PAGE兒保科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)兒?？茩n案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在兒保工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于兒?？圃陂_展兒童保健服務(wù)過程中形成的各類檔案，包括兒童健康檔案、體檢記錄、疾病防治檔案、科研教學(xué)檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：兒?？茩n案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映兒童的健康狀況和兒保工作實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)兒童及其家庭的隱私信息。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)兒?？茩n案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案的日常管理。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記，對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤和催還。6.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作。（二）兒保科工作人員職責(zé)1.按照檔案管理要求，及時(shí)將工作中形成的各類文件材料收集齊全，移交檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔工作，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。3.在工作中嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案信息。4.按規(guī)定借閱檔案，按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、損壞檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.兒童健康檔案：包括新生兒訪視記錄、嬰幼兒健康體檢記錄、學(xué)齡前兒童健康體檢記錄等。2.疾病防治檔案：如兒童常見疾病的診斷、治療記錄，預(yù)防接種檔案等。3.科研教學(xué)檔案：兒?？崎_展的科研項(xiàng)目資料、教學(xué)課件、培訓(xùn)記錄等。4.行政管理檔案：科室工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度等。5.其他與兒保工作相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各崗位工作人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件材料收集整理，確保材料的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和形成時(shí)間等進(jìn)行分類，如分為健康檔案類、疾病防治類、科研教學(xué)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案符合歸檔要求。2.將審核后的檔案按照分類編號(hào)順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜。3.在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。（二）保管期限1.兒童健康檔案：長期保存，直至兒童年滿18周歲后繼續(xù)保存一定期限。2.疾病防治檔案：根據(jù)疾病的性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定保管期限，一般為數(shù)年至數(shù)十年不等。3.科研教學(xué)檔案：根據(jù)科研項(xiàng)目和教學(xué)活動(dòng)的重要性確定保管期限，一般為數(shù)年至長期。4.行政管理檔案：根據(jù)文件的性質(zhì)和用途確定保管期限，一般為數(shù)年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，排列整齊，便于查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性。4.建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.兒?？乒ぷ魅藛T為開展日常工作需要查閱檔案。2.相關(guān)部門因工作需要查閱兒?？茩n案。3.科研教學(xué)活動(dòng)需要利用兒?？茩n案資料。（二）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)兒?？曝?fù)責(zé)人審批簽字后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并在檔案借閱登記簿上登記借閱人姓名、單位、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、損壞。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案管理人員在檔案歸還后，應(yīng)在借閱登記簿上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。六）檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由兒?？曝?fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限是否合理。2.參考檔案的利用情況，確定檔案是否仍有保存必要。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)兒?？曝?fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)醫(yī)院檔案管理部門審批。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷人在檔案銷毀后，應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立兒保科檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠方便快捷地錄入各類檔案信息，包括文字、圖片、音頻、視頻等。2.檔案查詢功能：提供多種查詢方式，如按編號(hào)、姓名、日期等進(jìn)行查詢，快速定位所需檔案。3.檔案借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批、登記和跟蹤管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全保密功能：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。（三）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并