PAGE檔案室崗位規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應如實反映公司各項活動的實際情況，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理公司各類檔案，保證檔案資料的齊全完整，避免遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。5.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便公司各部門及員工查詢和使用檔案資料。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。3.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，建立健全檔案檢索體系，便于檔案的查找和利用。4.做好檔案的安全保管工作，確保檔案實體和信息的安全，定期對檔案進行檢查、維護和修復。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀工作，確保檔案的時效性和有效性。6.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司的決策、管理和業(yè)務活動提供檔案支持和服務。7.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關單位的檔案業(yè)務聯系與溝通。（二）部門檔案管理員職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，并定期向檔案室移交。3.協助檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作，及時提供本部門相關檔案資料。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，并對檔案的完整性和安全性負責。5.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關檔案鑒定意見。6.參加公司組織的檔案業(yè)務培訓和學習活動，不斷提高檔案管理業(yè)務水平。（三）檔案形成部門職責1.各部門應明確專人負責本部門檔案資料的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的質量。2.在各項業(yè)務活動中，及時收集、整理相關文件材料，做到隨辦隨歸，防止文件材料的散失。3.嚴格按照公司檔案分類方案和歸檔要求，對本部門檔案進行分類整理，并定期移交檔案室。4.負責本部門檔案資料的保密工作，不得擅自對外提供或泄露檔案內容。5.積極配合檔案室做好檔案的管理和利用工作，根據工作需要及時提供相關檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等各種形式的歷史記錄。2.上級主管部門下發(fā)的與公司相關的文件、通知、指示等。3.公司對外簽訂的合同、協議、意向書等文件。4.公司內部的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、會議紀要、統(tǒng)計報表等。5.公司的科研成果、技術資料、產品資料、設備檔案等。6.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓檔案等。7.公司的財務報表、會計憑證、審計報告等財務檔案。8.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門形成的檔案資料，并確保檔案資料的真實性、完整性和準確性。2.對于重要的會議、活動、項目等形成的檔案資料，應指定專人負責收集，確保資料的全面性和系統(tǒng)性。3.收集的檔案資料應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的書寫工具。4.電子文件應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.文書檔案應按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類整理，采用“件”的整理方式，以每份文件為一件進行編號、編目等。3.科技檔案應按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，建立項目檔案卷內目錄和總目錄，確?？萍紮n案的系統(tǒng)性和完整性。4.人事檔案應按照檔案管理規(guī)定進行分類整理，建立個人檔案目錄，確保人事檔案的規(guī)范管理。5.財務檔案應按照會計年度、類別等進行分類整理，建立會計檔案目錄，確保財務檔案的安全保管和有效利用。6.業(yè)務檔案應根據業(yè)務特點和管理要求進行分類整理，建立業(yè)務檔案索引，便于業(yè)務查詢和統(tǒng)計分析。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應在項目結束后三個月內完成歸檔工作。3.人事檔案應在員工離職后一個月內完成歸檔或轉檔工作。4.財務檔案應在會計年度終了后，由財務部門按照規(guī)定整理立卷，在次年上半年移交檔案室。5.業(yè)務檔案應根據業(yè)務實際情況，在業(yè)務活動結束后及時歸檔，歸檔時間不得超過業(yè)務完成后的一個月。（二）歸檔要求1.各部門應按照檔案整理要求，對已整理好的檔案進行編目、裝訂，編制檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案室。2.檔案移交清單應詳細注明檔案的類別、數量、年度、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認。3.檔案室在接收檔案時，應認真核對檔案移交清單，對不符合歸檔要求的檔案，應及時退回原部門進行補充或整改。（三）移交手續(xù)1.各部門檔案管理員應將整理好的檔案及檔案移交清單一并送至檔案室，檔案室接收人員應及時辦理接收手續(xù)，并在檔案移交清單上簽字蓋章。2.檔案室應對接收的檔案進行認真核對和登記，確保檔案的準確接收和妥善保管。3.對于電子檔案的移交，應按照電子檔案管理規(guī)定，進行數據備份和存儲介質交接，并辦理相關手續(xù)。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施。2.檔案庫房應保持清潔、整齊通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品、防盜報警裝置等，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具1.檔案應采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具進行存放，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。2.檔案裝具應定期進行檢查和維護，如有損壞應及時修復或更換，確保裝具的安全性和可靠性。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.