PAGE易地扶貧搬遷檔案室制度一、總則（一）目的為加強易地扶貧搬遷檔案室的管理，確保易地扶貧搬遷檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在易地扶貧搬遷工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在易地扶貧搬遷工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則易地扶貧搬遷檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則歸檔的檔案應真實反映易地扶貧搬遷工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集易地扶貧搬遷工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織易地扶貧搬遷檔案管理制度并組織實施。2.負責易地扶貧搬遷檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門做好易地扶貧搬遷檔案的形成、積累和整理工作。4.定期對易地扶貧搬遷檔案進行檢查、盤點，確保檔案的安全。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為易地扶貧搬遷工作提供服務。（二）各部門職責1.負責本部門易地扶貧搬遷文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向檔案室移交。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理和與檔案室的溝通協(xié)調(diào)。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案收集（一）收集范圍1.易地扶貧搬遷項目規(guī)劃、實施方案、可行性研究報告等文件。2.搬遷對象的申請、審核、公示等相關(guān)材料。3.安置點的選址、設(shè)計、建設(shè)等方面的文件。4.搬遷資金的籌集、使用、管理等文件。5.搬遷對象的搬遷協(xié)議、入住手續(xù)等材料。6.后續(xù)扶持政策的制定、實施等文件。7.易地扶貧搬遷工作中的各類會議記錄、紀要。8.上級部門關(guān)于易地扶貧搬遷工作的文件、指示、批復等。9.其他與易地扶貧搬遷工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應在易地扶貧搬遷工作完成后，及時將本部門形成的文件材料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的文件材料應真實、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）收集程序1.各部門兼職檔案員按照收集范圍和要求，對本部門文件材料進行收集整理后，填寫《易地扶貧搬遷檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案一并移交檔案室。2.檔案室對各部門移交的檔案進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。3.經(jīng)核對無誤后，檔案室接收檔案，并在《易地扶貧搬遷檔案移交清單》上簽字確認。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.按照易地扶貧搬遷工作的階段，分為項目規(guī)劃、對象確定、安置建設(shè)、搬遷入住、后續(xù)扶持等類別。2.每個類別下再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進行細分。（三）整理方法1.對紙質(zhì)文件進行分類、編號、編目、裝訂等操作。2.對電子文件進行分類存儲，建立相應的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照編號規(guī)則進行命名。3.編制檔案目錄，包括全宗號、目錄號、案卷號、題名、日期、保管期限、密級等項目。（四）整理要求1.整理后的檔案應分類準確、編號規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊。2.電子文件應與紙質(zhì)文件相對應，確保內(nèi)容一致。3.檔案整理過程中應做好記錄，包括整理時間、整理人員、整理情況等。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。2.定期對保管設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案柜或貨架上，便于查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（四）檔案保管期限1.易地扶貧搬遷檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括易地扶貧搬遷項目的綜合性文件、重要會議記錄、上級部門的重要指示等。3.長期保管的檔案主要包括易地扶貧搬遷工作中的一般性文件、業(yè)務文件等，保管期限為10年50年。4.短期保管的檔案主要包括易地扶貧搬遷工作中的臨時性文件、一般性報表等，保管期限為1年5年。（五）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.清查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。六、檔案鑒定（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，對檔案進行科學鑒定，確保檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷審查，分析其內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其保管期限和利用價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本公司/組織的實際情況，對檔案進行綜合評估。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進行集中審查。2.鑒定小組根據(jù)審查結(jié)果，提出檔案的存毀意見，并填寫《易地扶貧搬遷檔案鑒定意見書》。3.將《易地扶貧搬遷檔案鑒定意見書》提交公司/組織領(lǐng)導審批。4.根據(jù)領(lǐng)導審批意見，對需要銷毀的檔案進行登記造冊，并按照規(guī)定程序進行銷毀。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案的銷毀情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對檔案信息進行統(tǒng)計分析。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時、完整，不得虛報、瞞報。2.定期向上級部門報送檔案統(tǒng)計報表。八、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.服務大局原則充分發(fā)揮檔案在易地扶貧搬遷工作中的服務作用，為公司/組織決策和業(yè)務工作提供支持。3.方便利用原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，方便利用者查閱檔案。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱易地扶貧搬遷檔案。2.上級部門、相關(guān)單位因工作需要查閱易地扶貧搬遷檔案。3.搬遷對象因個人需要查閱與其相關(guān)的易地扶貧搬遷檔案。（三）利用程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《易地扶貧搬遷檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.上級部門、相關(guān)單位查閱檔案，需出具單位介紹信，并填寫《易地扶貧搬遷檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案室負責人審核同意后，方可查閱。3.搬遷對象查閱檔案，需攜帶本人有效身份證件，填寫《易地扶貧搬遷檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案室核實身份后，方可查閱。4.查閱檔案時，利用者應在檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印檔案，應經(jīng)檔案室負責人同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。5.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（四）利用登記檔案室對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。九、檔案保密（一）保密制度1.嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強對易地扶貧搬遷檔案的保密管理。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應采取嚴格的保密措施。（二）保密措施1.檔案室應設(shè)置專門的保密區(qū)域，對涉密檔案進行單獨存放。2.對檔案管理人員進行保密教育，提高其保密意識和業(yè)務水平。3.嚴格控制檔案的查閱范圍，對涉密檔案