PAGE殘聯(lián)檔案三合一制度詳情一、總則（一）目的為進(jìn)一步加強(qiáng)殘聯(lián)檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合殘聯(lián)工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于殘聯(lián)機(jī)關(guān)及所屬各事業(yè)單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則殘聯(lián)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則全面收集和整理殘聯(lián)工作中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映殘聯(lián)工作的歷史全貌。3.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為殘聯(lián)各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善殘聯(lián)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作，確保檔案的有序存放。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量合理。6.積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高殘聯(lián)工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案材料的及時(shí)收集和規(guī)范整理，保證檔案的齊全完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。4.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案的安全和完整，不得擅自泄露檔案內(nèi)容或違規(guī)處理檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與殘聯(lián)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.殘聯(lián)機(jī)關(guān)制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.殘聯(lián)組織開(kāi)展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件材料，如會(huì)議記錄、活動(dòng)方案、活動(dòng)照片、視頻資料等。4.殘聯(lián)與其他部門或單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。5.殘聯(lián)工作人員的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。6.反映殘聯(lián)工作歷史沿革、重大事件、重要人物等方面的檔案資料。7.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行整理，并定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)重要的文件材料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、條理清晰。3.每份檔案應(yīng)編頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)編寫應(yīng)符合規(guī)范要求，便于統(tǒng)計(jì)和查找。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、聲像檔案類等類別。2.組卷按照文件材料的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成卷。卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，一般按照文件的重要程度、時(shí)間先后順序等進(jìn)行排列。3.編目對(duì)每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。同時(shí)，為每卷檔案編制封面，封面應(yīng)注明檔案類別、年度、保管期限、卷號(hào)、題名等信息。4.裝訂對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。四、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜（包括防撬、防砸、防爬越等）、防光、防塵、防有害生物等功能，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，檔案柜或檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰。3.對(duì)特殊載體的檔案，如聲像檔案、電子檔案等，應(yīng)采取專門的保管措施，確保其安全和完整。（三）檔案保管期限1.殘聯(lián)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：殘聯(lián)制定的重要規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；殘聯(lián)組織開(kāi)展的重大活動(dòng)形成的文件材料；殘聯(lián)與其他部門或單位簽訂的重要合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等；反映殘聯(lián)工作歷史沿革、重大事件、重要人物等方面的檔案資料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括：殘聯(lián)制定的一般性規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；殘聯(lián)組織開(kāi)展的一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件材料；殘聯(lián)與其他部門或單位簽訂的一般性合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等；殘聯(lián)工作人員的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：殘聯(lián)組織開(kāi)展的臨時(shí)性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件材料；殘聯(lián)與其他部門或單位簽訂的臨時(shí)性合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。保管期限一般為1年至10年。（四）檔案定期檢查與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。一般每年進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。如檔案有破損情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)；檔案有霉變、蟲蛀現(xiàn)象，應(yīng)采取相應(yīng)的防治措施；檔案存放位置有誤，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整等。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。如消防器材應(yīng)定期檢查和更換，溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行調(diào)試和維護(hù)等。五、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.堅(jiān)持方便利用、服務(wù)工作的原則，為殘聯(lián)各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，未經(jīng)授權(quán)不得擅自提供。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案借閱服務(wù)，并對(duì)借閱檔案進(jìn)行編號(hào)、登記。借閱登記應(yīng)包括借閱日期、借閱人員姓名、所在部門、借閱內(nèi)容、借閱期限、歸還日期等信息。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，復(fù)制人員應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》并注明復(fù)制檔案的內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行編號(hào)、登記。復(fù)制登記應(yīng)包括復(fù)制日期、復(fù)制人員姓名、所在部門、復(fù)制內(nèi)容、用途等信息。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（三）利用審批1.查閱、借閱檔案涉及重要事項(xiàng)或敏感信息的，應(yīng)經(jīng)殘聯(lián)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可辦理。2.復(fù)制檔案涉及重要事項(xiàng)或敏感信息的，應(yīng)經(jīng)殘聯(lián)主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可辦理。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，并指定專人負(fù)責(zé)檔案利用登記工作。對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案利用信息的準(zhǔn)確記錄。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如統(tǒng)計(jì)檔案查閱、借閱、復(fù)制的數(shù)量、人次、內(nèi)容類別等，為檔案管理工作的決策提供依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定的原則，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行科學(xué)評(píng)估。2.嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行鑒定，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映殘聯(lián)工作的歷史全貌，是否具有重要的查考利用價(jià)值。2.檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、保管狀況等是否符合檔案管理要求。3.檔案的密級(jí)、保密期限等是否符合國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無(wú)保存價(jià)值