PAGE流動人員檔案信息報送制度一、總則（一）目的為加強流動人員檔案管理，規(guī)范檔案信息報送工作，確保流動人員檔案信息的準確、完整、及時，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織涉及的流動人員檔案信息報送工作，包括但不限于離職員工、臨時聘用人員、勞務派遣人員等各類流動人員的檔案信息管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案信息報送工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案信息應如實反映流動人員的真實情況，保證信息的準確性和可靠性。3.及時完整原則：按照規(guī)定的時間和要求，及時報送檔案信息，確保信息的完整性，不得遺漏重要信息。4.安全保密原則：加強檔案信息安全管理，防止信息泄露，確保流動人員檔案信息的安全。二、檔案信息內容（一）基本信息1.個人身份信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼等。2.聯(lián)系方式：手機號碼、電子郵箱等，確保能夠及時與流動人員取得聯(lián)系。3.戶籍信息：戶籍所在地、常住地址等。（二）工作經歷1.就業(yè)經歷：歷任工作單位名稱、工作起止時間、擔任職務等。2.工作業(yè)績：在各工作單位取得的主要工作成果、獲得的獎勵等。（三）教育培訓信息1.學歷學位：最高學歷、畢業(yè)院校、所學專業(yè)、學位證書編號等。2.培訓經歷：參加過的各類專業(yè)培訓、技能培訓等，包括培訓時間、培訓機構、培訓內容等。（四）人事檔案材料1.勞動合同：與本公司/組織及歷任工作單位簽訂的勞動合同。2.離職證明：從本公司/組織及其他工作單位離職時開具的離職證明。3.考核評價材料：年度考核、績效評估等相關材料。4.獎懲材料：獲得的各類獎勵證書、違紀處分決定等。三、檔案信息報送流程（一）信息收集1.部門負責：涉及流動人員管理的各部門負責收集本部門流動人員的檔案信息。2.專人負責：各部門指定專人負責檔案信息的收集工作，確保信息收集的準確性和完整性。3.信息核對：收集人員對流動人員提交的信息進行初步核對，確保信息真實、準確。（二）信息整理1.分類整理：收集人員按照檔案信息內容的分類，對收集到的信息進行整理，形成清晰、規(guī)范的檔案資料。2.材料審核：部門負責人對整理后的檔案信息進行審核，重點審核信息的真實性、準確性和完整性，確保符合報送要求。（三）信息報送1.定期報送：各部門按照規(guī)定的時間周期，將整理審核后的流動人員檔案信息報送至檔案管理部門。2.報送方式：可采用紙質文檔報送或電子文檔報送，具體方式根據(jù)實際情況確定。電子文檔應確保格式規(guī)范、內容清晰，便于檔案管理部門接收和處理。3.交接手續(xù)：檔案信息報送時，雙方應辦理交接手續(xù)，明確交接時間、交接內容、交接人員等信息，確保檔案信息傳遞的準確性和安全性。（四）檔案管理部門接收與審核1.專人接收：檔案管理部門指定專人負責接收各部門報送的流動人員檔案信息。2.全面審核：接收人員對報送的檔案信息進行全面審核，重點審核信息的完整性、準確性以及報送格式是否符合要求。3.問題反饋：如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在問題，檔案管理部門應及時與報送部門溝通，要求其補充或更正相關信息。（五）檔案信息錄入與存儲1.信息錄入：審核通過的檔案信息應及時錄入檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)信息與紙質檔案信息一致。2.存儲管理：檔案管理系統(tǒng)應具備完善的存儲管理功能，對流動人員檔案信息進行分類存儲，便于查詢和管理。同時，應定期對檔案信息進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案信息變更與更新（一）變更情形1.個人基本信息變更：如姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式、戶籍信息等發(fā)生變更。2.工作經歷變更：包括工作單位變動、職務晉升、工作業(yè)績變化等。3.教育培訓信息變更：學歷學位提升、參加新的培訓等。4.