PAGE股室檔案文件管理制度一、總則（一）目的為加強股室檔案文件管理，確保檔案文件的完整性、準確性和安全性，提高檔案文件的利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本股室所有檔案文件的管理，包括但不限于各類紙質文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：股室檔案文件由專人負責集中管理，確保檔案文件的完整性和一致性。2.分類管理原則：按照檔案文件的來源、內容、形式等進行分類，便于查找和利用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保檔案文件的安全，防止檔案文件的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：建立健全檔案文件的檢索系統(tǒng)，方便股室工作人員查閱和利用檔案文件。二、檔案文件管理職責（一）股室負責人職責1.負責股室檔案文件管理工作的領導和監(jiān)督。2.審批檔案文件管理工作計劃和預算。3.協(xié)調解決檔案文件管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員職責1.負責股室檔案文件的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.建立健全檔案文件管理制度和工作流程。3.對檔案文件進行分類、編號、編目等處理，建立檔案文件檢索系統(tǒng)。4.定期對檔案文件進行清查、核對，確保檔案文件的完整性和準確性。5.做好檔案文件的安全保密工作，防止檔案文件的泄露、丟失和損壞。6.為股室工作人員提供檔案文件查閱和利用服務。（三）股室工作人員職責1.負責本崗位檔案文件的收集、整理和移交工作。2.按照檔案文件管理制度的要求，妥善保管和使用檔案文件。3.在工作中需要查閱和利用檔案文件時，及時向檔案管理人員提出申請。三,檔案文件的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與本股室工作相關的文件、通知、指示等。2.本股室形成的各類文件、報告、報表、合同、協(xié)議等。3.本股室參加會議、培訓、調研等活動形成的文件、資料、記錄等。4.本股室工作人員撰寫的論文、著作、工作經驗總結等。5.其他與本股室工作相關的有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.股室工作人員應及時將辦理完畢的文件、資料收集齊全，移交檔案管理人員。2.收集的檔案文件應保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。3.對于重要的檔案文件，應收集其原件和復印件，復印件應與原件核對無誤，并加蓋單位公章。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于保管和利用為出發(fā)點，對檔案文件進行分類、編號、編目等處理。（四）整理方法1.分類：按照檔案文件的來源、內容、形式等進行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類等。2.編號：對每一類檔案文件進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案文件目錄，目錄應包括檔案文件的編號、名稱、日期、來源、保管期限等內容。4.裝訂：對紙質檔案文件進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案文件的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應按照檔案文件整理的要求，及時將整理好的檔案文件進行歸檔。2.歸檔的檔案文件應齊全、完整、準確，符合檔案文件管理的要求。3.檔案文件應按照年度、類別、保管期限等進行排列，便于查找和利用。（二）保管期限1.檔案文件的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案文件包括本股室形成的重要文件、報告、報表、合同、協(xié)議等。3.長期保管的檔案文件包括本股室形成的一般性文件、報告、報表、合同、協(xié)議等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案文件包括本股室形成的臨時性文件、報告、報表、合同、協(xié)議等，保管期限為1年至10年。（三）保管方式1.紙質檔案文件應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥、通風良好。2.電子檔案文件應存儲在專門的服務器或存儲設備中，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案文件，應采取加密、異地存儲等安全措施，確保檔案文件的安全。（四）保管期限的鑒定與調整1.檔案管理人員應定期對檔案文件的保管期限進行鑒定，根據(jù)檔案文件的實際價值和利用情況，調整保管期限。2.保管期限的鑒定應成立專門的鑒定小組，由股室負責人、檔案管理人員和相關業(yè)務人員組成。3.鑒定小組應根據(jù)檔案文件的內容、來源、形式等，對檔案文件的保管期限進行綜合評估，提出鑒定意見。4.經鑒定需要調整保管期限的檔案文件，應及時進行調整，并做好記錄。五、檔案文件的查閱與利用（一）查閱權限1.股室工作人員因工作需要查閱檔案文件時，應填寫《檔案文件查閱申請表》，經股室負責人批準后，方可查閱。2.外單位人員查閱本股室檔案文件時，應持單位介紹信，填寫《檔案文件查閱申請表》，經股室負責人批準后，方可查閱。查閱重要檔案文件時，還應經上級主管部門批準。3.查閱檔案文件應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案文件帶出檔案室。（二）查閱要求1.查閱檔案文件時，應愛護檔案文件，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案文件。2.查閱檔案文件應嚴格遵守檔案文件的保密規(guī)定，不得泄露檔案文件的內容。3.查閱檔案文件后，應及時將檔案文件歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理人員應根據(jù)股室工作人員的查閱申請，及時提供檔案文件的查閱服務。2.對于需要復印、摘錄檔案文件的，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。3.檔案管理人員應建立檔案文件利用登記制度，對檔案文件的查閱、復印、摘錄等情況進行詳細記錄。六、檔案文件的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案文件的保密規(guī)定，不得泄露檔案文件的內容。2.股室工作人員應妥善保管和使用檔案文件，不得擅自將檔案文件借給他人或帶出檔案室。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案文件，應采取嚴格的保密措施，確保檔案文件的安全。（二）安全措施1.檔案室應配備必要的安全設施設備，如防火、防盜、防潮、防蟲等設施設備。2.檔案管理人員應定期對檔案室進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.對于重要的檔案文件，應采取加密、異地存儲等安全措施，確保檔案文件的安全。（三）應急處置1.制定檔案文件安全應急預案，明確應急處置的流程和責任。2.定期對應急預案進行演練，提高應急處置能力。3.發(fā)生檔案文件安全事故時，應立即采取應急措施，保護檔案文件的安全，并及時向上級主管部門報告。七、檔案文件的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案文件信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案文件的電子化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案文件管理的效率和水平，為股室工作提供更加便捷、高效的服務。（二）信息化管理系統(tǒng)建設1.選擇適合本股室檔案文件管理需求的信息化管理系統(tǒng)，并進行定制化開發(fā)。2.建立檔案文件數(shù)據(jù)庫，將檔案文件的電子版本進行分類、編號、編目等處理，錄入數(shù)據(jù)庫。3.開發(fā)檔案文件檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案文件的快速檢索和利用。（三）信息化管理系統(tǒng)的使用與維護1.股室工作人員應按照信息化管理系統(tǒng)的操作規(guī)范，正確使用系統(tǒng)進行檔案文件的管理。2.檔案管理人員應定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。3.做好檔案文件電子數(shù)據(jù)的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案文件。2.經鑒定需要銷毀的檔案文件。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應定期對檔案文件進行清查，確定需要銷毀的檔案文件清單。2.填寫《檔案文件銷毀申請表》，經股室負責人批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案文件應采用適當?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案文件無法恢復。4.銷毀檔案