PAGE檔案管理制度改良改善一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本改良后的檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映公司各項工作活動的實際情況。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和安全性。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識和技能。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等利用工作。4.對本部門員工進行檔案管理知識的宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識。（三）檔案形成部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的及時、完整和準(zhǔn)確。2.在工作活動中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成和處理流程，做好文件材料的收集、分類、編號等工作。3.及時將本部門形成的檔案移交至本部門兼職檔案員或檔案管理部門。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司紅頭文件、各類請示報告、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.科技檔案：涵蓋公司科研項目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備檔案等。3.人事檔案：包含員工個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利等方面的檔案材料。4.財務(wù)檔案：涉及公司財務(wù)報表、會計憑證、賬簿、審計報告等。5.業(yè)務(wù)檔案：如市場營銷檔案、客戶檔案、合同檔案、項目檔案等。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的文書檔案第1號。2.科技檔案編號：根據(jù)項目或設(shè)備的特點進行編號，如項目編號為[項目名稱縮寫][年份][流水號]。3.人事檔案編號：按照員工工號進行編號。4.財務(wù)檔案編號：根據(jù)會計年度和檔案類別進行編號，如2023會計憑證001。其編號應(yīng)與會計核算體系相適應(yīng)，便于查詢和核對。5.業(yè)務(wù)檔案編號：依據(jù)業(yè)務(wù)類型和時間順序進行編號，如市場營銷檔案2023001，表示2023年的市場營銷檔案第1號。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期收集本部門形成的檔案材料，確保檔案的及時歸檔。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時收集并移交，不得積壓。3.收集的檔案材料應(yīng)齊全、完整，包括文件的正本、副本、附件等。（二）整理規(guī)范1.文書檔案整理：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，同一類別的文件按照時間順序排列，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊。2.科技檔案整理：根據(jù)項目或設(shè)備的階段進行分類，如項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件等，分別整理成冊，并編制相應(yīng)的目錄。3.人事檔案整理：按照檔案材料的類別進行分類，如履歷材料、考核材料、任免材料等，每類材料按照時間順序排列，進行編號和編目。4.財務(wù)檔案整理：會計憑證應(yīng)按照編號順序裝訂成冊，附上封面、封底和科目匯總表；賬簿應(yīng)按照年度和類別分別整理；財務(wù)報表應(yīng)按照時間順序裝訂。5.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容進行分類，如合同檔案按照合同類型和簽訂時間整理，客戶檔案按照客戶類別和建立時間整理，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。五檔案的保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全。2.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），按照檔案類別和編號順序存放檔案，便于查找和管理。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）檔案保管期限1.文書檔案保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）。具體保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定。2.科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等根據(jù)其性質(zhì)和重要程度確定保管期限。3.對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。（三）檔案的數(shù)字化管理1.逐步推進檔案的數(shù)字化工作，將重要檔案進行掃描錄入，建立電子檔案庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實性、完整性和安全性。3.建立電子檔案的備份制度，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.公司員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時間等。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，對借閱檔案的范圍和期限進行審核，批準(zhǔn)后方可借閱。4.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。（二）查閱規(guī)定1.公司員工因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理部門進行查閱。2.查閱檔案時，檔案管理部門應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進行。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱，不得將檔案帶出庫房。4.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進行登記。（三）檔案利用的監(jiān)督與統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的借閱、查閱情況進行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用頻率和需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。3.加強對檔案利用過程的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和合理利用。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。2.對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。3.對于仍有一定利用價值，但保管條件有限的檔案，可進行縮微、數(shù)字化等處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見。2.編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照