PAGE民政系統(tǒng)檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)民政系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合民政工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于民政系統(tǒng)各級(jí)部門及所屬單位在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則民政系統(tǒng)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映民政工作的歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為民政工作提供有力支持。二、檔案分類（一）文書檔案1.收文包括上級(jí)機(jī)關(guān)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示報(bào)告、平行單位函件等。2.發(fā)文本部門制發(fā)的各類文件，如通知、決定、報(bào)告等。3.內(nèi)部文件部門內(nèi)部形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.社會(huì)救助檔案涵蓋城鄉(xiāng)低保、特困人員供養(yǎng)、臨時(shí)救助等業(yè)務(wù)檔案。2.社會(huì)組織檔案包括社會(huì)組織登記、年檢、評(píng)估等相關(guān)檔案。3.婚姻登記檔案結(jié)婚、離婚、補(bǔ)領(lǐng)婚姻證件等檔案資料。4.殯葬管理檔案火化證明、公墓管理等檔案。5.區(qū)劃地名檔案行政區(qū)劃調(diào)整、地名命名更名等檔案。（三）人事檔案1.干部職工個(gè)人檔案包含履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等材料。2.人事任免文件關(guān)于干部任免的相關(guān)文件。（四）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證各類收支憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表年度財(cái)務(wù)報(bào)告、月度報(bào)表等。4.財(cái)務(wù)審計(jì)檔案審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等。三、檔案收集（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案分類，全面收集本部門在工作中形成的各類檔案。（二）收集要求1.及時(shí)收集檔案形成后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案移交檔案管理部門。2.完整準(zhǔn)確確保收集的檔案內(nèi)容完整、信息準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)齊全。（三）收集流程1.部門整理各部門對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行初步整理，分類裝訂成冊(cè)。2.移交登記填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案接收檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核接收，不符合要求的及時(shí)退回補(bǔ)充。四、檔案整理（一）文書檔案整理1.分類按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類。2.編號(hào)為每份文件編制唯一的檔號(hào)。3.裝訂去除文件上的金屬物，采用左側(cè)裝訂。4.編目填寫卷內(nèi)文件目錄，包括文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期等。（二）業(yè)務(wù)檔案整理1.分類組卷根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，按照不同類別進(jìn)行組卷，如社會(huì)救助檔案按救助對(duì)象一戶一卷。2.編號(hào)編目為每卷檔案編號(hào)，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.裝訂采用三孔一線裝訂，保持檔案整齊牢固。（三）人事檔案整理1.分類排序按照檔案材料類別進(jìn)行分類，按時(shí)間順序排序。2.編目裝盒編制檔案目錄，將檔案材料裝入檔案盒。（四）財(cái)務(wù)檔案整理1.分類裝訂會(huì)計(jì)憑證按月裝訂，會(huì)計(jì)賬簿按年度裝訂，財(cái)務(wù)報(bào)表按年度整理成冊(cè)。2.編號(hào)編目為各類財(cái)務(wù)檔案編號(hào)，編制目錄。五、檔案數(shù)字化（一）數(shù)字化范圍對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案利用效率。（二）數(shù)字化流程1.掃描采用專業(yè)設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行掃描，確保圖像清晰。2.圖像處理對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接。4.存儲(chǔ)備份將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)到專用存儲(chǔ)設(shè)備，并進(jìn)行備份。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。（二）保管要求1.分類存放按照檔案類別和保管期限，分區(qū)存放檔案。2.定期檢查對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.安全防護(hù)加強(qiáng)庫(kù)房安全管理，配備必要的安全設(shè)備。七、檔案利用（一）利用范圍本系統(tǒng)工作人員因工作需要可查閱利用檔案。（二）利用流程1.申請(qǐng)?zhí)顚憴n案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容等。2.審批經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自涂改復(fù)印。（三）利用登記對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、人員、內(nèi)容等。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期進(jìn)行鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，確定其價(jià)值。2.綜合評(píng)估考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合評(píng)估其價(jià)值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行登記，形成銷毀清冊(cè)。2.審批簽字經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.監(jiān)督銷毀在指定地點(diǎn)，由專人監(jiān)督銷毀檔案，并在銷毀清冊(cè)上簽字。九、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、利用情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，填寫統(tǒng)計(jì)