人事檔案材料變更：如勞動合同續(xù)簽、解除，獲得新的獎懲等。（二）變更流程1.本人申請：流動人員如發(fā)生檔案信息變更，應向所在部門提出書面申請，并提交相關證明材料。2.部門審核：所在部門對申請及證明材料進行審核，確認變更信息的真實性和準確性。3.信息報送：審核通過后，部門按照檔案信息報送流程，將變更后的檔案信息報送至檔案管理部門。4.檔案管理部門處理：檔案管理部門對變更信息進行審核和更新，確保檔案信息的及時性和準確性。五、檔案信息安全管理（一）安全制度建設1.建立安全管理制度：明確檔案信息安全管理的責任、流程和措施，確保檔案信息安全管理工作有章可循。2.人員安全培訓：對涉及檔案信息管理的工作人員進行安全培訓，提高其安全意識和操作技能，防止因人為失誤導致信息泄露。（二）信息存儲安全保護1.物理安全：檔案信息存儲場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案信息的物理安全。2.網(wǎng)絡安全：加強檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.數(shù)據(jù)加密：對重要的檔案信息進行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。（三）信息訪問權限管理1.權限設置：根據(jù)工作需要，為檔案信息管理人員設置不同的訪問權限，嚴格限制無關人員對檔案信息的訪問。2.權限審批：對涉及重要檔案信息的訪問權限變更，應進行嚴格的審批，確保權限變更的合理性和安全性。（四）信息備份與恢復1.定期備份：按照規(guī)定的時間周期，對流動人員檔案信息進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。2.恢復演練：定期進行信息恢復演練，確保在檔案信息發(fā)生丟失或損壞時，能夠及時恢復數(shù)據(jù)，保證檔案信息的連續(xù)性和完整性。（五）安全監(jiān)督與檢查1.定期檢查：檔案管理部門定期對檔案信息安全管理工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的安全隱患。2.應急處理：制定檔案信息安全應急預案，對可能發(fā)生的信息安全事件進行應急處理，最大限度地減少損失和影響。六、檔案信息查閱與利用（一）查閱范圍1.內部查閱：本公司/組織內部因工作需要，經相關部門負責人批準，可查閱流動人員檔案信息。2.外部查閱：因法律法規(guī)要求或其他特殊原因，經公司/組織領導批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)后，可向外部單位或個人提供有限的檔案信息查閱服務。（二）查閱流程1.申請登記：查閱人員需填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字批準。2.檔案管理部門審核：檔案管理部門對查閱申請進行審核，確認查閱目的合法合規(guī)、查閱內容與工作需要相關后，方可批準查閱。3.查閱實施：查閱人員在檔案管理部門指定的場所進行查閱，查閱過程中應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制檔案信息。4.查閱記錄：檔案管理部門對查閱情況進行記錄，包括查閱人員姓名、查閱時間、查閱內容等，以備查詢。（三）信息利用1.利用原則：流動人員檔案信息的利用應遵循合法、合理、必要的原則，不得用于與工作無關的目的。2.利用方式：根據(jù)工作需要，可對檔案信息進行復印、摘錄等，但應確保利用后的檔案信息安全。如需對外提供檔案信息，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督：公司/組織內部設立檔案信息報送工作監(jiān)督小組，定期對各部門檔案信息報送工作進行監(jiān)督檢查，確保工作規(guī)范執(zhí)行。2.外部監(jiān)督：接受上級主管部門、相關監(jiān)管機構以及社會公眾的監(jiān)督，及時整改發(fā)現(xiàn)的問題。（二）考核辦法1.考核指標：制定檔案信息報送工作考核指標，包括信息報送的及時性、準確性、完整性，檔案信息安全管理情況等。2.考核周期：定期對各部門檔案信息報送工作進行考核，考核周期可根據(jù)實際情況確定，一般為季