PAGE檔案管理制度308號令一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機構(gòu)、子公司等，涵蓋公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)活動、技術(shù)研發(fā)、財務(wù)審計、人力資源等各個方面形成的具有保存價值的各種載體形式的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案查閱效率，滿足公司各部門及相關(guān)人員對檔案信息的需求。4.安全保密原則加強檔案安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合管理部門作為檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點和維護(hù)，確保檔案的實體安全和信息安全。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案進(jìn)行鑒定和處理，確保檔案資源的合理利用。6.負(fù)責(zé)檔案查閱、借閱等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，提供必要的檔案利用指導(dǎo)和咨詢服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。（二）各部門兼職檔案員公司各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成的各類文件材料的收集、整理和初步分類，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等利用服務(wù)工作，為本部門員工提供檔案利用方面的支持。4.及時向檔案管理部門反饋本部門檔案管理工作中存在的問題和建議，配合檔案管理部門做好檔案管理工作的改進(jìn)和完善。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證照文件，以及設(shè)立、變更、注銷的申請、批復(fù)、決議等文件。2.公司經(jīng)營管理活動中形成的文件材料，如各類會議文件、工作計劃、總結(jié)報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料等。3.公司生產(chǎn)活動中形成的文件材料，包括生產(chǎn)計劃、工藝流程、操作規(guī)程、質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備維護(hù)記錄、安全生產(chǎn)文件等。4.公司技術(shù)研發(fā)活動中形成的文件材料，如科研項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)成果鑒定文件、專利申請文件等。5.公司財務(wù)審計活動中形成的文件材料，包括財務(wù)報表、審計報告、會計憑證、賬簿、稅務(wù)資料等。6.公司人力資源管理活動中形成的文件材料，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動合同等相關(guān)文件。7.公司行政管理活動中形成的文件材料，如公文處理文件、印章管理文件、辦公用品管理文件、檔案管理文件等。8.公司對外宣傳、文化建設(shè)等活動中形成的文件材料，如宣傳資料、新聞稿件、企業(yè)文化建設(shè)方案、活動記錄等。9.公司與上級主管部門、政府部門、合作伙伴、客戶等之間往來的文件材料，包括請示、報告、函件、通知、批復(fù)等。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門在各項工作中形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)實行“一事一檔”的原則，將相關(guān)文件材料集中整理歸檔，便于查閱和利用。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對收集的文件材料進(jìn)行整理和初步分類，確保文件材料的有序存放，便于后續(xù)移交至檔案管理部門。（三）整理方法1.分類檔案管理部門按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等因素，對公司檔案進(jìn)行分類。分類方法應(yīng)科學(xué)合理、便于管理和利用，具體分類如下：行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷文件，公文處理文件，印章管理文件，辦公用品管理文件，檔案管理文件等。（可根據(jù)實際情況進(jìn)一步細(xì)分二級類目）經(jīng)營管理類：涵蓋各類會議文件，工作計劃、總結(jié)報告，統(tǒng)計報表，合同協(xié)議，招投標(biāo)文件，客戶資料等。（可根據(jù)實際情況進(jìn)一步細(xì)分二級類目）生產(chǎn)管理類：包含生產(chǎn)計劃、工藝流程、操作規(guī)程、質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備維護(hù)記錄、安全生產(chǎn)文件等。（可根據(jù)實際情況進(jìn)一步細(xì)分二級類目）技術(shù)研發(fā)類：如科研項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)成果鑒定文件、專利申請文件等。（可根據(jù)實際情況進(jìn)一步細(xì)分二級類目）財務(wù)管理類：包括財務(wù)報表、審計報告、會計憑證、賬簿、稅務(wù)資料等。（可根據(jù)實際情況進(jìn)一步細(xì)分二級類目）人力資源管理類：涉及員工招聘文件、培訓(xùn)文件、考核文件、薪酬福利文件、勞動合同等。（可根據(jù)實際情況進(jìn)一步細(xì)分二級類目）對外宣傳類：如宣傳資料、新聞稿件、企業(yè)文化建設(shè)方案、活動記錄等。（可根據(jù)實際情況進(jìn)一步細(xì)分二級類目）其他類：包括公司與上級主管部門、政府部門、合作伙伴、客戶等之間往來的文件材料，以及其他未包含在上述類別的具有保存價值的文件材料。（可根據(jù)實際情況進(jìn)一步細(xì)分二級類目）2.編號檔案管理部門對每一類檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，便于識別和管理。編號規(guī)則如下：檔案編號由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示該類別檔案的順序號。例如，行政管理類檔案編號為“XZGL001”，其中“XZGL”表示行政管理類，“001”表示該類別下的第一份檔案。3.編目檔案管理部門對整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、形成日期、保管期限、密級、責(zé)任者等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和利用。編目工作應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，確保目錄信息的完整性和準(zhǔn)確性。四、檔案的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類體系進(jìn)行排列上架，存放有序。檔案管理人員應(yīng)定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。同時，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案借閱登記制度，記錄檔案的借閱情況，確保檔案的安全。