PAGE司法檔案管理制度試行一、總則（一）目的為加強本公司/組織司法檔案的管理，確保司法檔案的完整、準確、安全和有效利用，保障公司/組織合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在司法活動中形成的各類檔案，包括但不限于訴訟案件檔案、仲裁案件檔案、行政復議案件檔案、司法調解案件檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準，確保司法檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內容真實、準確、完整，如實反映司法活動全過程。3.安全保密原則：加強檔案安全管理，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案整理和存儲方式，提高檔案查詢和利用效率。（四）管理職責1.檔案管理部門負責司法檔案的集中統(tǒng)一管理，制定和完善檔案管理制度。組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定等工作。提供檔案查閱、借閱等服務，對檔案利用情況進行登記和跟蹤。2.業(yè)務部門負責本部門司法檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔和利用等工作，提供必要的協助和支持。3.公司/組織負責人對司法檔案管理工作負總責，監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況。協調解決檔案管理工作中的重大問題，保障檔案管理工作的順利開展。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.司法案件從立案到結案全過程中形成的各類文件材料，包括但不限于起訴狀、答辯狀、證據材料、庭審筆錄、判決書、裁定書、調解書等。2.與司法案件相關的調查取證材料、鑒定報告、公證文書等。3.案件處理過程中的往來函件、會議紀要、請示報告等。4.其他與司法案件有關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.業(yè)務部門應在司法案件辦理完畢后[X]個工作日內，將案件相關材料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的材料應真實、完整、有效，字跡清晰，紙張質量符合要求。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行格式轉換和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照司法案件的類別、年度、保管期限等進行分類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的檔案編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.裝訂：將整理好的文件材料按照順序進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、案件名稱、當事人信息、保管期限、密級等內容。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.業(yè)務部門整理好的司法檔案，應填寫《檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認。2.檔案管理部門收到移交的檔案后，應按照檔案整理要求進行復查，對不符合要求的檔案，及時退回業(yè)務部門進行補充或更正。3.復查合格的檔案，由檔案管理部門進行上架歸檔，并在《檔案移交清單》上注明歸檔日期。（二）保管期限1.司法檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案包括具有重要歷史價值、涉及公司/組織重大權益、對今后工作具有重要參考作用的檔案。長期保管的檔案保管期限為[X]年，包括一般訴訟案件檔案、仲裁案件檔案等。短期保管的檔案保管期限為[X]年，包括簡單的行政復議案件檔案、司法調解案件檔案等。2.檔案保管期限的確定，應根據國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況進行綜合判斷。（三）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，并配備必要的安全防護設備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。四、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司/組織內部工作人員因工作需要查閱司法檔案。2.司法機關、行政機關等依法查閱公司/組織司法檔案。3.律師、當事人等經公司/組織同意查閱相關司法檔案。（二）利用程序1.公司/組織內部工作人員查閱司法檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.司法機關、行政機關等依法查閱公司/組織司法檔案，應出具相關證明文件，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.律師、當事人等經公司/組織同意查閱相關司法檔案，應提交書面申請和授權委托書，經公司/組織負責人審批后，由檔案管理部門安排查閱。（三）借閱程序1.因工作需要借閱司法檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、偽造、損毀或丟失。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真核對，如發(fā)現問題，應及時查明原因并追究責任。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人、法務人員等組成，負責司法檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復文件、無關文件等進行鑒定。3.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、個人隱私等不宜公開的檔案，在鑒定時應嚴格保密。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對到期檔案進行清理和鑒定，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明檔案名稱、數量、銷毀原因等，經公司/組織負責人審批后，方可銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量、銷毀方式等內容，由檔案鑒定小組負責人簽字確認后存檔。六、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立司法檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數據進行分析和總結，為檔案管理工作提供決策依據。（二）信息化管理1.推進司法檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的電子化管理。2.將司法檔案錄入信息系統(tǒng)，建立電子檔案數據庫，方便檔案的查詢、檢索和利用。3.加強信息系統(tǒng)的安全管理，設置用戶權限，防止信息泄露和非法訪問。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內部設立檔案管理監(jiān)督小組，定期對司法檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.檔案管理監(jiān)督小組應制定監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內容、檢查方式和檢查時間。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質量和效率，如檔案的完整性、準確性、安全性等。3.檔案管理人員的工作責任心和業(yè)務水平。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應認真分析問題原因，制定整改措施，并將整改情況及時