永久保管的檔案主要包括公司設立、變更、終止等重要文件，公司章程、股東會議記錄、董事會決議等重要文檔，涉及公司重大權益和重要資產的文件等。3.保管期限為30年的檔案主要包括公司的重要業(yè)務文件、重要合同協議、重要財務報表等。4.保管期限為10年的檔案主要包括一般性業(yè)務文件、一般性合同協議、一般性財務報表等。（四）檔案保管措施1.檔案室應建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責，加強對檔案保管工作的監(jiān)督和檢查。2.檔案保管人員應定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的數量準確、完整無缺。3.對破損、褪色、字跡模糊等檔案，應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性和完整性。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱、歸還制度，對借出的檔案要及時催還，確保檔案按時歸還檔案室。5.加強對檔案庫房的安全管理，非檔案管理人員未經允許不得進入檔案庫房。6.定期對檔案保管情況進行總結和分析，針對存在的問題及時采取改進措施，不斷提高檔案保管水平。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案資料。2.外單位因工作需要，經公司領導批準，可查閱、借閱公司相關檔案資料，但必須嚴格遵守公司檔案管理制度和保密規(guī)定。（二）利用方式1.查閱：公司內部人員查閱檔案，可直接到檔案室進行查閱。查閱時，應填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱及用途等信息。檔案室工作人員應根據查閱登記表提供相應的檔案資料，并協助查閱人員進行查閱。查閱完畢后，查閱人員應將檔案資料歸還檔案室，并在查閱登記表上簽字確認。2.借閱：公司內部人員借閱檔案，應填寫檔案借閱審批表，注明借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱及用途、預計歸還日期等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案室負責人審批。檔案室負責人批準后，檔案室工作人員應按照借閱審批表的要求提供檔案資料，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得擅自涂改、復印、摘錄檔案內容。借閱完畢后，借閱人員應及時將檔案資料歸還檔案室，并在檔案借閱登記表上簽字確認。3.外借：外單位借閱公司檔案，應提前向公司提交檔案借閱申請函，注明借閱單位名稱、借閱人姓名、聯系方式、借閱檔案名稱及用途、預計歸還日期等信息，經公司領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。外單位借閱檔案時，應安排專人到檔案室查閱，不得將檔案資料帶出公司。如需帶出公司，必須經公司領導特別批準，并采取嚴格的安全保密措施。外單位借閱人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播檔案內容。借閱完畢后，外單位借閱人員應及時將檔案資料歸還檔案室，并在檔案借閱登記表上簽字確認。（三）利用審批1.公司內部人員查閱、借閱檔案，由所在部門負責人簽字同意后，報檔案室負責人審批。2.外單位查閱、借閱公司檔案，必須經公司領導批準。審批人應認真審核查閱、借閱申請，根據實際情況決定是否批準，并在審批表上簽署意見。（四）利用登記1.檔案室應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、外借等利用情況進行詳細登記。2.檔案利用登記內容應包括利用日期、利用人姓名（單位）、部門、利用檔案名稱及數量、利用目的、審批意見、歸還日期等信息。3.檔案利用登記應及時、準確、完整，便于對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析和跟蹤管理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、各部門檔案管理員及相關業(yè)務人員組成。檔案鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準1.檔案鑒定應根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素進行綜合評估。2.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對保管期限未滿但已失去利用價值的檔案，經鑒定工作小組審核同意后，可進行降密或解密處理。3.對涉及公司機密、知識產權、重大權益糾紛等重要檔案，應按照相關規(guī)定進行特殊保管，不得隨意銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組應定期對公司檔案進行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案鑒定工作小組根據鑒定標準，對需要鑒定的檔案進行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應編制檔案銷毀清單，注明檔案的類別、名稱、數量、保管期限等信息，并報公司領導審批。4.公司領導批準后，檔案室應按照檔案銷毀清單組織實施銷毀工作，并確保銷毀過程的安全、徹底。（四）銷毀方式1.對紙質檔案的銷毀，應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案內容無法復原。2.對電子檔案的銷毀，應采用數據擦除、格式化等技術手段進行，確保電子數據無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在檔案銷毀清單上簽字確認。（五）銷毀記錄檔案室應建立檔案銷毀記錄，詳細記錄檔案銷毀的時間、地點、方式、數量、批準人等信息，并將檔案銷毀記錄與檔案銷毀清單一并歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計內容應包括檔案數量、種類、保管期限、利用人次、利用檔案數量等信息。3.檔案統(tǒng)計報表應及時、準確、完整，為公司檔案管理決策提供數據支持。（二）移交工作1.檔案室應按照國家有關規(guī)定，定期向檔案行政管理部門報送檔案統(tǒng)計報表和檔案工作總結。2.公司因機構調整、資產重組等原因需要進行檔案移交時，檔案室應按照檔案管理規(guī)定，及時辦理檔案移交手續(xù)，并確保檔案移交的完整、準確和安全。九、檔案的保密與安全（一）保密制度1.嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，加強對檔案的保密管理，確保檔案信息安全。2.對涉及公司機密的檔案，應嚴格限制查閱、借閱范圍，并采取加密存儲、專人保管等保密措施。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得擅自泄露檔案內容，不得在非工作場所談論檔案機密信息。4.對因工作需要接觸檔案機密信息的人員，應與其簽訂保密協議，明確保密責任和義務。（二）安全制度1.加強檔案庫房的安全管理，