PAGE企業(yè)檔案管理制度總則一、總則（一）目的本制度旨在加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、信函、會(huì)議記錄、聲像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免重要檔案的遺漏。4.系統(tǒng)性原則按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。5.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息的泄露。6.方便利用原則建立健全檔案利用制度，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門做好檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司重要檔案，包括但不限于公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、年度報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案管理的規(guī)范化水平。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。7.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理，并做好相關(guān)記錄。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。9.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)報(bào)送公司檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作，并接受公司綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交至公司綜合管理部門集中保管。在移交檔案前，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、編目成冊(cè)，并編制檔案移交清單。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及本部門業(yè)務(wù)的機(jī)密檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.積極配合公司綜合管理部門開展檔案利用工作，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。6.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全管理，做好檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案實(shí)體安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如申請(qǐng)書、批復(fù)、章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等。2.公司內(nèi)部管理文件，包括但不限于管理制度、工作流程、會(huì)議紀(jì)要、通知、通報(bào)等。3.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.公司的業(yè)務(wù)文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目策劃書、招投標(biāo)文件、業(yè)務(wù)往來信函等。6.公司的技術(shù)文件，包括但不限于研發(fā)報(bào)告、技術(shù)方案、圖紙、專利證書等。7.公司的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、薪酬福利資料、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。8.公司的行政事務(wù)文件，如辦公用品采購(gòu)記錄、車輛使用記錄、辦公場(chǎng)地租賃協(xié)議等。9.公司的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等，記錄公司重要活動(dòng)、會(huì)議、項(xiàng)目等情況。10.其他對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類檔案，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案材料齊全、完整、真實(shí)，簽字手續(xù)完備。3.對(duì)于重要文件和緊急文件應(yīng)及時(shí)收集，并優(yōu)先處理，確保檔案的時(shí)效性。4.在檔案收集過程中，應(yīng)注意保持檔案材料的原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造檔案內(nèi)容。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，使檔案分類科學(xué)、合理、清晰。3.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，便于快速查找和檢索檔案。4.確保檔案整理的規(guī)范性和一致性，同一類檔案應(yīng)采用統(tǒng)一的整理方法和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。在每一大類檔案下，再根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分小類，如文書檔案可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、黨群工作類等。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。編號(hào)方法可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，如采用年度+類別代碼+流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案的查詢和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，保持檔案的原貌。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、年度報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。2.長(zhǎng)期保管在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年至50年。如公司內(nèi)部管理制度、重要業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為1年至10年。如一般性業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性通知等。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等安全設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和完整性。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行補(bǔ)救。6.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，做好庫(kù)房的日常清潔和維護(hù)工作。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)公司原則檔案利用工作應(yīng)以服務(wù)公司各項(xiàng)工作為宗旨，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。3.保密安全原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的。2.公司員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、研究等需要查閱與本人相關(guān)檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，經(jīng)公司批準(zhǔn)并辦理相關(guān)手續(xù)的。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至公司綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相關(guān)檔案供查閱。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記本上進(jìn)行登記，如實(shí)填寫查閱日期、查閱人姓名及部門、查閱檔案名稱等信息。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或帶至其他無關(guān)場(chǎng)所。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.內(nèi)部借閱公司員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至公司綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并在檔案借閱登記本上進(jìn)行登記。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.外部查閱外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提交書面申請(qǐng)，說明查閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并加蓋單位公章。公司綜合管理部門對(duì)外部查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，與外單位簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。外單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同，并在指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱人員不得擅自將檔案帶出公司或進(jìn)行其他違規(guī)操作。查閱結(jié)束后，外單位應(yīng)將查閱的檔案歸還公司，并在檔案查閱登記本上進(jìn)行登記。（四）利用監(jiān)督1.公司綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案利用的頻率、范圍、效果等信息，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。2.加強(qiáng)對(duì)檔案利用過程的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)利用檔案的行為應(yīng)及時(shí)制止，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用制度，認(rèn)真履行職責(zé)，確保檔案利用工作規(guī)范、有序進(jìn)行。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、保管期限等因素，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.價(jià)值評(píng)估原則根據(jù)檔案對(duì)公司的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，確定檔案是否仍具有保存意義。3.慎重決定原則對(duì)于擬銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審核和審批程序，慎重做出銷毀決定，避免重要檔案的誤毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案鑒定意見和銷毀建議。（三）鑒定方法1.逐卷審查對(duì)每一份檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、保管期限等信息，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.價(jià)值評(píng)估根據(jù)檔案對(duì)公司的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。對(duì)于具有重要?dú)v史意義、對(duì)公司決策有參考價(jià)值、涉及公司核心業(yè)務(wù)等檔案，應(yīng)予以保留；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀。3.綜合判斷結(jié)合檔案的形成規(guī)律、利用情況、保管現(xiàn)狀等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合判斷，確定檔案的鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表共同監(jiān)督銷毀過程。銷毀方式可采用焚燒、