PAGE行政檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在行政管理活動中形成的各類檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政檔案由行政部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司行政管理活動的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司行政管理活動中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。5.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，方便檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司行政檔案管理制度及流程。2.負(fù)責(zé)公司行政檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)建立公司行政檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理。4.負(fù)責(zé)為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.負(fù)責(zé)對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門行政管理活動中形成的各類檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照公司行政檔案管理制度及流程的要求，定期向行政部門移交本部門的檔案。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作。4.配合行政部門做好檔案的查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備檔案管理專業(yè)知識和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。4.積極主動為公司各部門及員工提供檔案利用服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。5.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。三、檔案的分類與編號（一）分類公司行政檔案分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司行政管理制度、行政會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文、行政事務(wù)處理文件等。2.人力資源類：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動合同、人事檔案等。3.財務(wù)審計(jì)類：包括財務(wù)預(yù)算、決算、財務(wù)報表、審計(jì)報告、財務(wù)憑證等。4.市場營銷類：包括市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、銷售合同、客戶資料等。5.法務(wù)合規(guī)類：包括法律事務(wù)文件、合規(guī)檢查報告、合同審查記錄等。6.項(xiàng)目管理類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。7.對外聯(lián)絡(luò)類：包括公司對外信函、傳真、電子郵件、來訪接待記錄等。8.其他類：不屬于上述分類的其他行政檔案。（二）編號1.檔案編號采用“類別代碼+年度+流水號”的方式編制。2.類別代碼：按照上述檔案分類，分別用兩位字母表示，如行政管理類為“XG”，人力資源類為“RL”等。3.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如2023年形成的檔案，年度編號為“2023”。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從阿拉伯?dāng)?shù)字0001開始依次編號。5.例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，編號為“XG20230001”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在檔案形成后及時將檔案收集齊全，并進(jìn)行初步整理。3.對于重要的行政文件、合同等，應(yīng)在文件簽署或完成后一周內(nèi)移交行政部門。4.行政部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）整理1.檔案管理人員對收集到的檔案進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。2.整理檔案時，應(yīng)保持文件的原貌，不得擅自涂改、損毀檔案內(nèi)容。3.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。5.整理后的檔案應(yīng)按照類別和年度順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門整理好的檔案應(yīng)定期移交行政部門進(jìn)行歸檔。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.行政部門對接收的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。4.審核無誤后，將檔案歸入相應(yīng)的檔案類別和年度檔案庫中。（二）保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)按照類別和年度順序排列存放，便于查找和利用。4.對重要的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。6.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容。2.檔案查閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交行政部門。3.行政部門對檔案查閱申請表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排檔案管理人員提供檔案查閱服務(wù)。4.查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，不得將檔案帶出查閱室。5.查閱人員不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案內(nèi)容。6.查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案歸還原位。（二）借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等內(nèi)容。2.檔案借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交行政部門。3.行政部門對檔案借閱申請表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，辦理檔案借閱手續(xù)。4.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)向檔案管理人員出具本人有效身份證件，并在檔案借閱登記簿上簽字登記。5.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。7.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告行政部門，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.行政部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。3.檔案鑒定工作應(yīng)由行政部門負(fù)責(zé)人牽頭，組織檔案管理人員及相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。4.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對檔案的保管期限進(jìn)行綜合評估，并填寫檔案鑒定意見書。（二）銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，并經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.檔案銷毀工作應(yīng)在行政部門負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄銷毀過程，并在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存。八、檔案的信息化管理（一）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫1.行政部門應(yīng)建立公司行政檔案信息數(shù)據(jù)庫，將檔案的基本信息、目錄、內(nèi)容等錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理。2.檔案信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（二）檔案信息化利用1.公司內(nèi)部員工可