查，定期檢查消防設備、溫濕度調節(jié)設備等的運行情況，及時發(fā)現和排除安全隱患。3.對檔案的查閱、借閱、歸還等進行嚴格登記，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.按照國家有關規(guī)定，對檔案進行定期盤點，確保賬實相符。六、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應根據查閱申請表，提供相應的檔案，并在查閱現場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等，如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門負責人批準。（二）檔案借閱1.公司/組織外部單位或個人因特殊原因需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經公司/組織主管領導審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應對借閱申請進行嚴格審核，對涉及公司/組織機密的檔案，應采取相應的保密措施。3.借閱檔案時，借閱人應出具有效身份證件，并簽訂《檔案借閱承諾書》，承諾遵守檔案管理制度，按時歸還檔案，不得擅自轉借、復印、傳播檔案內容。4.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員等組成。2.檔案鑒定小組應根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（二）檔案銷毀1.對確無保存價值的檔案，經公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門組織銷毀。2.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在銷毀清單上簽字確認。4.檔案銷毀清單應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應及時將電子文件收集整理，按照檔案分類標準進行分類存儲，并確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.電子檔案應進行元數據著錄，注明文件的名稱、日期、來源、作者、格式等信息，便于檢索和利用。3.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質應異地存放，確保數據的安全。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，定期進行維護和檢查，確保數據的正常存儲和讀取。2.建立電子檔案的訪問控制機制，設置不同的用戶權限，防止未經授權的訪問和修改。3.對電子檔案的存儲環(huán)境進行監(jiān)控，保證溫濕度、電力等條件符合要求。（三）電子檔案的利用1.公司/組織內部人員查閱電子檔案，應通過檔案管理系統(tǒng)進行檢索和瀏覽，如需下