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照檔案分類體系進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。檔案管理人員應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行檢查，確保電子檔案的完整性和可讀性。同時，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、刪除或泄露。（三）保管期限檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度、形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等因素確定，分為永久、長期和短期三種。具體保管期限劃分如下：1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的重要文件材料，公司年度財務(wù)決算報告，公司重大決策、重要會議記錄，公司重要合同協(xié)議，公司重要科研成果、專利文件等。2.長期保管凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。主要包括公司一般性會議文件，公司年度工作計劃、總結(jié)報告，公司一般性合同協(xié)議，公司員工培訓(xùn)、考核文件，公司一般性科研項目文件等。3.短期保管凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。主要包括公司臨時性會議文件，公司臨時性工作計劃、總結(jié)報告，公司一般性統(tǒng)計報表，公司一般性辦公用品管理文件等。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對于已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）密級管理檔案的密級根據(jù)檔案內(nèi)容涉及的國家秘密、公司商業(yè)秘密等情況確定，分為絕密級、機密級和秘密級三種。密級檔案應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度進(jìn)行管理，采取必要的保密措施，確保檔案信息的安全。1.絕密級檔案涉及公司核心商業(yè)秘密、國家重要機密等，一旦泄露會給公司或國家造成重大損失的檔案，列為絕密級檔案。絕密級檔案應(yīng)實行專人專管，嚴(yán)格限制查閱范圍，查閱時必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在專人監(jiān)督下進(jìn)行。2.機密級檔案涉及公司重要商業(yè)秘密、公司關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息等，一旦泄露會給公司造成較大損失的檔案，列為機密級檔案。機密級檔案的查閱應(yīng)經(jīng)過公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行詳細(xì)的查閱登記。3.秘密級檔案涉及公司一般商業(yè)秘密、公司一般性業(yè)務(wù)信息等，一旦泄露會給公司造成一定損失的檔案，列為秘密級檔案。秘密級檔案的查閱應(yīng)經(jīng)過本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行查閱登記。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的密級進(jìn)行審核，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和保密要求的變化，及時調(diào)整檔案的密級。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.查閱程序公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等內(nèi)容，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，申請人持《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請人的申請，提供相應(yīng)的檔案供其查閱，并對查閱情況進(jìn)行登記。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱程序公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等內(nèi)容，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，申請人持《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請人的申請，將檔案借出，并與申請人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱責(zé)任等事項。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。（二）復(fù)制與摘錄公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制/摘錄申請表》，注明復(fù)制或摘錄檔案的名稱、編號、復(fù)制或摘錄內(nèi)容、用途等內(nèi)容，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，申請人持《檔案復(fù)制/摘錄申請表》到檔案管理部門辦理復(fù)制或摘錄手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請人的申請，對檔案進(jìn)行復(fù)制或摘錄，并按照規(guī)定收取相應(yīng)的費用。復(fù)制或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，以證明其真實性和有效性。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、國家秘密等機密信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，限制查閱、借閱、復(fù)制和摘錄范圍，確保機密信息的安全。2.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得利用檔案從事?lián)p害公司利益或違反法律法規(guī)的活動。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，了解檔案利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)和完善提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定內(nèi)容檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容性質(zhì)、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和評估。鑒定內(nèi)容主要包括：1.檔案是否反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，對公司是否有長遠(yuǎn)利用價值。2.檔案是否涉及公司商業(yè)秘密、國家秘密等機密信息，是否需要繼續(xù)保密。3.檔案是否已超過保管期限，是否已失去保存價值。4.檔案是否存在重復(fù)、冗余或其他不需要保存的情況。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對檔案進(jìn)行鑒定后，形成檔案鑒定報