PAGE安徽實物檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)安徽實物檔案數(shù)字化管理，確保實物檔案信息的真實性、完整性、可用性和安全性，提高檔案利用效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安徽省行政區(qū)域內(nèi)各級各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的實物檔案數(shù)字化工作。（三）基本原則1.真實性原則：實物檔案數(shù)字化應(yīng)忠實于原件，確保數(shù)字化成果與實物檔案原件內(nèi)容一致。2.完整性原則：全面、系統(tǒng)地對實物檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，保證數(shù)字化檔案信息的完整性。3.可用性原則：數(shù)字化后的實物檔案應(yīng)便于檢索、利用和管理，滿足單位各項工作對檔案信息的需求。4.安全性原則：采取有效的安全防護(hù)措施，確保實物檔案數(shù)字化過程中信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。二、實物檔案數(shù)字化工作流程（一）檔案收集與整理1.實物檔案收集各單位應(yīng)明確實物檔案的收集范圍，包括具有保存價值的各類獎杯、獎牌、證書、印章、票據(jù)、字畫、照片等實物。實物檔案的收集應(yīng)遵循及時、完整的原則，確保重要實物檔案不遺漏。2.實物檔案整理對收集到的實物檔案進(jìn)行分類、編號、登記，建立實物檔案目錄。對實物進(jìn)行清潔、修復(fù)等預(yù)處理，確保實物狀態(tài)良好，便于數(shù)字化處理。（二）數(shù)字化設(shè)備與場地準(zhǔn)備1.數(shù)字化設(shè)備根據(jù)實物檔案數(shù)字化的需求，配備專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備，如高分辨率掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、存儲設(shè)備等。設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其性能穩(wěn)定，能夠滿足數(shù)字化工作的要求。2.數(shù)字化場地設(shè)立專門的數(shù)字化工作室，工作室應(yīng)具備良好的環(huán)境條件，如溫度、濕度適宜，光線充足且無直射光，防塵防污等。工作室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和安全設(shè)施，保障數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。（三）數(shù)字化處理1.圖像采集根據(jù)實物檔案的類型和特點，選擇合適的圖像采集方式。對于平面實物，如證書、票據(jù)等，采用高分辨率掃描儀進(jìn)行掃描；對于立體實物，如獎杯、獎牌等，采用多角度數(shù)碼相機(jī)拍攝。圖像采集應(yīng)保證圖像清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確，能夠真實反映實物檔案的原貌。在采集過程中，應(yīng)做好記錄，包括采集時間、設(shè)備型號、采集人員等信息。2.圖像處理對采集到的圖像進(jìn)行必要的處理，如裁剪、去噪、增強(qiáng)對比度等，以提高圖像質(zhì)量。確保圖像的格式統(tǒng)一，一般采用常見的圖像格式，如JPEG等，便于存儲和管理。對圖像處理過程進(jìn)行記錄，包括處理方法、處理參數(shù)等信息。（四）數(shù)據(jù)存儲與管理1.數(shù)據(jù)存儲將數(shù)字化后的實物檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。建立數(shù)據(jù)存儲管理制度，明確存儲設(shè)備的使用、維護(hù)、保管等要求。2.數(shù)據(jù)管理建立實物檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案信息進(jìn)行分類、索引、編目等管理，方便查詢和利用。制定數(shù)據(jù)庫安全管理措施，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、修改和刪除。定期對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（五）質(zhì)量檢測與驗收1.質(zhì)量檢測對數(shù)字化后的實物檔案進(jìn)行質(zhì)量檢測，檢測內(nèi)容包括圖像清晰度、色彩準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)完整性等。采用抽樣檢測的方法，按照一定的比例對數(shù)字化檔案進(jìn)行檢測，確保整體質(zhì)量符合要求。對檢測過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，直至達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.驗收實物檔案數(shù)字化工作完成后，由單位組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)依據(jù)本制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，包括檔案收集整理情況、數(shù)字化處理質(zhì)量、數(shù)據(jù)存儲管理等。驗收合格后，出具驗收報告，對驗收結(jié)果進(jìn)行記錄。三、人員管理（一）人員配備各單位應(yīng)根據(jù)實物檔案數(shù)字化工作的實際需要，配備專業(yè)的技術(shù)人員和管理人員。