PAGE大專學生檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強大專學生檔案管理，確保學生檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學生教育、管理、就業(yè)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體大專學生的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學生的學習、生活、獎懲等情況。2.完整性原則：全面收集學生各方面的材料，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴格保護學生檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標準進行檔案的整理、歸檔、保管和利用。二、檔案內(nèi)容（一）學生基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、入學時間、專業(yè)、班級等。（二）學籍材料1.錄取通知書2.新生入學登記表3.學籍卡片4.成績表5.畢業(yè)實習鑒定表6.畢業(yè)生登記表（三）黨團組織材料1.入黨申請書2.入黨志愿書3.團組織關(guān)系材料（四）獎懲材料1.三好學生、優(yōu)秀學生干部、優(yōu)秀團員等榮譽證書及審批表2.違紀處分決定書及相關(guān)材料（五）社會實踐材料1.社會實踐報告2.志愿服務記錄（六）就業(yè)材料1.就業(yè)推薦表2.就業(yè)協(xié)議書3.畢業(yè)生就業(yè)報到證（七）其他材料1.體檢表2.各類證書復印件3.學生個人申請、匯報等材料三、檔案建立與收集（一）新生檔案建立1.招生部門在新生錄取后，負責收集整理新生的錄取通知書、考生檔案等材料，并移交至學生管理部門。2.學生管理部門按照檔案內(nèi)容要求，為新生建立個人檔案，并進行編號。（二）檔案材料收集1.各班級輔導員負責定期收集學生的各類材料，包括成績表、獎懲材料、社會實踐材料等，并及時移交至檔案管理部門。2.學生本人應主動提交個人申請、匯報等材料至輔導員處。3.檔案管理部門應定期與招生部門、教學部門、黨團組織等溝通協(xié)調(diào)，確保檔案材料的及時收集。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類，對收集到的材料進行整理，去除重復、無效的材料。2.每份材料應保持完整，如有破損、缺失，應及時進行修補、補充。3.材料應按照時間順序排列，同一類材料按照重要程度排列。（二）歸檔方法1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行歸檔。紙質(zhì)檔案按照類別和年度裝訂成冊，電子檔案按照檔案內(nèi)容分類存儲在服務器上。2.建立檔案目錄，注明每份材料的名稱、日期、來源等信息，方便查詢和管理。3.檔案管理人員應定期對檔案進行盤點，確保檔案的準確性和完整性。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（二）保管期限1.學生檔案的保管期限為永久。2.對于已畢業(yè)學生的檔案，應在畢業(yè)后按照規(guī)定的期限進行妥善保管。（三）檔案安全管理1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全管理制度，嚴禁無關(guān)人員進入檔案庫房。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。六、檔案利用（一）利用范圍1.本校內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱學生檔案。2.畢業(yè)生因就業(yè)、升學等需要，可申請查閱本人檔案。3.其他符合法律法規(guī)規(guī)定的單位或個人，經(jīng)學校批準后，可查閱相關(guān)學生檔案。（二）利用程序1.本校內(nèi)部各部門查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字后，提交至檔案管理部門。2.畢業(yè)生查閱本人檔案，需攜帶有效身份證件，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門審核后，方可查閱。3.其他單位或個人查閱檔案，需提交查閱申請函，注明查閱目的、范圍等信息，經(jīng)學校主管領(lǐng)導批準后，方可查閱。4.檔案管理人員應按照規(guī)定的程序提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應根據(jù)借閱期限和用途，確定是否批準借閱。3.借閱檔案應嚴格遵守借閱期限，按時歸還。如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位或人才交流中心。2.學生因轉(zhuǎn)學、退學等原因，檔案轉(zhuǎn)遞至相關(guān)學?；虿块T。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門根據(jù)學生的就業(yè)、轉(zhuǎn)學等情況，確定檔案轉(zhuǎn)遞去向。2.填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞去向等信息。3.通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M行檔案轉(zhuǎn)遞，并做好轉(zhuǎn)遞記錄。4.接收單位收到檔案后，應在檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)上簽字蓋章，并及時反饋給檔案管理部門。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的大專學生檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計等功能。2.提高檔案管理工作的效率和準確性，方便檔案的利用和共享。（二）信息化管理措施1.配備專業(yè)的檔案信息化管理人員，負責系統(tǒng)的維護和管理。2.對檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.完善檔案信息化管理系統(tǒng)的功能，包括檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱管理等。4.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.學校成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.檔案管理部門應定期對自身工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案材料的收集、整理、歸檔、保管等工作情況。3.檔案利用和轉(zhuǎn)遞情況。4.檔案信息化管理情況。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時提出整改意見，要求檔案管理部門限期整改。