PAGE勞務(wù)派遣員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司勞務(wù)派遣員檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范勞務(wù)派遣員的人事檔案管理工作流程，充分發(fā)揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有通過勞務(wù)派遣形式使用的員工。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映勞務(wù)派遣員的真實情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存勞務(wù)派遣員的各類檔案資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，對勞務(wù)派遣員的個人隱私和敏感信息予以保密。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)勞務(wù)派遣員的工作變動、考核晉升等情況，及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.身份證復(fù)印件：清晰、完整地復(fù)印勞務(wù)派遣員的身份證正反面。2.學(xué)歷證書復(fù)印件：包括最高學(xué)歷及相關(guān)專業(yè)證書。3.學(xué)位證書復(fù)印件（如有）：與學(xué)歷證書相對應(yīng)。4.就業(yè)失業(yè)登記證復(fù)印件：反映其就業(yè)狀態(tài)及相關(guān)信息。5.一寸免冠照片：近期正面免冠照片，用于檔案標(biāo)識。6.其他相關(guān)證明材料：如技能證書、榮譽證書等復(fù)印件。（二）勞動合同及派遣協(xié)議1.勞務(wù)派遣合同：明確勞務(wù)派遣員與勞務(wù)派遣公司簽訂的勞動合同條款，包括合同期限、工作內(nèi)容、勞動報酬、社會保險等。2.派遣協(xié)議：公司與勞務(wù)派遣公司簽訂的派遣協(xié)議，規(guī)定雙方的權(quán)利義務(wù)、派遣崗位、派遣期限、費用結(jié)算等內(nèi)容。（三）入職手續(xù)材料1.入職登記表：詳細(xì)記錄勞務(wù)派遣員的個人基本情況、工作經(jīng)歷、求職意向等信息。2.入職體檢報告：包括身體健康狀況檢查結(jié)果，確保符合工作崗位要求。3.員工承諾書：如遵守公司規(guī)章制度、保守公司機密等承諾。（四）工作考核與獎懲記錄1.月度考核表：記錄勞務(wù)派遣員每月的工作表現(xiàn)、工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量評價等。2.年度考核表：綜合全年工作表現(xiàn)進行全面評價，包括工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面。3.獎懲記錄：詳細(xì)記錄勞務(wù)派遣員獲得的獎勵（如優(yōu)秀員工獎、突出貢獻獎等）和受到的處罰（如違紀(jì)處分、警告等）情況，包括獎勵或處罰的事由、時間、決定部門等。（五）培訓(xùn)記錄1.內(nèi)部培訓(xùn)簽到表：記錄勞務(wù)派遣員參加公司內(nèi)部培訓(xùn)課程的出勤情況。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書或成績單：如參加外部專業(yè)培訓(xùn)獲得相應(yīng)證書或內(nèi)部培訓(xùn)考核成績記錄。3.培訓(xùn)總結(jié)與反饋：勞務(wù)派遣員對培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)效果的總結(jié)及反饋意見。（六）崗位變動記錄1.崗位調(diào)動申請表：記錄勞務(wù)派遣員申請崗位調(diào)動的原因、申請時間、擬調(diào)動崗位等信息。2.崗位調(diào)動審批表：經(jīng)公司各級領(lǐng)導(dǎo)審批同意崗位調(diào)動的相關(guān)記錄。3.崗位變動交接清單：明確崗位變動時工作交接的具體內(nèi)容、交接時間、交接雙方簽字等情況。（七）薪酬福利記錄1.工資發(fā)放記錄：包括每月工資發(fā)放明細(xì)，如基本工資、績效工資、加班工資、獎金等具體數(shù)額及發(fā)放時間。2.社保繳納記錄：詳細(xì)記錄勞務(wù)派遣員社會保險（養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育）的繳納情況，包括繳費基數(shù)、繳費時間、參保狀態(tài)等。3.住房公積金繳納記錄（如有）：記錄住房公積金的繳存金額、繳存時間等信息。（八）離職手續(xù)材料1.離職申請表：勞務(wù)派遣員提出離職申請的相關(guān)記錄，包括離職原因、申請時間等。2.離職審批表：經(jīng)公司各級領(lǐng)導(dǎo)審批同意離職的相關(guān)記錄。3.離職交接清單：明確離職時工作交接的具體內(nèi)容、交接時間、交接雙方簽字等情況。4.離職證明：由公司出具的證明勞務(wù)派遣員已與公司解除勞動關(guān)系的文件。三、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.勞務(wù)派遣員入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)向其提供入職所需的各類表格和資料清單，指導(dǎo)其填寫入職登記表等相關(guān)表格，并收集身份證、學(xué)歷證書等個人基本信息材料。2.人力資源部門對收集到的材料進行初步審核，確保材料的真實性和完整性。審核無誤后，將相關(guān)材料整理歸檔，并為每位勞務(wù)派遣員建立個人檔案。3.在檔案建立過程中，如發(fā)現(xiàn)材料不齊全或不符合要求，人力資源部門及時通知勞務(wù)派遣員補充或更正材料。（二）檔案收集責(zé)任1.人力資源部門負(fù)責(zé)檔案收集工作的組織和協(xié)調(diào)，定期檢查檔案收集情況，確保各類檔案資料按時、準(zhǔn)確收集。2.各用人部門負(fù)責(zé)協(xié)助人力資源部門收集本部門勞務(wù)派遣員的工作考核、獎懲記錄、培訓(xùn)記錄等相關(guān)材料，并及時提交給人力資源部門。3.勞務(wù)派遣員本人有義務(wù)配合公司完成檔案材料的提交工作，如實提供個人相關(guān)信息和材料。四、檔案整理與分類（一）整理要求1.人力資源部門定期對勞務(wù)派遣員檔案進行整理，確保檔案資料齊全、完整、有序。