技術(shù)人員應(yīng)具備檔案管理、圖像處理、信息技術(shù)等方面的知識和技能；管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)數(shù)字化工作的組織協(xié)調(diào)、質(zhì)量監(jiān)督等工作。（二）人員培訓(xùn)1.定期培訓(xùn)定期組織實物檔案數(shù)字化工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識、數(shù)字化技術(shù)操作、安全保密規(guī)定等。培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式，不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)考核對參加培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為人員績效評價和崗位晉升的重要依據(jù)。通過考核，確保工作人員掌握實物檔案數(shù)字化工作的相關(guān)知識和技能，能夠勝任本職工作。（三）人員職責(zé)1.技術(shù)人員職責(zé)負(fù)責(zé)實物檔案數(shù)字化設(shè)備的操作和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。按照規(guī)定的流程進(jìn)行數(shù)字化處理，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。協(xié)助管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲和管理工作，對數(shù)據(jù)安全負(fù)責(zé)。2.管理人員職責(zé)制定實物檔案數(shù)字化工作計劃和方案，組織實施數(shù)字化工作。負(fù)責(zé)實物檔案的收集、整理和驗收工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。監(jiān)督檢查數(shù)字化工作的質(zhì)量和進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。負(fù)責(zé)數(shù)字化工作的安全管理，制定安全制度和措施，保障檔案信息安全。四、安全管理（一）安全制度1.建立安全管理制度各單位應(yīng)建立健全實物檔案數(shù)字化安全管理制度，明確安全責(zé)任，規(guī)范安全操作流程。安全管理制度應(yīng)包括人員安全管理、設(shè)備安全管理、數(shù)據(jù)安全管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理等方面的內(nèi)容。2.安全培訓(xùn)與教育對實物檔案數(shù)字化工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，提高工作人員的安全意識和防范能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括安全法律法規(guī)、安全操作規(guī)程、數(shù)據(jù)保密知識等，確保工作人員熟悉安全要求，遵守安全規(guī)定。（二）安全措施1.人員安全對參與實物檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行背景審查，確保人員可靠。加強(qiáng)對工作人員的日常管理，規(guī)范工作行為，防止因人員失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致安全事故。2.設(shè)備安全對數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備性能良好，運行安全。安裝必要的安全防護(hù)軟件和硬件，如防火墻、殺毒軟件等，防止設(shè)備受到病毒、惡意軟件等攻擊。3.數(shù)據(jù)安全對數(shù)字化后的實物檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)異地存放，以便在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)。嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理實物檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)。4.網(wǎng)絡(luò)安全加強(qiáng)數(shù)字化工作室的網(wǎng)絡(luò)安全管理，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問。定期對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢測和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理網(wǎng)絡(luò)安全隱患。五．監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.建立監(jiān)督機(jī)制各單位應(yīng)建立實物檔案數(shù)字化工作內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對數(shù)字化工作進(jìn)行檢查和評估。2.監(jiān)督內(nèi)容監(jiān)督內(nèi)容包括實物檔案數(shù)字化工作流程的執(zhí)行情況、人員職責(zé)履行情況、安全管理制度落實情況、數(shù)字化檔案質(zhì)量等方面。3.問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）外部檢查1.接受上級部門檢查各級單位應(yīng)接受上級主管部門對實物檔案數(shù)字化工作的檢查和指導(dǎo)，積極配合上級部門的工作，如實匯報工作情況。2.配合相關(guān)部門檢查實物檔案數(shù)字化工作涉及檔案管理、信息技術(shù)安