PAGE就業(yè)服務(wù)局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)就業(yè)服務(wù)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在就業(yè)服務(wù)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于就業(yè)服務(wù)局各科室及下屬單位在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：就業(yè)服務(wù)局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映就業(yè)服務(wù)工作的實際情況，確保檔案信息的可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理就業(yè)服務(wù)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門就業(yè)服務(wù)局設(shè)立檔案管理科，負(fù)責(zé)全局檔案的綜合管理工作。（二）檔案管理科職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為就業(yè)服務(wù)工作提供檔案信息支持。5.指導(dǎo)各科室及下屬單位的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（三）各科室及下屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室及下屬單位在工作中形成檔案的收集、整理和初步立卷，并定期向檔案管理科移交。2.配合檔案管理科做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范檔案的使用和借閱。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.就業(yè)政策法規(guī)文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表等綜合性文件材料。2.就業(yè)登記、失業(yè)登記、就業(yè)援助、職業(yè)介紹、職業(yè)培訓(xùn)等業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件、表格、記錄、證明等材料。3.就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)建設(shè)、人員招聘、考核、培訓(xùn)等方面的文件材料。4.就業(yè)專項資金管理、使用等方面的文件材料。5.與用人單位簽訂的就業(yè)合作協(xié)議、勞動合同等材料。6.涉及就業(yè)服務(wù)工作的信訪、投訴、舉報等材料。7.其他與就業(yè)服務(wù)工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各科室及下屬單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為綜合類、業(yè)務(wù)類、財務(wù)類、人事類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理科應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、防蟲藥品等，確保檔案庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。（二）保管要求1.對不同保管期限、不同類型的檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定：檔案管理科定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理科負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等參加。2.銷毀：對已過保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報就業(yè)服務(wù)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)填寫銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.就業(yè)服務(wù)局內(nèi)部工作人員為開展工作查閱檔案。2.用人單位、求職者等為辦理相關(guān)業(yè)務(wù)查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理科查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理科印章，并注明用途。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。2.未經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，檔案利用者不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告檔案管理科。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立就業(yè)服務(wù)局檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編目、存儲等管理。2.系統(tǒng)功能：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，方便檔案管理人員和利用者使用。3.數(shù)據(jù)安全：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.做好電子檔案的備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制就業(yè)服務(wù)局成立檔案管理監(jiān)督檢查小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由檔案管理科負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢監(jiān)察人員等組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運