2.對檔案中的各類材料進行分類排序，按照檔案內(nèi)容的重要程度和時間順序進行排列。3.去除檔案材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，確保檔案整潔、美觀。（二）分類方法1.按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將勞務(wù)派遣員檔案分為個人基本信息、勞動合同及派遣協(xié)議、入職手續(xù)材料、工作考核與獎懲記錄、培訓(xùn)記錄、崗位變動記錄、薪酬福利記錄、離職手續(xù)材料等八大類。2.在每大類檔案下，再根據(jù)具體內(nèi)容進行細(xì)分，如個人基本信息類下可分為身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件等小類；工作考核與獎懲記錄類下可分為月度考核表、年度考核表、獎懲記錄等小類。五、檔案保管與存放（一）保管責(zé)任1.人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)勞務(wù)派遣員檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整。2.檔案保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自查閱、涂改、銷毀檔案。3.定期對檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。（二）存放方式1.采用專用檔案柜存放勞務(wù)派遣員檔案，按照檔案分類順序進行排列，便于查找和管理。2.檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保檔案的安全保存。3.對電子檔案，應(yīng)建立電子檔案庫，采用加密存儲、備份等方式進行管理，確保電子檔案的安全性和可查閱性。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.僅限于公司內(nèi)部相關(guān)人員查閱勞務(wù)派遣員檔案，查閱人員應(yīng)具備相應(yīng)的權(quán)限和理由。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱所有勞務(wù)派遣員檔案；用人部門負(fù)責(zé)人因工作需要，可查閱本部門勞務(wù)派遣員檔案；其他人員因特殊工作需要查閱檔案的，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱檔案范圍、查閱時間等信息。2.將申請表提交給人力資源部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后，由檔案保管人員陪同查閱人員到檔案存放地點進行查閱。3.查閱人員只能在檔案保管人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案保管人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱勞務(wù)派遣員檔案，如因特殊情況確需借閱的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱檔案范圍、借閱時間等信息，并提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，借閱人員到檔案保管人員處辦理借閱手續(xù)，檔案保管人員將檔案借給借閱人員，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱情況。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案保管人員，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如因特殊原因需要延長借閱期限的，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門每季度對勞務(wù)派遣員檔案進行一次全面檢查，及時發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容是否需要更新。2.根據(jù)勞務(wù)派遣員的工作變動、考核晉升、獎懲情況等，及時更新檔案中的相關(guān)信息，確保檔案內(nèi)容的時效性和準(zhǔn)確性。（二）動態(tài)維護1.各用人部門應(yīng)及時將本部門勞務(wù)派遣員的工作情況反饋給人力資源部門，以便人力資源部門及時更新檔案內(nèi)容。2.勞務(wù)派遣員本人如有個人信息變更（如聯(lián)系方式、家庭住址等），應(yīng)及時向人力資源部門提交變更申請，并提供相關(guān)證明材料，人力資源部門審核后及時更新檔案。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，對勞務(wù)派遣員檔案中的個人隱私和敏感信息予以保密。2.檔案保管人員應(yīng)妥善保管檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)授權(quán)，不得向任何單位或個人提供檔案信息。3.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。（二）安全保障1.加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝必要的安全設(shè)備（如監(jiān)控攝像頭、防盜報警裝置等），確保檔案存放環(huán)境的安全。2.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。3.對電子檔案采取加密存儲、備份等安全措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法獲取。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.勞務(wù)派遣員離職后，其檔案在公司保存一定期限（一般為兩年）后，如無特殊需要，可進行銷毀。2.檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。（二）銷毀流程1.人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，制定檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、所屬人員等信息