PAGE檔案管理制度培訓(xùn)通知一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案管理制度，并組織本次培訓(xùn)。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.定期對(duì)公司檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。5.負(fù)責(zé)組織開(kāi)展公司檔案的利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。6.加強(qiáng)對(duì)公司各部門(mén)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案工作培訓(xùn)和考核。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案的收集、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定時(shí)間將檔案移交至綜合管理部。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，積極提供檔案利用線索。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律和保密制度。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。4.嚴(yán)格按照檔案管理工作流程和操作規(guī)范進(jìn)行操作，確保檔案管理工作質(zhì)量。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于：上級(jí)機(jī)關(guān)文件、法規(guī)、政策等；公司各類(lèi)會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等；公司工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；公司合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等；公司人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等；公司財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等；公司技術(shù)檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案等；公司行政事務(wù)檔案、后勤保障檔案等；公司對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的文件材料等。2.員工個(gè)人在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件材料，如工作成果報(bào)告、技術(shù)資料、調(diào)研報(bào)告等，應(yīng)及時(shí)交至所在部門(mén)檔案管理人員，由部門(mén)統(tǒng)一整理歸檔。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真審核文件材料的內(nèi)容和格式，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、清晰。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.檔案收集人員應(yīng)及時(shí)將收集到的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類(lèi)，并填寫(xiě)檔案收集登記表。（三）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理歸檔，并移交至綜合管理部。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔，并移交至綜合管理部。3.員工離職時(shí)，所在部門(mén)應(yīng)在員工離職前將其個(gè)人檔案整理歸檔，并移交至綜合管理部。（四）歸檔程序1.檔案移交部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.綜合管理部檔案管理人員在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案移交清單，對(duì)移交的檔案進(jìn)行逐一清點(diǎn)和檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作，并按照檔案管理要求進(jìn)行上架存放。四、檔案的整理與分類(lèi)（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和檢索利用。（二）分類(lèi)方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)，具體如下：1.年度分類(lèi)按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類(lèi)，不同年度的文件材料分別整理。2.機(jī)構(gòu)分類(lèi)按照公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類(lèi)，同一機(jī)構(gòu)形成的文件材料集中在一起。3.保管期限分類(lèi)根據(jù)文件材料的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期和短期三種保管期限。永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至15年。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限代碼+流水號(hào)”的形式，具體如下：年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。機(jī)構(gòu)代碼：按照公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，為每個(gè)機(jī)構(gòu)編制一個(gè)兩位數(shù)字代碼，如“01”表示綜合管理部，“02”表示財(cái)務(wù)部等。保管期限代碼：永久保管用“Y”表示，長(zhǎng)期保管用“C”表示，短期保管用“D”表示。流水號(hào)：按照檔案整理順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。2.例如，綜合管理部2023年形成的永久保管檔案，編號(hào)為“202301Y001”；財(cái)務(wù)部2023年形成的長(zhǎng)期保管檔案，編號(hào)為“202302C001”。（四）裝訂要求1.歸檔文件應(yīng)采用A4幅面的紙張進(jìn)行打印或復(fù)印，紙張應(yīng)質(zhì)量良好，字跡清晰。2.歸檔文件應(yīng)按照文件的排列順序進(jìn)行裝訂，左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。3.裝訂應(yīng)使用棉線在文件左上角三孔一線裝訂，線結(jié)打在文件背面。4.對(duì)于紙張規(guī)格不符合要求或破損的文件，應(yīng)進(jìn)行裱糊或修復(fù)后再裝訂。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放各類(lèi)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架等，以滿足檔案保管的需要。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序、無(wú)損壞丟失等情況。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用；對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。3.對(duì)于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、加密存儲(chǔ)等，確保檔案的安全。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（三）保護(hù)措施1.防火措施檔案庫(kù)房應(yīng)安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備完好有效。嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行消防安全培訓(xùn)，提高其消防安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。2.防潮措施檔案庫(kù)房應(yīng)安裝除濕設(shè)備，控制庫(kù)房濕度在規(guī)定范圍內(nèi)，一般相對(duì)濕度應(yīng)保持在40%60%之間。對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用防潮包裝材料進(jìn)行包裝，如檔案盒、檔案袋等，并在庫(kù)房?jī)?nèi)放置干燥劑。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案受潮，應(yīng)及時(shí)采取烘干、晾曬等措施進(jìn)行處理。3.防蟲(chóng)措施檔案庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行防蟲(chóng)檢查，如發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害，應(yīng)及時(shí)采取防蟲(chóng)措施，如投放防蟲(chóng)藥品、放置驅(qū)蟲(chóng)植物等。對(duì)檔案庫(kù)房的門(mén)窗應(yīng)安裝防蟲(chóng)網(wǎng)，防止害蟲(chóng)進(jìn)入庫(kù)房。對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行防蟲(chóng)處理，如在檔案中放置防蟲(chóng)藥包等。4.防盜措施檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫(kù)房安全。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。對(duì)檔案庫(kù)房的鑰匙應(yīng)妥善保管，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管，嚴(yán)禁鑰匙外借。5.防光措施檔案庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等措施，避免陽(yáng)光直射檔案。對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)避免在強(qiáng)光下長(zhǎng)時(shí)間照射，防止檔案紙張老化、褪色。6.防塵措施檔案庫(kù)房應(yīng)安裝空氣過(guò)濾設(shè)備，減少灰塵進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清掃，保持檔案表面清潔。7.防有害氣體措施檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離污染源，如化工廠、垃圾處理場(chǎng)等，避免有害氣體對(duì)檔案造成損害。對(duì)檔案庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，保持空氣清新。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)按照檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的保管期限是否合理。2.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有保存價(jià)值，如是否涉及公司重要?dú)v史事件、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、重要知識(shí)產(chǎn)權(quán)等。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案鑒定審批表，詳細(xì)說(shuō)明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、鑒定理由等信息，并經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷(xiāo)毀的檔案，由綜合管理部負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀登記表，詳細(xì)記錄檔案銷(xiāo)毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等信息，監(jiān)銷(xiāo)人和銷(xiāo)毀人應(yīng)簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀登記表應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行保存，以備查閱。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守公司檔案管理制度，辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、目的等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)員工的查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱完成后，員工應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。2.借閱員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)員工的借閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并與員工簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱完成后，員工應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并注明檔案出處。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。（四）服務(wù)措施1.綜合管理部應(yīng)建立健全檔案利用服務(wù)機(jī)制，提高檔案利用服務(wù)水平，為公司