PAGE軍休所業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強軍休所業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在軍休服務(wù)管理工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本軍休所實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本軍休所各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：軍休所檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映軍休所業(yè)務(wù)活動的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：便于檔案的查閱、使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本軍休所檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)軍休所各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為軍休所各項工作提供檔案服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。3.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門文件資料的形成、積累和保管工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記和服務(wù)工作，及時催還到期檔案。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，做好相關(guān)記錄。6.積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，為軍休所提供檔案資料支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.軍休干部的基本信息檔案，包括入伍登記表、履歷表、職務(wù)晉升材料、獎懲材料等。2.軍休干部的安置檔案，包括安置審批表、移交交接材料等。3.軍休干部的服務(wù)管理檔案，包括健康檔案、醫(yī)療檔案、活動記錄、走訪慰問記錄等。4.軍休所的行政管理檔案，包括工作計劃、總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度等。5.軍休所的財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。6.軍休所的設(shè)施設(shè)備檔案，包括采購合同、驗收報告、維護(hù)記錄等。7.其他與軍休所業(yè)務(wù)活動相關(guān)的具有保存價值的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，對具有保存價值的文件資料進(jìn)行全面收集。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。4.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類?？煞譃辄h群工作類、行政管理類、軍休服務(wù)管理類、財務(wù)類、設(shè)施設(shè)備類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得壓字、掉頁。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，移交檔案管理部門歸檔。2.對重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交檔案管理部門時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行核對、檢查，符合要求的予以歸檔。3.對不符合歸檔要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時退回原部門，要求其補充或更正。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：軍休干部的重要人事檔案、安置檔案、涉及軍休所重大權(quán)益的文件等。3.長期保管的檔案主要包括：軍休干部的一般人事檔案、服務(wù)管理檔案、行政管理檔案等，保管期限為30年。4.短期保管的檔案主要包括：一般性的文件資料、臨時性的活動記錄等，保管期限為10年。（四）保管要求1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.軍休干部本人及其家屬因工作、生活等需要，可查閱本人相關(guān)檔案。2.軍休所工作人員因工作需要，可查閱與工作相關(guān)的檔案。3.上級主管部門、有關(guān)單位因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)可查閱相關(guān)檔案。（二）查閱程序1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。4.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，不得擅自公開或泄露檔案內(nèi)容。2.利用檔案形成的各種資料，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄。3.對涉及軍休干部個人隱私或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，確保信息安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確、完整。2.檔案的保存價值是否已經(jīng)喪失或降低。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊報軍休所領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。4.銷毀檔案時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字。5.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和檢索工具中注明，并永久保存檔案銷毀記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立軍休所檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計、借閱、鑒定銷毀等功能。3.安全保障：建立檔案信息安全防護(hù)體系，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系